¿Cómo romper el ciclo de ser un "empleado de carga" por no tener tiempo para capacitar a otros debido a plazos constantes?

Editar: Consideré esta pregunta (¿Cómo protestar por una fecha límite que es demasiado corta?) Como un duplicado sugerido, pero en mi situación no hay una forma realista de 'protestar' una fecha límite, ya que no hay una forma real de moverla. Los argumentos lógicos para los directores de proyectos, etc., no cambian los contratos ni los requisitos reglamentarios.

Otra edición : es diferente de "número de autobús = 1" (en la pregunta duplicada sugerida " ser atropellado por un autobús " en que hay personas disponibles para delegar (que actualmente no tienen su propia carga de trabajo, solo están esperando para recibir algo que hacer, ya que están destinados a 'trabajar para mí') pero no he podido dárselo. (Aunque tal vez esto se reduzca a lo mismo ... ¿qué piensas?) Esta pregunta es se centró en "¿hay alguna forma de romper el ciclo?" en lugar de "cómo lidiar con la situación en la que soy la única persona en la empresa que hace esto" (que esencialmente trata a las personas en las que podría delegar como "no existente"... bueno, ¡esa es una opción! Lo cual, pensándolo bien, es lo queestado haciendo hasta ahora.)

TL;DR : actualmente soy la única persona que puede hacer lo que hago y tengo que cumplir plazos estrictos (cumplimiento/contratos) que no se pueden negociar. Tengo personas a las que podría delegar, si estuvieran capacitadas y fueran capaces, pero simplemente no existe el "ancho de banda" para realizar esa capacitación debido a la intensidad de la carga de trabajo. Y no estoy seguro de que sea posible entrenar a la gente que tengo.

Hay una historia mucho más larga que conduce a esto, pero traté de reducirla a la esencia de la pregunta (que espero que también pueda ayudar a otras personas):

en pocas palabras -

plazos

  • Nuestra empresa tiene plazos repetitivos (principalmente trimestrales, pero algunos son mensuales u otros ciclos), que son "plazos estrictos" en el sentido de que están impulsados ​​externamente por el cumplimiento y los requisitos contractuales. Esencialmente, no podíamos pasar ese plazo sin una gran cantidad de consecuencias (sanciones financieras masivas, implicaciones de cumplimiento, etc.).
  • Hay varios ciclos superpuestos de estos plazos, por ejemplo, uno tiene entregas trimestrales al final de enero/abril/julio/noviembre y otro el 15 de marzo/15 de junio/15 de septiembre/15 de diciembre (Estos son ejemplos para ilustrar )
  • Hay un total de alrededor de 6 'ciclos' (de frecuencia variable) de estos entregables
  • Cada "entrega" requiere una cantidad sustancial de trabajo (similar a completar una declaración de impuestos con un conjunto de cuentas asociado, por ejemplo) no es solo un caso de "sacar el informe y enviarlo por correo electrónico" Podría tomar, quizás , 2 semanas (o más) de trabajo equivalente a tiempo completo. Debido a los plazos superpuestos, estoy trabajando en múltiples "flujos de trabajo" a la vez.

Gente

  • Soy una "persona clave" en el cumplimiento de estos plazos. Solía ​​ser una de las 3 personas "clave", pero debido al desgaste ahora soy el único que queda. (Los otros se fueron voluntariamente en busca de mejores oportunidades, presumiblemente una mejor paga, no fueron despedidos ni despedidos)
  • Otras 2 personas han sido reclutadas para ser mis "subordinados". No tengo la responsabilidad completa del Gerente de línea sobre ellos, pero en teoría puedo (y espero) delegarles parte de la carga de trabajo. Soy más como su 'líder de equipo'

  • Las 2 nuevas personas tienen buenas intenciones pero no son muy capaces y requerirían una amplia capacitación (y es posible que aún no tengan la aptitud) para poder desempeñar el papel. La empresa no reclutó el "calibre" de personas necesarias debido a:

    -- el salario que estaban ofreciendo, que estaba muy por debajo de lo que alguien "listo para empezar a trabajar" necesitaría

    -- ubicación (falta de disponibilidad de personas). Estamos cerca de una gran ciudad, pero lo suficientemente lejos como para que la 'gran ciudad' absorba a toda la gente buena debido a las mejores oportunidades.

