Cómo tratar con alguien que ignora la etiqueta de la sala de reuniones

Mi empleador tiene una sala de reuniones, hay un sistema que le permite reservarla. Se reservó hoy para una reunión de dos horas para 7-8 desarrolladores para discutir un proyecto. Justo antes de que se llevara a cabo esa reunión, una persona, el gerente de otro equipo de desarrollo, entró en la sala de reuniones e inició una llamada, no habían reservado la sala, no verificaron si estaba reservada y no No saldría cuando se les informara que estaba reservado.

Según otros, esta no es la primera vez que hace esto y sucede regularmente.

¿Cómo puedo lidiar con este comportamiento y asegurarme de que no vuelva a suceder? ¿Sería una buena idea llamarlo públicamente frente al equipo por hacer perder el tiempo a tanta gente?

Sugiero preguntarle esto a su propio gerente. Si fuera un compañero, simplemente llamaría y les diría que la habitación está reservada. No estoy seguro si este es un movimiento inteligente con otro gerente. A menos que el gerente sea su compañero, por supuesto.
¿Este gerente estaría al mismo nivel que su gerente? ¿Su gerente no estaba presente en ese momento? ¿Y hay ubicaciones alternativas para hacer llamadas privadas en su ubicación?
Simplemente entre en la sala y comience la reunión.
¿Los gerentes tienen oficinas?
¿Cuál es la política de su empresa al respecto? Parecería que esa sería la respuesta a esta pregunta.
¿Es usted un gerente o un empleado regular? Si eres un empleado regular, ¿por qué preocuparte por lo que sucede en la habitación? Si sucede regularmente y nadie hizo nada, ¿por qué quieres ser el héroe? lo más probable es que su supervisor lo sepa. En el peor de los casos, es su problema, no el tuyo.
La pregunta no está del todo clara: ¿Te molestó que hiciera esto y que tuvieras que pedirle que se fuera? ¿O se negó a irse y de hecho impidió que la reunión programada comenzara a tiempo?
@camden_kid y hazlo en voz alta
@Relaxed OP dijo "[el gerente] no se fue cuando se les informó que estaba reservado".
Suena como una gran excusa para trasladar su reunión al pub más cercano.
Haría de esto una respuesta, pero aparentemente no tengo el representante. :/ De todos modos, nuestra empresa tiene una política extraoficial de que si ocurre exactamente esta situación, el gerente responsable de iniciar una reunión sin reservar la sala debe traer donas para la oficina al día siguiente (compradas con su propio dinero). Convierte una situación de conflicto potencial en una situación en la que todos ganan (a menos que no te gusten las donas). Por supuesto, puede ajustar el "castigo" según el tamaño y la cultura de la empresa. Para las empresas más grandes, podría haber algo así como contribuciones requeridas a un tipo de fondo de "frasco de juramentos".
En la mayoría de los lugares en los que he trabajado, es sumamente grosero encontrarse así en la reunión de otra persona. Cuando sucede, alguien simplemente dice con severidad: "Disculpe, tenemos esta habitación reservada", y todos entran. Sin falta, el delincuente cuelga el teléfono y se va a otro lugar para devolverle la llamada. A menos que esté tratando con el director ejecutivo de una empresa multimillonaria, eso tiende a ser perfectamente aceptable y efectivo. No seas grosero, no te molestes en explicar, solo sé directo y no lo dejes abierto a la negociación. A menudo se denomina "parada dura".
Solicite una identificación de proyecto para reservar una hora para 8 personas.
Como anécdota, en mi empresa anterior (todas las salas de reuniones de pizarra inteligente), el propietario de la solicitud de reunión (en Outlook) recibió derechos de administrador del equipo en la sala de reuniones durante la reunión (a través de un sistema automatizado). Aunque tuvo muchos problemas de infancia, obligó a todos a respetar los tiempos programados. Nuestro líder de proyecto simplemente podría haber terminado la llamada del otro tipo en ese mismo momento.
Dado que tiene una reunión de 2 horas, llegue a la sala 5 minutos antes de que comience la reunión para que sea el primero en llegar a la sala cuando se vayan las últimas personas. Luego, puede hablar con los posibles ocupantes ilegales antes de que comiencen su llamada. Es mucho más fácil "mover" una llamada antes de que comience.

