Estar obligado a incumplir los plazos

Estoy en la situación bastante incómoda de perder un plazo tras otro. Y es completamente evitable , pero es una decisión de la gerencia hacerlo. Ahora bien, esto no debería molestarme ya que no es mi decisión, pero el cliente confía en mí, soy el único que trabaja en sus proyectos y no sé qué gerencia les está diciendo por qué yo/nosotros no cumplimos con los plazos. Y temo por mi reputación y mi futura carrera . Me caracterizo por ser muy profesional, trabajar rápido y preciso y no incumplir los plazos y este es nuestro mayor cliente.

Todos los plazos se basan en mis estimaciones y son acordados por todas las partes involucradas. No es que no pueda conocerlos. Y dado que la comunicación con el cliente está fuera de mis manos, no puedo informarles que no se cumplen.

Lo que hice hasta ahora: pregunté al respecto y me dijeron que teníamos cosas más importantes que hacer. Así que trabajé primero en las cosas más importantes, pero siempre había mucho tiempo que elegía no utilizar para los proyectos de los clientes. Incluso he trabajado en secreto en algunos plazos los viernes por la tarde en un intento de cumplir al menos algunos, lo que me parece muy poco profesional.

¿Qué puedo hacer para asegurarme de que mi reputación/carrera no se vea afectada por este curso de acción?

Los comentarios no son para una discusión extensa; esta conversación se ha movido a chat .

Respuestas (7)

Cuando no cumple con los plazos, la comunicación es clave . Explíquele a su cliente que ha surgido un problema urgente, que debe abordar primero antes de poder continuar con su proyecto. Mencione la duración estimada y una nueva fecha límite para su proyecto.

Si su gerente le ordena que detenga estas comunicaciones o las modifique de una manera con la que no esté de acuerdo, tendrá que trazar una línea entre los intereses de la empresa y sus intereses .

Mencione a su gerente que su propia reputación profesional también es importante para usted y que, si bien está preparado para encontrar un equilibrio entre qué y cómo comunicarle a un cliente y cubrir a la empresa, valora la verdad y no está preparado para “no ser correcto y profesional” hacia el cliente.

No mienta ni haga cosas en secreto . No engañe ni al cliente, ni a su gerente. No olvide que su gerente es su cliente personal más importante.

Sea sincero con su gerente que, si bien está dispuesto a trabajar 4 días en la nueva fecha límite importante, realmente insiste en asignar la tarde del viernes al otro cliente/proyecto para que al menos pueda mostrar algún progreso o hacer una entrega parcial. . Si su gerente no está de acuerdo, es mejor averiguarlo antes que después de pasar el tiempo.

Gracias. El problema es que el trabajo de los clientes ocuparía la mayor parte, si no toda, de mi semana. Me resulta difícil comprometerme sin ser poco profesional.
Su empresa le paga, al final del día ellos deciden en qué trabajará. Como esto está fuera de su control, no hay nada poco profesional en hacer el trabajo que se le indicó que hiciera. Por supuesto, el otro cliente debe saber que no se cumplirá el plazo y por qué. Si no se le permite decir lo que estamos pasando, simplemente refiéralos a su gerente para que no tenga que mentir.
Sí, creo que esto es realmente lo que se reduce a: "por qué". Debería asegurarme de entender por qué. El único temor que tengo con esto es que le digan al cliente que soy demasiado lento o que no puedo planificar.
@iamaguesttoday: Eso sería una mala conducta excepcional y motivos para irse y encontrar un mejor trabajo de inmediato. La gerencia no debería ordenarte que trabajes en otras cosas y luego culparte a ti.
@iamaguesttoday Eso es algo que definitivamente debe discutir con su gerente; Si siente que se le hace responsable de algo que no tiene el poder de controlarlo, debe concertar una reunión de inmediato para resolver esas inquietudes. Tu gerente no se dará cuenta de que estás preocupado por esto , porque nunca se le habrá ocurrido que podrías estarlo.
@iamaguesttoday: en cuanto a "no puedo planificar", asegúrese de que tanto usted como sus jefes sean conscientes de la diferencia entre una estimación de "días de trabajo requeridos" y una estimación de "días hasta la entrega". Si sabe muy bien que sus jefes dedican el 50 % de su tiempo a otras cosas además de este cliente, y cree que la tarea le llevará una semana de su tiempo, y acuerda una fecha límite de "dentro de una semana", entonces eso sería de hecho estar planeando mal. Tanto usted como sus jefes deben exigir , en el momento en que se acuerde el plazo, que refleje de manera más realista la proporción de tiempo disponible para dedicarlo.
... en resumen, si usted es el "tipo de contingencia" en un proyecto, o si tiene la responsabilidad de tareas de emergencia a corto plazo, entonces no debe dedicar el 100% de su tiempo por adelantado a otro proyecto porque eso es una promesa que tal vez no puedas cumplir.
A la luz de los votos, elegiré tu respuesta. Pero gracias a todos los que respondieron, el problema es más claro pero una respuesta completa lejana. Que es un resultado igualmente bueno que siento.

