Comunicación entre equipos

Puede tomar estas tres ideas de Scrum que pueden serle útiles.

1. Scrum of Scrums : una reunión regular de representantes de equipo (generalmente uno por equipo). En Scrum, el punto es comunicar y resolver juntos los problemas y bloqueos a nivel de equipo. Así la reunión está enfocada (aunque no tan estrictamente como las llamadas diarias) para no perder el tiempo. Pero usted puede adaptarlo a sus necesidades.
2. Demostraciones de productos : cada vez que un equipo complete un hito importante o una nueva función, organice una demostración pública e invite también a otros equipos.
3. Comunidades de práctica : involucran a expertos en la materia de todos los equipos. Es decir, puede crear una CoP para probadores, otra para estadísticos, etc. Estos pueden administrar sus propias listas de correo, organizar eventos más o menos regulares como sesiones de bolsas marrones, noches de pub, etc.

Como señala David Espina , la comunicación tiene su coste por lo que conviene mantenerla bajo control. Sin embargo, no toda la comunicación se puede planificar con anticipación en función de las necesidades del proyecto; ¡No siempre sabemos lo que no sabemos! Por lo tanto, también se debe dejar espacio para discusiones ad hoc no planificadas y de forma libre. La pregunta es, por supuesto, cuánto deberían ser algunos ; muy poco es tan peligroso como demasiado. Las necesidades y formas deben ajustarse individualmente para cada equipo/organización a través de ciclos de inspección y adaptación .

Para mostrar el otro lado de la moneda, la comunicación insuficiente también puede generar problemas a largo plazo, que incluyen:

• características duplicadas, reinventando la rueda una y otra vez
• malentendidos, que incluso pueden resultar en fracasos costosos del proyecto
• Conflictos de tipo "nosotros contra ellos" entre personas/equipos, lo que resulta en agotamiento o alta rotación, así como problemas en el proyecto.

como has mencionado

Si bien no necesitan esta información para realizar sus tareas, la opacidad contribuye al resentimiento y la frustración.

1. Si esta comunicación no es importante para sus tareas diarias, se debe identificar un intervalo adecuado. De lo contrario, los equipos se verán abrumados y su productividad se verá afectada.
2. Probablemente sea una buena idea una demostración de producto/charla 'Tecnológica' (en mi organización actual hacemos esto semanalmente , pero esencialmente dependerá de la frecuencia con la que los diferentes equipos tengan historias de éxito/lecciones aprendidas para compartir). Esto también creará una plataforma para aumentar la visibilidad de los equipos y también creará una cultura de intercambio de conocimientos perfecta.
3. Red social empresarial :) : mi organización actual adoptó recientemente una plataforma de redes sociales empresariales y muchos equipos (incluido el mío) la usan de manera efectiva para la colaboración. Esto también mejora la visibilidad de los equipos dentro de la organización y creo que esto motiva a los equipos a usar más la plataforma. Debería poder encontrar servicios que permitan cuentas gratuitas para un equipo pequeño.

azada esto ayuda

Asumiendo que cada equipo de proyecto tiene reuniones donde discuten el progreso y las acciones, haga que estas reuniones estén abiertas para todos. Tenga un tablero/página web que enumere todas esas reuniones. Esto funciona mejor si estas reuniones son breves y no se superponen. Para hacer este peso ligero:

• solo una persona a la vez va a una reunión de otros equipos y luego informa a su equipo.
• un miembro del equipo diferente cada vez
• solo van los interesados

Las personas que quieran saber participarán sin gastar todo su tiempo en ello. Las personas a las que no les importa no tendrán que ir a ninguna reunión adicional. El director técnico no tiene tareas adicionales salvo comprobar de vez en cuando si los equipos cumplen las normas.

Distribuir información no es el problema. El problema es hacer que las personas se sientan en un entorno colaborativo y no restringidas a los silos de sus proyectos o dominios, lo cual es un desafío de diseño de comunicación. Esto es especialmente importante en los centros de investigación donde las personas se enfocan en compartir y crear conocimiento.

Hay varios caminos que puede seguir para diseñar el entorno de comunicación adecuado para fomentar este sentimiento. He escrito un libro sobre el tema, así que podría durar horas. Pero, a corto plazo, asegúrese de que haya actividades/tiempos no estructurados (como el almuerzo) en los que las personas puedan comunicarse libremente y se les anime a discutir su trabajo en un entorno libre de juicios. También puede crear actividades de oficina que requieran que las personas trabajen juntas en todos los departamentos/dominios.

Si lo encuentra útil, puede encontrar un enlace al libro y otros recursos de comunicación en mi perfil de PMSE.

Sentirse en el bucle no es una necesidad de comunicación. La comunicación debe ser dictada por el análisis de las partes interesadas de un proyecto. En otras palabras, un proyecto escaneará su entorno de partes interesadas, segmentará en consecuencia y determinará qué requisitos de comunicación existen tanto salientes como entrantes. Si se determina que un segmento de partes interesadas no tiene ningún requisito real de estar informado o informar, entonces no se debe transmitir ningún mensaje de comunicación.

El problema es que la comunicación es costosa y tiene riesgo de varias sanciones. Salpicar a los grupos de partes interesadas con mensajes, por ejemplo, correos electrónicos grupales o boletines o alguna otra solución de distribución masiva, cuesta dinero para construir y distribuir y corre el riesgo de capacitar a las personas para que ignoren estas transmisiones si la información proporcionada se vuelve irrelevante. Y los mensajes de tipo "sentirse en el bucle" corren ese riesgo.

Por lo tanto, su análisis de las partes interesadas para cada proyecto debe dictar el plan de comunicación y los requisitos segmentados deben ser reales. De lo contrario, es mucho más beneficioso decepcionar a su gente y hacer que se "sientan fuera del circuito" que tratar de satisfacer eso y abrir la puerta a riesgos y sanciones secundarios. Esto puede parecer contrario a la intuición en el estilo de gestión de sentirse bien que se promueve en estos días, pero los costos son reales y usted, como gerente, debe sopesar cuidadosamente los beneficios.

EDITAR para responder a rwong:

Si hubiera una verdadera necesidad psicológica por parte de todo un grupo de partes interesadas de mantenerse al tanto de algo, entonces probablemente habría consecuencias de no mantenerlos informados, de modo que su análisis revelaría una necesidad de comunicación beneficiosa. Si es únicamente para "mantenerse informado", lo que sugiere que alguien solo quiere saber algo, entonces mantendré mi respuesta. No es probable que haya ninguna consecuencia real de negarle información, pero tendría otros riesgos secundarios, sanciones y costos por no negarle esa información.

La gestión, incluida la gestión de proyectos, a veces se trata de decisiones difíciles que benefician a la organización en su conjunto, pero que pueden enojar a las personas. Es un trabajo duro. No se puede complacer a todos todo el tiempo. Escoge y elige.