¿Cómo recopilas y compartes el estado? Algunos PM piensan que las reuniones de estado del grupo son una pérdida de tiempo y prefieren recopilar el estado uno a uno. Otros prefieren el correo electrónico. Que funciona mejor para usted? ¿Cómo recopilas actualizaciones sobre varias tareas y las compartes con todo el equipo?
En general, recomiendo buscar enfoques en los que algo satisfaga las necesidades de colaboración y permita la recopilación de estados triviales como subproducto. Eche un vistazo a " radiadores de información " para obtener más información, ideas y perspectivas.
Por ejemplo, la transparencia inherente en lean o kanban a menudo implica un muro de tarjetas altamente efectivo, es algo que un equipo mantendrá preciso porque respalda y satisface las necesidades del equipo. El estado es entonces fácil de extraer sin tener que "molestar" al equipo. Usadas con cuidado, las herramientas electrónicas pueden satisfacer las mismas necesidades, especialmente en entornos de equipos altamente distribuidos/dispersos.
Tenga en cuenta que el stand-up diario en un equipo ágil NO es una reunión de estado, y es otra herramienta que satisface las necesidades del equipo al tiempo que permite extraer cierta cantidad de estado.
Para un equipo pequeño, de hasta una docena de personas, he descubierto que un breve correo electrónico semanal es útil con el menor costo general para el equipo. Este informe de estado consta de
El ejercicio de redactar el correo electrónico hace que todos dediquen un tiempo a pensar dónde se encuentran en el trabajo y dónde deben estar. Si se necesita redirección o corrección, entonces me acercaría a las personas individualmente para discutir. Si se necesita coordinación adicional, reúna solo a las personas necesarias para coordinar.
Esto evita una reunión semanal donde todos tienen que esperar de brazos cruzados hasta su turno para informar el estado. Quizás en esta reunión se dé alguna coordinación que no habría sin ella. Sin embargo, creo que la coordinación del trabajo se maneja mejor entre el equipo o en una reunión centrada en los asuntos técnicos, a veces sin la presencia de un PM.
Las reuniones uno a uno funcionan mejor para mí al recopilar información de estado. A diferencia de las reuniones de equipo, me dan una idea mucho mejor de cómo van realmente las cosas.
Para compartir información, utilizo actualizaciones personales frecuentes y reuniones de equipo. Trato de minimizar el número de reuniones, pero sin reunir a todos regularmente, existe un gran riesgo de "perder" a algunos miembros del equipo.
Descubrí que caminar y hablar con cada persona es la única forma efectiva de obtener una actualización de estado completa. el escribirlo y enviar un correo electrónico.
A menos que sea realmente bueno en eso, no use medios electrónicos para registrar el estado; lápiz y papel es el método más rápido y menos molesto, en lo que respecta a quienes otorgan el estado.
Trabaje de abajo hacia arriba, dirigiéndose a los gerentes en último lugar. Fue fascinante ver la reacción de los gerentes cuando les informé lo que estaban haciendo sus equipos. La desconexión nunca dejó de sorprenderme.
Lleva mucho tiempo. Cuando hice esto en una empresa de unas 100 personas, me tomó un día entero recopilar y escribir la información. Pero valió la pena:
Formato:
Como todo buen informe de estado, tenía los planes de la semana pasada, los logros de esta semana y los planes para la próxima semana, para que uno pudiera ver cómo avanzaban los proyectos.
Como beneficio adicional, el informe de estado semanal incluía las ausencias actuales, las próximas licencias, las vacaciones y los días festivos.
Usamos Microsoft Project Server para que los miembros del equipo ingresen las horas dedicadas y las horas restantes en sus tareas, y usamos una lista de tareas de SharePoint para los elementos de acción. De esa forma, no pasamos mucho tiempo en la reunión de estado hablando de la parte aburrida de los informes de estado. Más bien, dedicamos el tiempo de nuestra reunión de grupo a coordinar actividades futuras, discutir problemas o preguntas e informar sobre el estado en lo que a otras personas en la reunión les importaría; por ejemplo, si la persona A terminó un entregable que la persona B necesita, eso surgiría.