¿Cómo hacer una estimación - ideal? o la realidad?

Todos los plazos se basan en mis estimaciones. No es que no pueda conocerlos. Y como la comunicación con el cliente está fuera de mis manos, no puedo informarles que no se cumplen.

Al hacer una estimación, no calcule en función de cuándo debería poder terminarse (si puede trabajar en ella al 100 %), calcule en función de cuándo probablemente estará terminado.

Parece que constantemente tiene retrasos fuera de su control para este proyecto. Si esto sucede constantemente, ¡hágalos parte de sus estimaciones!

Si su tarea le llevará una semana completa, pero normalmente solo tiene 1 día para trabajar en ella, entonces su estimación no es una semana completa, debe ser al menos cinco semanas. Quizás más si es una prioridad baja.

En otras palabras: no haga estimaciones ideales, haga estimaciones realistas.

Una fecha límite que se puede lograr si alguien se dedica al 100 % pero no si solo se dedica al 50 % no es realista si esa persona solo se dedicará al 50 %.

Además, un tema relacionado, no estimes en base a 40 horas de trabajo. Cálculo basado en menos, quizás 6 horas al día, ya que solo tendrá ese tiempo de trabajo real. NUNCA suponga una capacidad del 100 % al crear estimaciones.

¿De quién es la decisión, de todos modos?

Parece que usted es el colaborador individual y hay muchas otras cosas que afectan esto.

Hay todo tipo de... juegos que suceden con este tipo de cosas. Algunas posibilidades:

  • Tu cliente no está pagando a tu empresa.
  • Su empresa y el cliente están negociando algún contrato.
  • Su empresa tiene clientes de mayor prioridad (por razones que quizás no sepa)
  • Su empresa puede estar dejando caer a ese cliente
  • Su gestión puede estar involucrada en juegos políticos

etc. Hay muchas razones potenciales por las que esto podría estar sucediendo. Ninguno de ellos son razones por las que quieras luchar activamente.

¿Cómo abordar esto?

¿Qué puedo hacer para asegurarme de que mi reputación/carrera no se vea afectada por este curso de acción?

Bueno, primero, como dije, haga que sus plazos incluyan el tiempo que no podrá trabajar. Si no sabe cuánto tiempo puede dedicar a ese proyecto, ¡pregunte! Pregúntele a su gerencia cuántas horas a la semana debe dedicar a este proyecto durante las próximas X semanas/meses. Luego crea estimaciones.

En segundo lugar, cuando su cliente le pregunte sobre esto, asegúrese de dirigir preguntas como esta a su gerencia. Parece que ya lo estás haciendo.

Tercero, hable con su gerencia sobre cómo comunican los plazos. El momento en que te ves mal es si tu cliente te está culpando a TI por la demora. Si su gerencia dice algo como "iamaguesttoday fue retirado debido a otras prioridades, necesitamos reevaluar esta línea de tiempo, ¡lo siento!" está bien.

¿Puedes manejar tus propias prioridades?

Por último, quiero hablar de esto. Normalmente, como colaborador individual, es trabajo de su gerencia aprobar sus prioridades de trabajo. Con una buena comunicación, puede influir significativamente en esto en algunos roles, pero en última instancia, su gerencia establece/aprueba las prioridades.

Si no está de acuerdo con ellos, no dude en decírselo, pero si todavía no están de acuerdo, trabaje en las prioridades que tienen.

Las posibles consecuencias de obtener la reputación de ser un empleado que ignora las prioridades de la gerencia probablemente sean mucho peores que no cumplir con algunos plazos.