Respuestas (7)

Comience declarando que ya ha reservado esta habitación.

Lo siento, pensé que habíamos reservado esta habitación, tal vez haya algún problema con el sistema de reservas, ¿te funcionó?

Esto comunica claramente (de una manera levemente pasivo-agresiva) que hay un proceso a seguir aquí y le permite decirte que no se molestó en reservar, o que lo siente y que la reunión es importante, o que usó un método diferente. proceso de reserva de la habitación. Puede arreglar las cosas desde allí esperando o reprogramando/reubicando.

No hay mucho que puedas hacer si alguien ya está allí y no se irá por un tiempo. Expulsar a alguien (especialmente si es un gerente) podría no ser la respuesta con tacto. No olvide que no solo está expulsando al tipo de la sala, sino que también está expulsando a todos los participantes de la reunión (y no tiene idea de quiénes son esas personas o qué tan importantes son).

Pero lo que hacemos es colocar pequeños carteles en las salas que indican cuáles son las instrucciones de reserva y un recordatorio para que las personas mantengan la sala de reuniones limpia y ordenada.

Si este comportamiento continúa, llámelo a la gerencia.

O su reunión puede ser interrumpida o la mía, y recordé reservar una habitación, y tengo ocho personas esperando aquí y ahora que no pueden hacer nada sin la habitación. Sin embargo, a pesar de eso, no voy a insistir en que la habitación es mía, pero voy a comenzar el proceso de negociar quién se queda con la habitación sin hacer una declaración que minimice la importancia de mi reunión. Podría (aparentemente) hacer la llamada desde una habitación más pequeña. Puede decir "esta es una llamada muy importante y necesito la habitación". Aquí también hay un problema de cultura. En la mayoría de los lugares en los que he trabajado, este sería un enfoque aceptable.
Para ser claros, esta respuesta aboga por interrumpir la llamada de esta persona para preguntarle esto. Estoy de acuerdo en que esto es necesario. Si no hay consecuencias, la persona no usará el sistema. Ser interrumpido por las personas que reservaron la habitación es una consecuencia apropiada por pisar los dedos de los pies de las personas que siguieron el procedimiento.
Nada de eso "Pensé" BS, llámelos. Incluso si su reunión es más importante, están incomodando a los demás.
Estoy de acuerdo con todos los demás comentarios, y solo quiero aclarar que la llamada de conferencia solo terminaría si él fuera el anfitrión de la llamada de conferencia. (OP decir que inició una llamada podría significar que marcó una llamada, no necesariamente la inició). Una pequeña distinción, pero el tono de esta respuesta es ser pasivo agresivo, por lo que es importante conocer este detalle en mi humilde opinión.
No pierdas el tiempo haciendo preguntas. Es tu habitación, puedes usarla. Él puede tomar la llamada mientras te preparas o salir de inmediato. No veo cómo la gente tiene problemas con esto. Imagínate si detuvieras un tren porque subió alguien sin billete. No, los echas en la próxima parada.
@insidesin Me gusta este enfoque: solo disculpese como si no pudiera esperar más hasta que termine la llamada del gerente, cuando sabe muy bien que el gerente solo se sentó a la llamada.
@ MDMoore313: no hay ninguna indicación en el OP de que el gerente estaba en una llamada de conferencia o incluso que estaba relacionado con el trabajo. La persona infractora puede haber estado haciendo una llamada personal por lo que sabemos.

Esto depende un poco de la cultura de la empresa y de cuán "aceptado" sea el sistema de reserva de habitaciones.

