Vivo en los Estados Unidos con la tarjeta verde. Di una charla en una universidad, no cobré pero accedieron a reembolsarme los 50 USD que había pagado por alquilar un coche. Me pidieron que llenara un formulario W9. ¿Tengo que declarar estos 50 USD reembolsados al llenar mis formularios de impuestos?
Este no es de ninguna manera un consejo fiscal autorizado, pero tengo entendido que, por lo general , no se trata de ingresos imponibles .
Estoy teniendo dificultades para encontrar información oficial sobre lo que sucede cuando una organización que no es su empleador le reembolsa. Pero la publicación 463 del IRS describe los reembolsos de viaje para empleados y contratistas independientes. La idea general, tal como lo leo, es que si:
el reembolso es por gastos de viaje razonables (el alquiler de automóviles es bastante normal);
la universidad tiene un "plan de rendición de cuentas" (que es casi seguro que tienen);
presenta una contabilidad de sus gastos (por ejemplo, sus recibos);
su reembolso no excede la cantidad de sus gastos presentados
entonces el reembolso no es ingreso imponible. No se informará como ingreso al IRS y no obtendrá un 1099-MISC ni un W-2. He estado en tu situación exacta muchas veces y estas condiciones siempre se aplicaron.
Entonces, ¿por qué tuviste que completar un W-9? Mi experiencia es que casi todas las universidades tienen un sistema estándar de "pago de proveedor" que utilizan para todos los pagos a los no empleados. Como parte del proceso estándar de registro de proveedores, siempre le piden al "proveedor" que envíe un W-9, en caso de que alguna vez deba realizar un pago sujeto a impuestos a ese proveedor. Para los visitantes académicos, por lo general, no se realizarán pagos sujetos a impuestos, por lo que el formulario nunca es realmente relevante y fue solo un papeleo sin sentido.
La única excepción común es que, en algunos casos, la universidad puede pagarle honorarios o honorarios por disertación, además del reembolso del viaje. Un honorario es un ingreso sujeto a impuestos y debe declararse como tal, probablemente en la línea "Otros ingresos" del Formulario 1040. Solo recibirá un 1099-MISC si el pago supera los $600, pero debe informarlo si recibe un 1099 -VARIOS o no.
(Un efecto secundario desafortunado es que la universidad recopila tu número de seguro social, aunque en realidad no lo necesitan para nada. Si sigues así durante el tiempo suficiente, tarde o temprano recibirás una carta de alguna universidad que hayas visitado hace años, lamentando informarle que alguna base de datos que contiene su SSN fue pirateada, y que los datos pueden o no estar ahora en manos de algún villano. Si tiene suerte, es posible que le ofrezcan pagar una suscripción a algún monitoreo de crédito sin valor. servicio durante un período de tiempo inadecuado).
La razón de sentido común por la que los gastos reembolsados no están sujetos a impuestos es que las transacciones por las que se le está reembolsando se pagaron (por lo general) con dólares después de impuestos.
Por ejemplo, si usa su tarjeta de débito para pagar el alquiler de un automóvil, lo más probable es que los fondos en la cuenta bancaria correspondiente provengan de sus ingresos, que ya fueron gravados. La compra en sí también habrá tenido cualquier impuesto sobre las ventas aplicable incluido en la transacción, por lo que ya habrá pagado eso también. El reembolso es simplemente para que usted esté completo, no hay necesidad de gravarlo por segunda vez ni sobre los ingresos netos utilizados para pagar los bienes/servicios ni sobre el impuesto sobre las ventas. (Nota al margen: esta es la misma lógica utilizada por las compañías de tarjetas de crédito cuando le dan "reembolso de efectivo"; no son ingresos por intereses porque simplemente están "reembolsando" una parte de una compra que pagará con dólares después de impuestos ).
Si ha recibido fondos por encima de los gastos incurridos, se requerirá un W-9, ya que ahora contaría como compensación, no solo como restitución. La universidad puede tener una práctica estándar de solicitar formularios W-9 para todos los pagos realizados y luego conciliar qué transacciones se informarán como ingreso versus reembolso de gastos. Podría valer la pena preguntarles si tienen la intención de declarar este pago como ingreso imponible o no.
Si tiene recibos por una cantidad igual al reembolso y no recibe un 1099 de la universidad, entonces no se ha informado al IRS y realmente no hay razón para que lo declare en su declaración. Sin embargo, si recibe un 1099, de forma correcta o incorrecta, entonces ya se ha informado al IRS y en ese momento probablemente valga la pena ahorrarse cualquier molestia con el recaudador de impuestos simplemente declarándolo como ingreso. (A las tasas típicas del impuesto sobre la renta, esto no agregará mucho a su factura de impuestos).
Si recibe un Formulario 1099-MISC de esta universidad cuando llega la temporada de impuestos, entonces sí, deberá declarar los $50 en sus impuestos. Según The Balance ( espejo ):
Luego, la empresa usa la información que proporciona en el formulario para preparar el Formulario 1099-MISC, informando al Servicio de Impuestos Internos la cantidad de ingresos que le pagó a usted o a su empresa.
Si recibe un 1099-MISC, también puede presentar un Anexo C-EZ con su declaración de impuestos y mostrar los $ 50 como un gasto para compensar los ingresos y, por lo tanto, no tendrá obligación tributaria.
Dilip sarwate
franck dernoncourt