Gracias por sus comentarios y sus conocimientos para estimar una planificación. Hasta ahora no he considerado los plazos en sí mismos como el problema, ya que fueron acordados por todas las partes involucradas. Sé que puedo hacerlos fácilmente si trabajara en ellos. Simplemente no tengo tanto tiempo para trabajar en las cosas según lo planeado. Pero sí, las razones podrían estar más allá de mi control de lo que pensaba. Simplemente no quiero que vuelva a caer en mi regazo.
Sin embargo, @iamaguesttoday ese es mi punto: si estima "me llevará una semana" pero ignora que, en realidad, casi seguramente le llevará más de una semana debido a otras prioridades, eso será problemático. No puede cambiar su administración queriendo retrasar proyectos, pero puede averiguar cuándo se realizarán realmente y estimar adecuadamente. Si soy su gerente y constantemente estima 1 semana cuando ambos sabemos que no es factible, eso no se reflejará bien en usted. Pero si preguntas, "¿cuánto tiempo puedo dedicar a este proyecto esta semana?" será mucho mejor.
No puedo estimar "otras prioridades" si no me las han comunicado. De hecho, fui yo quien dijo que los plazos eran ajustados, y luego retrasé mis estimaciones como un amortiguador en caso de que surja algo. La planificación de mi tiempo más allá de lo que no se me comunica está realmente fuera de mi control. Pero como dije, en realidad no estoy tan ocupado, esos plazos podrían cumplirse incluso con todas las nuevas prioridades.
"El momento en que te ves mal es si tu cliente te culpa a TI" es esencialmente a lo que se reduce mi problema, creo. Temo que ninguna comunicación o desinformación me hagan quedar mal. Independientemente de si "hice todo según las reglas".
@iamaguesttoday así que pregunte al crear sus estimaciones.
"¿Alguna otra prioridad de la que no me estés hablando que deba saber ya que acabamos de acordar que tendré suficiente tiempo para esto?" parece una pregunta bastante tonta. O nadie sabía que mi tiempo sería necesario en otro lugar o no me lo dijeron a propósito.
@iamaguesttoday tal vez su gerencia simplemente asumió que haría estimaciones en función de la frecuencia con la que lo apartarían a otro trabajo. Parece que constantemente tiene este problema pero no lo tiene en cuenta en sus estimaciones. No estoy muy seguro de qué decirle. Y no desea preguntarle a su gerencia sobre en qué debe planificar sus estimaciones para mejorarlas. Así que... no estoy muy seguro de qué decirte.
Lo sé, es todo un desastre. Pero el tiempo disponible realmente no es el problema. Y mis estimaciones tampoco están equivocadas. Hay mucho tiempo tirado. Y le pregunté a mi gerencia y todo lo que obtuve es "tenemos otras cosas más importantes que hacer".
@iamaguesttoday Dijiste que en realidad "no estás tan ocupado". ¿Qué significa eso? Pensé que estabas asignado a otras tareas, ¿así que en realidad estás ocupado? ¿O su gerente le está ordenando que se quede sentado, no haga nada y no trabaje en los proyectos de los clientes?
@Josef ese es exactamente el problema. Las otras tareas realmente no llenan mi tiempo, pero me siguen diciendo que continúe trabajando en ellas y que no trabaje en los proyectos de fecha límite. A eso me refiero con "no estar tan ocupado".
@iamaguesttoday ¿cómo no pueden llenar tu tiempo? ¿Están terminados y su gerente no puede decirle que trabaje en ellos porque no hay más trabajo , o usted trabaja en ellos y esto ocupa su tiempo? ¿Qué haces actualmente en el trabajo, si no estás trabajando en ninguna tarea?
Trabajo en una tarea "terminada", perfeccionándola.
@iamaguesttoday, entonces parece que un problema es que usted y la administración tienen definiciones diferentes sobre cuándo finaliza una tarea. Definitivamente deberías hablar de eso. ¡Dígales que cree que la tarea está terminada y pregúnteles exactamente qué creen que no está terminado y que tiene que hacer para que la gerencia considere que la tarea está terminada!
A veces suceden cosas como que el cliente le dice al contratista que este mes su presupuesto solo puede cubrir X horas, aunque Y fueron planificadas. En tal caso, el gerente podría pedir fácilmente a un trabajador que reduzca el esfuerzo en ese proyecto en particular, para no crear conflictos cuando se facture al cliente, completamente independiente de las demandas de otros proyectos/tareas.
@Josef y Ben Voigt: Gracias por sus explicaciones racionales. Pero me temo que no se puede explicar racionalmente. Ahora tenemos un cliente enojado, trabajo sin terminar y ninguna explicación real. Cuanto más profundizo, más caótico e inexplicable se vuelve esto.