En mi empresa, todo el mundo usa el sistema y espera que la habitación esté disponible cuando la reservas. En este caso la respuesta correcta es "lo siento, pero ya tenemos la habitación" y el comportamiento esperado es que el okupa desaloje el local inmediatamente, aunque sea el director general. Si se trata de una emergencia extrema, el ocupante ilegal puede responder "lo siento, muchachos, estamos en medio de algo realmente importante, les importaría encontrar un lugar diferente" y trabajar desde allí. El sistema está ahí por una razón y no adherirse a las reglas desperdicia grandes cantidades de tiempo para todos. La alta gerencia lo sabe y, por lo tanto, no solo cumplirá con las reglas, sino que también será un buen modelo a seguir. Echo a la gente unas dos veces al día, principalmente porque atropellan. Es perfectamente normal ya nadie le importa.

Si el sistema de reservas solo se usa esporádicamente, es impredecible y es mejor un enfoque más diplomático. Solucione el problema inmediato y luego hable con su gerente

"Hola jefe, el sistema de reserva de habitaciones nos ahorra mucho tiempo, pero también veo que no todos lo usan o respetan las reservas. ¿Qué podemos hacer al respecto?"

“principalmente porque se atropellan” Las reuniones siempre se atropellan. Es por eso que debe planificar para esa eventualidad y reservar la habitación un poco más de lo programado. ;)
¡Las reuniones siempre se agotan, sin importar cuánto tiempo estén programadas! Hacer cumplir los tiempos de reserva de la sala tiene el beneficio adicional de que centra al equipo en el resultado: todos saben que perderá la sala en 10 minutos, ¡así que es mejor que se ponga manos a la obra!
Las reuniones no siempre se agotan. El scrum-master en mi último trabajo era realmente bueno para mantener las reuniones en el tiempo objetivo o menos .
Las reuniones no siempre se agotan. Si se reservan bloques de tiempo para "buffer", todo lo que hace es alargar las reuniones sin resolver el problema. Las reuniones de 2 horas con una reserva de 3 horas se convierten en reuniones de 3 horas que se agotan. Simplemente reserva la reunión para el tiempo que necesites y espera que te echen si te entrometes en el tiempo de otra persona.
@Hilmar Exactamente. Es por eso que debe reservar la sala por más tiempo que la reunión . (Hágalos entradas separadas en el calendario). Esta es también la razón por la que debe tener espacios entre las reuniones.

Si has dejado claro que tienes la habitación reservada y la otra persona deja claro que no se va, entonces lo correcto en ese momento es irse: no puedes evitar tener un conflicto. justo entonces y allí.

Llamar públicamente a la gente rara vez es una buena idea. Dejaría pasar el primero (a menos que tenga información directa de que este no es el primero, y no solo chismes, sino detalles reales), pero documéntelo, y si sucede nuevamente, iría a su gerente con eso. información. No especificas si eres un gerente en un nivel similar o un desarrollador inferior, pero de cualquier manera probablemente sea correcto subir un nivel (y tu gerente podría subirlo un nivel más si eres un desarrollador y no un manager).

Este es el tipo de cosas que debe provenir de un compañero o de un gerente de mayor rango. Claramente, el otro gerente no valora su tiempo y está dispuesto a ignorarlo por completo, por lo que lo único que solucionará esto es que su gerente, o al menos un compañero, le diga que no puede hacer esto.

Supongo que depende de quién administre el sistema de reserva de habitaciones. En una gran empresa como la mía, es el departamento de instalaciones. Quejarse con los gerentes puede no ser la línea de reporte correcta aquí.
@Snow Dado que el empleador del OP solo tiene una sala de reuniones, me imagino que la empresa es lo suficientemente pequeña como para hablar con un gerente.
@Snow: No creo que importe quién administra el sistema de reservas. No se trata de un problema técnico del sistema en sí (como la pérdida de reservas), sino de alguien que ignora deliberadamente el sistema. Ese es un problema de la gente, y los problemas de la gente son trabajo de la gerencia.
@Snow No creo que tenga nada que ver con la gente de la reserva. El punto no es que haya un problema con la reserva, ¿verdad? El punto es que es un problema con un empleado que no respeta a los demás. Eso no tiene nada que ver con las instalaciones, y es exactamente por eso que hablaría con su gerente (o, al menos, con su gerente).