  • He tratado de delegar cosas, particularmente las tareas más fáciles, pero finalmente tuve que volver a hacer la mayor parte por mi cuenta debido a la falta de conocimiento y también a errores por descuido (sin atención a los detalles, ¡presumiblemente debido a que no me importa!)

La situación

Estoy cada vez más sobrecargado de trabajo y soy un "empleado de carga" (si no se ha encontrado con este término, significa lo mismo que un muro de carga en una casa: ¡aquel sobre el que descansa todo!) Debido a la constante teniendo una fecha límite u otra, no puedo tener tiempo libre ya que no puedo delegar/descargar a las personas nuevas.

Simplemente no hay suficiente tiempo u oportunidad para capacitar a esas personas, ya que los plazos son tales que todo es "urgente" y debe completarse lo más rápido posible, ya que los plazos son en realidad poco realistas y estoy haciendo esfuerzos por encima y más allá lo que haría mucha gente para conocerlos (trabajar en una casa estúpida, etc.), pero esa es otra historia.

Me doy cuenta del valor del entrenamiento cruzado, delegar, etc. y no estoy de ninguna manera (ni siquiera inconscientemente hasta donde puedo entender...) "acumulando conocimiento". Realmente desearía poder descargarme y confiar en esta gente, pero el hecho es que... no puedo. Mi jefe no confía en que mis 'subordinados directos' puedan manejar cualquier cosa que surja, por lo que es reacio a aprobar cualquier tiempo libre (y como se dijo, en realidad no hay un "momento de tranquilidad").

Si tan solo pudiera salir de este ciclo y encontrar el "tiempo de inactividad" para capacitar a estas 2 personas en "la mayor parte del trabajo" (según el principio 80/20), podría ayudar, pero simplemente no hay tiempo disponible como yo. estoy constantemente "haciendolo" yo mismo y trabajando a una velocidad excesivamente comprometida todo el tiempo.

Intenté hacer que me siguieran, que "condujeran" mientras les daba instrucciones, etc. En última instancia, esto solo ralentizó el proceso (así que tuve que trabajar a un ritmo aún más insostenible más tarde para recuperar el tiempo) y de todos modos, no parecían retener esa información para el siguiente ciclo, así que (me avergüenzo) no me molesté la próxima vez y lo hice yo mismo.

Veo que esto no es sostenible (ni para mí ni para la empresa). En este punto, sé que podría irme (como mis 2 colegas "clave" originales) por algo mucho mejor organizado y mejor pagado, ¡pero desafortunadamente siento una especie de compromiso para hacerlo!

Preguntas

  • ¿Cómo (o, de hecho, 'es posible') puedo sacar tiempo de un horario imposiblemente exigente para capacitar y cuidar a otros para llevar a cabo estos procesos?

  • ¿Debo esperar más apoyo de mi jefe? (La jefa no sabe los entresijos de lo que hago y, en su mayoría, solo actúa como un 'coordinador', ¡lo más que ha expresado es simpatía por mí en esta posición!)

  • Si estoy haciendo las preguntas incorrectas, ¿cómo sugeriría usted (los que responden las preguntas) que las aborde? No estoy seguro de qué pregunta debería hacer. ¡Cómo rompes un ciclo cuando no puedes salir de él!