Como es decisión de la empresa las tareas a realizar y también la asignación de fechas de vencimiento y plazos para las tareas, le aconsejo que actúe de acuerdo con las decisiones tomadas por la gerencia.

Ellos son los que se enfrentan a los clientes, por lo que no debe preocuparse por responder ante los clientes. Es posible que los clientes estén de acuerdo con que se presionen los plazos, y usted se está preocupando innecesariamente por eso.

La empresa podría tener sus propias prioridades, y esa podría ser la razón por la que te asigna a otros proyectos.

Temo por mi reputación y futura carrera

No, no estás siendo poco profesional. Actualmente está actuando de acuerdo con los plazos y prioridades establecidos por la empresa, y eso no es de ninguna manera poco profesional.

Entiendo que las prioridades de las empresas pueden ser muy diferentes a las mías. El problema realmente es que solo tenemos a nuestro principal cliente debido a mi reputación y decepcionarlos me parece poner en peligro mi (futura) reputación.
Sí, tienes razón en eso. Pero, su papel es simplemente recomendar a su cliente la empresa. Y después de que se inicia la transacción, la decisión de la empresa es definitiva y definitivamente actuarán en el mejor interés del cliente y de ellos mismos. (Y ambas partes son muy conscientes de eso) Entonces, no necesita preocuparse por eso. , y de ninguna manera afecta su reputación.
Realmente no estoy seguro acerca de "actuar en el mejor interés del cliente", pero obviamente no puedo hacer esa llamada.
@iamaguesttoday: Su trabajo es actuar en el mejor interés de la empresa, según lo dicte su gerente. Nada mas. Te paga la empresa, no el cliente.
¿Eso también es cierto en su opinión si es, con mucho, nuestro mayor cliente, relacionado con mi reputación como la razón para ser nuestro cliente? Quiero decir, mantener al cliente más grande es lo mejor para la empresa en mi opinión.
En mi opinión, mantener al cliente más grande es lo mejor para la empresa <-- no tiene por qué serlo.
¿Se te ocurre que pueden estar retrasando estos proyectos por una disputa con el cliente? ¿O tal vez no les pagan por ellos? ¿O que hay negociaciones en curso? Puede haber muchas más cosas que usted no sabe y está saboteando la posición de su empresa al trabajar en cosas en secreto y eso podría ser un delito de despido.
Cierto, no puedo saber todos los detalles. Tampoco tengo problemas para cumplir con todos los demás plazos y, por supuesto, no puedo sabotear mi empresa, siempre perderé si lo hago. El ejemplo de una disputa podría ser simplemente un ejemplo muy realista. Simplemente no quiero que vuelva a caer sobre mí.
@HLGEM, la gerencia realmente debería asegurarse de que su principal trabajo para el cliente esté al tanto de lo que está sucediendo en la medida de lo razonable. Al no hacerlo, tontamente están creando desconfianza sin ninguna razón válida.

He sido el jefe en esta situación. Nunca es agradable. Por mala suerte, desórdenes de los empleados, mis propios desórdenes, malentendidos de los clientes o lo que sea, no es posible cumplir con todos los plazos este mes. Luego tomo una decisión gerencial sobre qué hacer al respecto. No me gusta pero lo hago. Y le digo a mi gente qué hacer.

Y luego uno de ellos viene a mí con exactamente estas cosas: ¿qué pasa con mi reputación, qué pasa con mi carrera, ese cliente va a pensar menos de mí? Sí, lo sé, es una mala situación. Yo también lo odio. ¿Pero en serio me estás pidiendo que pierda $50,000 en el proyecto A para que te preocupes menos por el impacto de tu carrera personal en el proyecto B? No va a pasar. No soy consciente de la insatisfacción. He elegido el camino que minimiza la insatisfacción total en toda la empresa. Viniendo y haciéndome saber que el total que he logrado lograr es distinto de cero tiene algún valor. Exigir que tome un camino diferente para mantenerte contento, y no importa lo que pase con todo lo demás, no está bien. Hacer en secreto lo contrario de mi plan para que estés contento y, de nuevo, no importa lo que le pase al resto de la compañía.