Este es un problema de gestión.

Si creo que mi reunión improvisada vale $ 1,000,000,000 para la empresa y su reunión programada vale $ 1,000 para la empresa, entonces haré absolutamente lo mismo.

Si la gerencia cree lo mismo, entonces se cancelará su reunión.

Soy plenamente consciente de que, en el caso del OP, probablemente este no sea el caso. El otro tipo es solo un idiota y su proyecto no es más valioso que el proyecto de OP. Este ejemplo simplemente muestra que la sala de reuniones sigue siendo propiedad de la empresa (para hacer lo que la empresa desee), ya sea que esté reservada o no.

Es un problema de gestión. Si no puede hacer las cosas debido a la falta de recursos, entonces debe escalarlo a la gerencia.

Diga "Jefe, nos estamos topando con un obstáculo en nuestro proyecto. El otro equipo está acaparando nuestros recursos y está ralentizando nuestro progreso. ¿Está de acuerdo con que entreguemos el proyecto una cuarta parte más tarde de lo planeado originalmente?"

Si el jefe dice que está de acuerdo con que el proyecto se resbale un cuarto, entonces no debería tener problemas con que el tipo robe su sala de reuniones.

Una vez, cuando Johnson se preparaba para salir de un aeropuerto después de un discurso, un sargento del ejército notó que el presidente se dirigía al helicóptero equivocado. Se acercó a LBJ y señaló: "Señor presidente, ese es su helicóptero". Johnson echó uno de sus enormes brazos sobre los hombros del sargento y sonrió: "Hijo, todos son mis helicópteros".

@Phil, nuestra empresa tiene 2 salas de reuniones e incluso reservé la otra sala de reuniones, pero un idiota con una reunión de $ 1 TRILLÓN la robó de manera grosera y ahora estoy haciendo lo mismo contigo. Solo hay un ladrón en los Marines. Todos los demás solo están tratando de recuperar sus cosas.
@emory tener una excusa no te impide ser un ladrón. Todos los marines son ladrones (se están llevando cosas que no les pertenecen), aunque traten de justificarlo. No te pierdas en metáforas innecesarias.
@ANeves, realmente no entendiste lo que estaba diciendo, y lo completaste con una moralización extraña, irónicamente siendo la única persona que se pierde en dicha metáfora.
@RobertGrant tal vez no entendí bien; ¿Es una expresión idiomática? En lugar de interrumpir, ¿podría explicar? También puede marcar estos comentarios como hablador, y evitaremos discutir en los comentarios; ese también es un buen resultado.
@ANeves la sala de conferencias pertenece a la empresa y el sistema de reservas en realidad no asigna derechos de propiedad. Es solo una herramienta que usas para hacer tu trabajo, no algo que te pertenece.
“Si creo que mi reunión improvisada vale $ 1,000,000,000 para la empresa y su reunión programada vale $ 1,000 para la empresa, entonces haré absolutamente lo mismo”. Si estabas en la llamada y sabías lo que estaba pasando, ¿qué tal hacer algo loco como escribir en un bloc de notas, “¡Lo siento mucho! Puedo explicar. Aguanta hasta el final”. Ser el jefe no significa ser un matón. Y si el trato vale mucho para la empresa, podría ser mejor no alienar a las personas que lo ayudaron a llegar a ese punto.
@JakeGould Dudo que alguna vez esté en una situación así. Lo más cercano que tuve fue que tenía programada una reunión de rutina con mi supervisor. Cuando le hice un ping, vi que estaba ocupado con asuntos urgentes. Rápidamente comprobé (1) que no podía ayudarlo; y (2) la reprogramación estuvo bien. El tiempo de mi supervisor era un recurso que había "reservado" y que fue reasignado sin previo aviso debido a circunstancias exigentes. me adapté

Esto no es solo una pérdida de tiempo y de todos los invitados a la reunión, sino también una pérdida del dinero invertido en el sistema de reservas. Casi en todos los lugares en los que he trabajado, esto es un problema hasta cierto punto, pero tiende a funcionar en ambas direcciones con personas que también reservan habitaciones pero no las usan y no cancelan la reserva con suficiente tiempo de anticipación para que otros usen la habitación.