¿Has intentado crear (más) documentación? Eso podría ayudar a que todo lo que ya enumeró funcione mejor. Aparte de que probablemente estés pidiendo lo imposible. Ya enumeraste las opciones más prometedoras. Si no tiene suficiente tiempo, tendrá que encontrar algo para dejar de hacer tiempo, encontrar mejores formas de implementar las cosas que ya intentó (probablemente, ambos estén en la mejor posición para averiguar cómo hacerlo). ) o simplemente seguir teniendo el problema.
Parece que necesita unas vacaciones durante uno de estos plazos. Si usted no es el gerente de estos empleados, no debería sentir la necesidad de capacitarlos. ¿Le ha dicho a su gerencia lo que necesita para evitar que sea la única persona que pueda cumplir con estos plazos?
@Dukeling ¡Gracias por el comentario! Sí, ya había creado documentos y he creado documentos aún más explícitos donde pude (en parte debido a que tuve que crearlos como parte de un estándar externo contra el que somos auditados). Cubren el 60% (al menos, más del 75%) del proceso. Pero las personas sienten que están abandonadas con "¿has leído la documentación?" como si fuera un comentario hostil, ¡o todavía no puedo seguirlo! por ejemplo, tiene sentido, incluso obtener la lista de personajes y clasificaciones de Game of Thrones y luego poner la clasificación con el personaje de GoT en esta hoja... pero transponen incluso eso. ...
... Realmente tengo dos problemas, el "No puedo delegar tareas sustanciales a estas personas, así que soy un empleado de carga", pero también "Delegué la tarea trivial pero la arruinaron por no prestar atención" - y, en cierto sentido, no puedo culparlos de que se les pida que asuman mucha más responsabilidad de la que realmente paga el trabajo.
@Ramhound No soy su gerente (... ¡como dices!) Todos, yo y los dos 'informes', informamos al mismo jefe, por lo que mi 'autoridad' se limita realmente a coordinar y pedir hacer cosas, en lugar de delegar. Si tuviera que tomarme unas vacaciones durante uno de estos plazos... hipotéticamente... el ** realmente golpearía al fanático. Pero mi jefe no aprobaría unas vacaciones durante esos plazos, por lo que es discutible. ¡Y sí, he hablado extensamente con la gerencia cuya respuesta fue algo así como "Entiendo que esto es difícil y no hay nada que pueda hacer"!
@Ramhound, ¿está sugiriendo una "enfermedad" 'estratégica' (pero en realidad inexistente) sobre uno de estos plazos? Con respeto, eso va en contra de mi ética, pero puedo ver cómo podría funcionar esto. 1) "Oh, *** Bog se reportó enfermo" 2) Llamada telefónica a Bog "¿Estás seguro de que estás lo suficientemente enfermo como para dejar pasar este plazo? Realmente te necesitamos, etc., etc." 3) uno de a. Bog entrando de todos modos (como sucedió antes) o b. Bog enfrenta una gran investigación cuando se presenta en el trabajo unos días después de haber vencido la fecha límite.
.. por supuesto, mis subordinados sintieron la presión (¡el 10% de la mía!), uno se reportó enfermo el día anterior a la fecha límite y luego tuve que recoger aún más. ¡Y no había nada que pudiera hacer al respecto, ya que nuestras leyes (del Reino Unido) permiten la autocertificación de enfermedad!
¿Seguramente su legislación local le otorga el derecho a obtener bajas por enfermedad, así como una cantidad garantizada de días de vacaciones por año? Por la forma en que describes las cosas, parece que nunca puedes tener unas vacaciones, lo que probablemente sea ilegal. ¿Cuánto tiempo ha pasado desde sus últimas vacaciones? Además, ¿qué tipo de horas trabajas y cuántas horas extra tienes que hacer para cumplir con todos estos plazos? ¿Te pagan por algo de eso?
@BogInMyLeftAndRightShoe, estás sobrecargado de trabajo. Y más allá de eso, no tienes fe en que tus compañeros de trabajo tomen el relevo. Este es un problema de personal y hay poco que puedas hacer aparte de convencer a tu jefe de que estás en un punto crítico. Con seguridad entenderán el mensaje si renuncia, pero asignar tiempo y recursos para la capacitación y/o las nuevas contrataciones es mucho menos costoso. Tal como está ahora, simplemente disfrutan de los beneficios de aprovecharse de ti.
@BogInMyLeftAndRightShoe, tal vez los otros empleados puedan al menos "navegar por el hombro" mientras hace algo, ¿entonces pueden hacer lo siguiente que surja? Funciona para el campo de la medicina: vea uno, haga uno, enseñe uno.
Quiero decir, sin duda podría arreglar la situación renunciando, momento en el que su empleador tendría que descubrir rápidamente cómo evitar que usted no esté allí para la fecha límite (o colapsar y caer en bancarrota si realmente no puede y es tan serio como dices).