¿Cómo recopilas y compartes el estado?
Al recopilar y compartir información, tendrá que decidir entre un gran público objetivo con poca atención a los detalles y un pequeño público con mucha más atención a los detalles.
Recolectando datos
Opción 1: el desarrollador le envía un correo electrónico con la actualización de su estado. Lees el estado y le pides al desarrollador que aclare algunos puntos. El desarrollador envía otro correo electrónico con una aclaración. Repites el proceso para 10 desarrolladores. Luego agrega datos, vuelve a escribirlos en un resumen más corto y luego los comparte con las partes interesadas. El problema aquí es que enviará una cantidad de correos electrónicos, pasará tiempo leyendo correos electrónicos y dedicará más tiempo a escribir un resumen. Esto es mucho trabajo, si todo lo que quiere hacer es recopilar y compartir el estado.
Opción 2: tiene una conversación individual con el desarrollador. Tomas notas de lo que crees que es importante. Le pides al desarrollador que elabore ciertos puntos. Luego repite este proceso para 10 desarrolladores. Esto debería tomar menos tiempo. También mejorará su relación profesional con su colega y le dará la oportunidad de conocer sus miedos y creencias.
Compartiendo información
Algunos PM piensan que las reuniones de estado del grupo son una pérdida de tiempo y prefieren recopilar el estado uno a uno.
Debe haber una fuerte justificación de por qué es una pérdida de tiempo. Los puntos que he mencionado anteriormente se pueden usar fácilmente como argumento para esto.
¿Cómo recopilas actualizaciones sobre varias tareas y las compartes con todo el equipo?
nosotros no Los desarrolladores saben en qué están trabajando y, si algo no está claro, preguntan a sus colegas, seniors o un gerente de proyecto. Somos un equipo de más de veinte desarrolladores, líder de control de calidad, líder de CI y algunos diseñadores.
El método que he estado usando es recopilar actualizaciones de tareas (fechas de inicio y finalización esperadas o reales + cualquier comentario que quieran proporcionar) de cada miembro del equipo individualmente. Esta información se utiliza luego para actualizar un plan de proyecto compartido. Luego, los PM realizan un análisis de lo que ha cambiado (mirando las vistas de las tareas a corto plazo, los hitos seleccionados, las rutas críticas, etc.) para crear una agenda para una reunión de equipo en la que acordamos colectivamente las prioridades hasta la próxima reunión y qué asuntos necesitan. para ser marcado para la atención de otras partes interesadas.
El informe consta de varias vistas del proyecto (diagramas de Gantt, informes de hitos, registro de riesgos y problemas).
Hay una pequeña pieza de software que hace que todo este proceso sea bastante fácil y que ha sido desarrollado por Project Success Inc. Funciona muy bien con Microsoft Project (2007, 2010 y 2013; no estoy seguro acerca de 2016).
Sin embargo, el software está lejos de ser perfecto. Tiene una GUI desordenada e imperfecta y no es muy intuitiva ni para los PM ni para los propietarios de tareas. Los factores clave de éxito para este método parecen ser PM capaces que dominen Microsoft Project y posean suficientes habilidades de facilitación y experiencia en la materia para crear un plan creíble con aportes directos de los propietarios de la tarea.
Actualmente estoy buscando una herramienta para compartir fácilmente las actualizaciones de estado de los proyectos con múltiples partes interesadas. Encontré este sitio, http://knowapp.com/ , que parece prometedor. No es gratis, pero podría valer la pena si me ahorra las múltiples reuniones necesarias para actualizar los proyectos, especialmente los que están en cola.
Déjame saber si lo has usado o sabes algo similar.
¡Gracias!
jmort253