Freelancer - Comprobante de horas de trabajo

¿Cómo documenta o prueba las horas que estaba codificando cuando tenía un trabajo independiente pagado por hora?

Normalmente uso hojas de tiempo para consultas internas, pero si un cliente cuestionara las horas facturadas que estaba trabajando por mi cuenta en mi oficina, no podría probar nada.

¿Existe alguna cláusula de contrato típica que pueda usar para protegerse de tener que poder probar legalmente (testigo o similar) la duración, siempre que las horas facturadas sean razonables y estén documentadas de alguna forma básica?

@ratchetfreak eso no siempre es posible, por ejemplo, si recibe órdenes para implementar una pequeña adaptación, nadie quiere crear un contrato completo para esto. Una llamada telefónica debería ser suficiente y el trabajo se realiza en 2 horas. Sin embargo, un contrato marco firmado una sola vez debería proteger al programador contra reclamos que surjan un año después, por ejemplo, a través de un cambio en la administración o eventos similares, alegando que tomó menos tiempo para implementar y que las facturas son incorrectas o incluso fraudulentas.
Es solo una cuestión de confianza. Puede usar varios software de seguimiento de tiempo que registran las horas que pasa en cada aplicación y sitio web.

Respuestas (3)

Necesita ver este tema desde otra perspectiva: la confianza mutua.

No hay forma de probar que la cantidad de horas que factura a su cliente es la cantidad real de horas que dedica a la tarea que se le asigna.

Antes de tomar la tarea, debe preguntarle al cliente cuántas horas espera que dedique a esa tarea. Luego les dices cuántas horas necesitarás. Usted y su cliente eventualmente alcanzan un número aceptable de horas necesarias antes de comenzar la tarea.

Ve a hacer esa tarea, documenta las horas que pasas en un formato legible. Después de terminar la tarea, informe el resultado al cliente y luego factúrelo con la factura y la hoja de tiempo.

Si la cantidad de horas está dentro del rango razonable, digamos que les dijo que necesita 40 horas para hacer la tarea y dedica 42 horas, es probable que acepten la factura. Si reportas 50 horas, 25% más de lo esperado. Sí, te cuestionarían. Y esperas eso. Entonces, tendría que explicar por qué gasta un 25% más de lo que acordó anteriormente.

Si hizo todo eso y el cliente aún le hace pasar un mal rato al pedirle que proporcione una prueba del tiempo dedicado. Usted y su cliente tienen un problema de confianza mutua. Este es otro problema, no lo que estás preguntando en esta pregunta.

En teoría, esta es una gran práctica y desearía que funcionara todo el tiempo en el mundo real. Pero renuncié a este enfoque porque demasiados clientes cuestionaron y se negaron a pagar la factura debido al compromiso de X horas. Esa negativa se mantuvo en los tribunales ya que la declaración de horas se consideró una parte vinculante del contrato.
@Stephen - de acuerdo; si te acercas al final y te das cuenta de que puedes pasarte, probablemente deberías hablar con el cliente y avisarle, para que puedan llegar a un acuerdo sobre lo que se debe hacer. Repasar sus horas unilateralmente puede estar mal visto, pero es posible que pueda llegar a un acuerdo por más tiempo o, alternativamente, reducir el alcance según sea necesario.
@Stephen Estoy de acuerdo con Adam V. Es básicamente el problema de la confianza mutua. Una vez superadas las horas acordadas de mutuo acuerdo, deberá contar con el consentimiento del cliente para continuar. Cuando vas a una tienda (virtual o real), revisas la etiqueta del precio antes de ir al mostrador a pagar. ¿Qué harías cuando el cajero te cobra más de lo que dice la etiqueta de precio?

Si trabaja como autónomo, existen sitios legítimos que gestionan la facturación automáticamente para facturar a los clientes las horas de trabajo. También hay muchas herramientas de seguimiento de tiempo en línea que puede usar para realizar un seguimiento de las horas de trabajo. Sin embargo, existen diferentes enfoques para el seguimiento del tiempo, como Time Doctor, que realiza un seguimiento preciso del tiempo en tiempo real. Le brinda análisis de su jornada laboral sobre dónde exactamente ha pasado su tiempo y cuánto de ese tiempo es productivo o improductivo. Otra herramienta de seguimiento del tiempo es Toggl, que se sincroniza automáticamente con Quickbooks y Freshbooks (herramientas de contabilidad). También te da registro de horas de trabajo a través del móvil.

El siguiente comentario no es para ti (solo estás respondiendo la pregunta). Soy un ser humano, no una máquina. No quiero que mi actividad sea rastreada cada minuto.

En términos generales, todo lo que se requiere es un registro de su actividad, cualquier cosa que pueda consultar al final de la semana para enviar su facturación por hora.

Cualquier documentación sería útil si el cliente cuestionara su factura o se negara a pagar todas las horas que facturó. La falta de esa documentación prácticamente lo convertiría en una batalla de 'él dijo, ella dijo', mientras que la documentación en sí, en su mayor parte, se consideraría prueba razonable si se impugnara en la corte.

Algunas sugerencias que pueden resultarle útiles:

  1. Tareas de Outlook si está utilizando MS Office. También hay una serie de complementos disponibles para semiautomatizar el proceso.
  2. Un registro de hoja de cálculo.
  3. La mayoría de los paquetes de contabilidad (Quicken Professional, Freshbooks, ...) ofrecen seguimiento de tiempo y facturación básicos.
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