Respuestas (3)

En última instancia, este es un escenario CYA. No se ha especificado la formación de otros como parte de su función y, en cualquier caso, no se le ha dado el tiempo para hacerlo. Por lo tanto, debe informar a su gerente sobre sus inquietudes por escrito, luego, si llega al ventilador, tiene evidencia de que planteó el problema y no se hizo nada.

Si su gerente responde positivamente, entonces fantástico: trabaje con él y vea qué puede hacer para aligerar su carga de trabajo y aliviar el factor autobús (y no tenga miedo de decir que necesita un mayor presupuesto para contratar a mejores personas). Pero si no , entonces no es tu problema. Trabaja tus horas, no lo hagas cuando estés enfermo o de vacaciones, vete si quieres irte. Si se quejan, indíqueles la correspondencia anterior.

Me temo que no hay una respuesta mágica a su problema. Tus empleadores simplemente tienen que cambiar el flujo de trabajo para que tengas suficiente holgura para capacitar a tus compañeros de trabajo. Si no pueden encontrar un alivio competente para usted, eso puede significar que tengan que renunciar a algunos clientes u oportunidades comerciales.

Parece que ha hecho esfuerzos razonables para alertarlos sobre esto, pero hasta ahora no han escuchado. Eso puede indicar que sus empleadores son idiotas explotadores preparados para trabajar con usted en una tumba prematura si proporciona un beneficio marginal a la empresa, o simplemente pueden ser tontos y tontos. No está en su poder arreglar ninguno de los dos, y no es su deber salvar a la empresa de la terquedad o lasitud de la gerencia . Es un trabajo, no una santa cruzada.

Puede darle una oportunidad más: dígale a su gerente por escrito que el acuerdo actual no es sostenible y que la empresa se dirige hacia una pared de ladrillos. Desafortunadamente, si se trata de eso, debe comenzar a buscar simultáneamente su próxima posición. Si están siendo explotadores, entonces encontrarán alguna manera de culparte del fracaso inevitable.

El único defecto potencial que veo en su comportamiento es que puede estar subestimando a sus subordinados. En mi experiencia, realmente no puedes aprender un trabajo hasta que realmente tengas la responsabilidad de hacerlo. Todo piloto tiene que hacer su primer vuelo en solitario, y todo cirujano tiene que hacer su primera incisión en un paciente vivo. Sus subordinados cometerán errores, y algunos de ellos pueden ser graves, pero puede estar exagerando cuántos serían catastróficos para la empresa.

Pídale a su jefe que contrate a alguien capaz de "empezar a trabajar" a corto plazo para que pueda tener tiempo para entrenar sus informes.

Si no lo hace, comience a buscar un nuevo trabajo, luego renuncie y lávese las manos una vez que encuentre uno. Si toman sanciones legales o financieras significativas como resultado de ello, no es su problema.

Acordado. Ha cumplido con su deber para con la empresa al señalar su dependencia excesiva de usted personalmente. Si son lo suficientemente miopes como para no actuar, sus ejecutivos eventualmente decepcionarán a sus accionistas. ¿Por qué ese es tu problema?
¿Cómo romper el ciclo de ser un "empleado de carga" por no tener tiempo para capacitar a otros debido a plazos constantes?
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