En Hong Kong (y creo que también en otras partes de China), uno ofrece su tarjeta de presentación sosteniéndola con ambas manos con el texto despejado y orientado para que la otra persona pueda leerlo. Después de aceptar la tarjeta de la otra persona, se espera que uno la estudie por un momento antes de guardarla en su billetera/bolsillo.
¿Existen costumbres similares en torno al acto de intercambiar información de contacto en Japón?
Tu instinto es correcto: en Japón, las tarjetas de presentación o meishi (名刺) son igualmente ceremoniales. Los pasos que describe para Hong Kong/China le serán útiles como regla general. Para más detalles:
Se espera que una persona presente su meishi al conocer a un nuevo conocido de negocios. Los Meishi deben guardarse en un elegante estuche de cuero donde no se calienten ni se desgasten, los cuales se consideran una señal de falta de respeto o desconsideración. El presentador extiende el meishi, sosteniéndolo con ambas manos, y se presenta por afiliación, cargo y nombre. La tarjeta debe sostenerse en las dos esquinas inferiores, boca arriba y volteada para que la persona que recibe el meishi pueda leerla.
Al recibir un meishi, uno debe sostenerlo en las dos esquinas superiores con ambas manos. Colocar los dedos sobre el nombre u otra información se considera de mala educación. Al recibir el meishi, se espera que uno lea la tarjeta y anote el nombre y el rango de la persona. Luego se debe agradecer a la otra persona, diciendo "choudai itashimasu" o "choudai shimasu", y luego inclinarse. Un meishi recibido no debe escribirse ni colocarse en un bolsillo; se considera adecuado archivar el meishi en la parte trasera del estuche de cuero. Cuando se intercambian meishi entre partes con diferente estatus, como entre el presidente de una empresa y alguien en la gerencia media, es apropiado que la persona de menor estatus extienda su tarjeta de presentación de tal manera que quede debajo o debajo del meishi que está extendiendo la persona en una posición superior. Si el meishi se presenta en una mesa, el meishi que recibió se mantendrá encima de su estuche de cuero hasta que abandone la mesa. Si varias personas participan en la reunión y tienes varios meishi, el de mayor rango se guarda en el estuche de cuero y los demás al lado, en la mesa.
La forma en que el destinatario trata el meishi del presentador es indicativa de cómo el destinatario tratará al presentador. Acciones como doblar la tarjeta de presentación por la mitad o colocar el meishi del presentador en el bolsillo trasero se consideran insultos.