¿Qué será peor para su carrera y reputación?

  • un cliente, con el que nunca habla directamente y que puede que ni siquiera sepa su nombre, puede estar molesto porque se le pasaron los plazos. O puede que no si los altos directivos lo explicaron todo correctamente.
  • usted trabajó para un lugar que cerró porque la alta gerencia no pudo poner a los desarrolladores en línea para garantizar que se cumplieran los plazos y se siguieran los planes de emergencia. Cada vez que algo salía mal, nada se terminaba y era un caos. ¿Quieres eso en tu currículum?

Apoye las decisiones de su gerente. Pregunte si no los entiende. Tenga cierta confianza en que las personas cuyo trabajo es hablar con los clientes realmente saben cómo hablar con los clientes. Y si realmente crees que las personas que establecen prioridades son terribles para establecer prioridades, las personas que hablan con los clientes son terribles para hablar con los clientes, etc., ¿por qué sigues trabajando allí y qué estás haciendo al respecto?

Gracias por la información desde el otro lado de la mesa. Especialmente lo que dijiste sobre la confianza tiene mucho para reflexionar.
Sobre "Cuál será peor": El cliente me conoce bien y solo nos paga porque estoy en el proyecto. Sí, si fuera un intercambio de bienes sin rostro sería muy diferente. Pero mi reputación nos consiguió el proyecto, por lo que temo que se dañe.
A veces, los clientes duran mucho más que su empleador actual y también son las empresas más probables para darle su próximo trabajo....
Cada vez que veo esto, la Gerencia metió la pata para crearlo, no los empleados, pero se sabe que la Gerencia culpa a los empleados por los problemas ante los clientes.
@Joshua: O el cliente cometió un error y redujo la perspectiva de financiación después de aprobar el plan. Y la gerencia está tratando de limitar la cantidad de trabajo realizado en exceso de lo que el cliente está dispuesto a pagar.
Buena idea, pero la financiación es alta, las horas son obviamente bajas y no puedo entenderlo.

Cuando dé las estimaciones por primera vez, dígalas como horas-hombre en lugar de la fecha de finalización. Si reasignan algunas horas, se hace más tarde, pero aún puede cumplir con su estimación.

Cuando ya estás completamente comprometido y quieren que hagas más, la respuesta adecuada es "claro, puedo hacer eso, pero tendré que tomarme el tiempo de otra cosa". Si conoce las prioridades, puede decirles qué se les escapará. Si no lo sabe, pídale a la gerencia que lo ayude a priorizar. Si dicen que todo tiene la misma prioridad, pregúntales si eso significa que todo llegará igual de tarde o si te dejan a ti la decisión.

Esto le permite tener éxito incluso cuando la gestión está fallando.

¡Este! Nunca le doy fechas a la gerencia. Si me preguntan cuánto tarda algo, son x días o y horas. Si me preguntan si está hecho para la fecha z después de eso, les digo que si tengo más de x días para trabajarlo antes de esa fecha, es.
Realmente no. Me dijeron que priorizara los proyectos sin fecha límite y que no trabajara ni me preocupara por los proyectos de los clientes. Ergo, incluso con mis advertencias, me dicen que no cumpla con los plazos, que es el título de esta pregunta.
Bueno, si les dijiste que el proyecto necesita x horas y trabajaste menos de x horas en él, entonces no estás haciendo nada malo. Si les dijiste “se hará el lunes”, tienes que comunicar que no se hará, porque no estás trabajando en ello. Realmente no hay nada más que puedas y debas hacer.
non-deadline-projectspuede ser un término engañoso. El hecho de que algo no tenga una fecha límite, no significa que no sea urgente. De hecho, yo diría que es todo lo contrario. Los plazos son útiles para tareas que son lo suficientemente importantes como para asegurarse de que se realicen, pero no urgentes. En mi mundo, si un gerente me pide que trabaje en una tarea que no tiene una fecha límite, la expectativa es que debe hacerse ayer y, por lo tanto, una fecha límite es redundante. Para bien o para mal, la mayor parte de mi trabajo no tiene plazos. Y eso es porque mi trabajo está relacionado con el tiempo de actividad de nuestra aplicación web.
De hecho, en mi empresa, pido a la gerencia todo el tiempo que otros desarrolladores dediquen menos tiempo a los proyectos de los clientes y más tiempo a la resolución de problemas urgentes.
¿Eso no lleva eventualmente a una política de "todo es urgente"? He visto esto, todos los plazos son lo antes posible, y es tóxico porque ya no hay prioridades.
Si todo es urgente, nada es más urgente que cualquier otra cosa y eres libre de hacer las cosas en el orden que quieras. Si la gerencia se opone a eso, pueden dejar de hacer que todo sea igualmente urgente. Empuje hacia atrás, usando la formulación que he sugerido. Si no pueden decidir, no es tu culpa; si no se puede completar todo dentro de las horas de mano de obra disponibles, deben decidir qué se aplaza o contratar más horas de mano de obra. Diez libras no caben en una bolsa de cinco libras.