Supongo que la persona que te está haciendo esto es consciente del tiempo perdido, pero lo ha visto desde ambas direcciones. Prefiero adoptar un enfoque de "arreglémos la cultura juntos" y discutirlo más tarde en el día con esa persona y llegar a un acuerdo de que el sistema de reservas está ahí por una razón, que la alta gerencia no necesita involucrarse en la resolución de problemas. así, y hacer compromisos en ambas direcciones: que ambos nunca usarán una habitación cuando la reserve otro, y tampoco reserven una habitación y no la cancelen al menos con un día de anticipación.

La próxima vez que suceda, llámelos y cite la discusión y el acuerdo anteriores sobre este asunto. Eso es juego justo y razonable.

Si nada de lo que hace mejora la situación, comuníquese con su gerente y explíquele los esfuerzos que ha hecho para trabajar en equipo y cambiar la cultura en la disciplina de reserva de salas de conferencias.

No escalaría más allá de su propio gerente en esto.

Debes hacerles saber claramente cómo se está desperdiciando el tiempo de otras personas. También debe hacer esto sin empeorar más la situación, ya que presumiblemente la persona tiene un rango superior al suyo y el conflicto directo no será de ayuda para usted. Mi consejo sería tener su reunión fuera de la sala cercana. Cuando la gente pregunte por qué, sé honesto. Dígales que reservó la habitación, pero como se llame tiene una llamada que está esperando que finalice antes de poder usar la habitación para no interrumpirlo. Sin embargo, esta reunión debe ocurrir y usted está muy apenado por el ruido del resto de la oficina. Recuerde, al acaparar la sala, están perjudicando al resto de la oficina y a la empresa, no solo a usted. Si se quejan de eso, quedará claro que tú no eres el malo aquí.

Buen enfoque pasivo-agresivo!
Alternativamente, si el gerente tiene una oficina, vaya allí. ¡Después de todo, él no lo está usando!
¿Y qué si la persona los supera? ¿Eso justifica su comportamiento? Seguramente esperaría una mejor adherencia a la política con miembros del personal de más alto nivel. Incluso si fuera mi jefe de línea directa, los llamaría por ello, de una manera cortés y no agresiva, pero al mismo tiempo siendo directo, claro y asegurándome de que se entienda.
Aquí en Nueva Inglaterra tenemos cabildos abiertos como forma de gobierno. Son conducidos por las Reglas de Orden de Robert. Entonces, cuando una persona le dice a otra: "Punto de privilegio general: Ocho personas están esperando aquí", generalmente nos entendemos. Según Robert, la moción de "privilegio general" siempre está en orden y debe ser considerada de inmediato. (Es el mecanismo formal por el cual alguien dice, "hay un incendio y debemos salir de este edificio ahora", entre otras cosas).

¿Quizás hay un problema de espacio? Si tiene dos sitios para reuniones, ¿esto puede resolver el problema? Si ese es el único espacio, y hay ocasiones en que un gerente necesita la sala para conversaciones privadas, este problema no se resolverá fácilmente hasta que encuentre un lugar alternativo para reuniones, improvisadas o planificadas.

Sugeriría tener una reunión, lol, para discutir esto y asignar un lugar alternativo para las reuniones. Esto no elimina el procedimiento de reserva, solo permite cosas fuera de su control como alternativa.

Entonces, ¿tal vez el espacio alternativo sería para los eventos no planificados... y la sala de reuniones formal, por lo tanto, no necesitaría ser interrumpida con estos eventos no planificados?

Cómo tratar con alguien que ignora la etiqueta de la sala de reuniones
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