dado que la comunicación con el cliente está fuera de mis manos, no puedo informarles que no se cumplen

Como dijiste, hiciste todo lo que pudiste. Entonces, simplemente relájese y deje que las personas en la gerencia superior lleven a cabo sus planes. Eso incluye dejar de trabajar en secreto en este proyecto. Deje que las personas que se comunican con el cliente le informen que hay tareas de mayor prioridad, o lo que quieran decir.

En cuanto a tu carrera y reputación, no veo nada malo. Si está realizando sus tareas, su reputación no se dañará.

Espero que tengas razón y mis temores sean infundados.
La reputación de la empresa puede sufrir o no, dependiendo de cómo la gerencia y las ventas traten con el cliente, pero eso no se refleja en usted. Manglement establece las prioridades.

Involucrarse en el proceso de establecimiento de plazos. En algunas estructuras, esto no es fácil y en su puesto, no tiene mucho control sobre sus responsabilidades fuera del proyecto. Si tiene 20 horas de trabajo para este cliente, averigüe con su gerente cuánto podrá gastar antes de la próxima fecha límite. Si resulta que solo obtiene 15, pregunte si puede cambiar la fecha límite o decirle al cliente que no se cumplirá. A nadie le gusta escuchar malas noticias, pero escucharlas más tarde que temprano es aún peor. Esto le muestra al cliente que estás al tanto de las cosas y si te preguntan por qué, tendrás que decirles que estás trabajando en otra cosa. Tu empresa necesita entender que prefieres no mentir a los clientes.

Después de este compromiso, debe enviar una carta/correo electrónico al cliente agradeciéndole por pedirle que participe en el proyecto y disculparse por no cumplir con los plazos. No estás asumiendo la culpa, estás mostrando empatía. Indique que espera estar en condiciones de concentrarse mucho más en su proyecto.

En muchas situaciones, los plazos son arbitrarios. La única razón por la que están allí es porque la mayoría de la gente siente que si no establece una fecha límite, las cosas no se harán. Hay algunas excepciones en las que tener las cosas antes es una ventaja financiera. Su cliente lo está soportando por alguna razón. O los plazos no son críticos o están buscando otro proveedor de soluciones. Hasta que pueda resolver algo con su empresa, no tendrá ningún control y será mejor que prepare su carta de disculpa.

Todos los plazos se basan en mis estimaciones. No es que no pueda conocerlos. Y dado que la comunicación con el cliente está fuera de mis manos, no puedo informarles que no se cumplen.
Luego cambie sus estimaciones una vez que descubra que no le van a dar suficiente tiempo. La realidad es que no puedes conocerlos. No importa si puedes terminar algo en 5 segundos si no te tomas los 5 segundos para hacerlo antes de la fecha límite.
No puedo cambiar las estimaciones, solo puedo informar cuando veo una fecha límite que no cumpliremos si seguimos el mismo curso, lo cual hice. No sé qué puedo hacer más allá de eso.
Si han decidido que una fecha límite puede pasarse, puede pasarse. Ha hecho su parte para darles una comprensión de las ventajas y desventajas de esa decisión. Déjese llevar y adáptese, y trabaje en formas de expresar esto (como horas-hombre) que facilitan el malabarismo entre prioridades.