¿Cómo rechazar un nuevo requisito en el proyecto?

Si tiene un proceso de cambio definido y su cliente está eludiendo el proceso para ampliar el alcance sin pagar por los impactos, entonces dice que no. Usted es parte del contrato y puede decir que no si cree que se está violando el contrato. Es el trabajo del PM.

EDITAR para abordar los comentarios: tienen razón al decir que el cambio es necesario... si es que es necesario. Ellos son, después de todo, el cliente. Donde no tienen razón es en no permitir costos adicionales y tiempo para esos cambios por encima de lo acordado previamente. Cuando se encuentra en un callejón sin salida y ya no puede negociar de manera informal o mediante el proceso de cambio establecido, entonces escala este problema a través de sus contratos y departamentos legales. Ya no es un problema de PM. Sus contratos y departamentos legales iniciarán sus procesos formales para llegar a una solución adecuada o escalarlo a los tribunales.

Por alguna razón, este problema afecta a la industria de TI. Esto nunca ocurre, al menos hasta este punto, en la construcción. Si un cliente aumentara sus requisitos diciendo algo como: "Voy a necesitar que construyas este garaje separado y no, no te pagaré más", el contratista se iría riéndose. Es más confuso o ambiguo con TI y trabajo de conocimiento, pero se aplica el mismo concepto. Di no y luego escala. Deje de trabajar si no puede moverse en el visor original.

Según la redacción de tu pregunta:

¡Y recibí un comentario de que el diseño de la solución está aprobado pero con una condición! Eso para sumar 3 puntos del último documento que analicé.

Entonces parece que han reconocido que su solicitud es más grande que el alcance original y, sin embargo, la quieren sin costo adicional. Esto debe verse como una invitación para que vuelva a ellos con una estimación revisada de costo/tiempo para el alcance más amplio del trabajo. Como aún no han firmado el proyecto, podría decirse que está bien sin un CR, pero tan pronto como lo hayan firmado, cualquier cambio debería, sin duda, estar sujeto a un CR, y eso debería definirse en el contrato. Y eso es cualquier cambio, ya sea que agregue o reduzca el alcance. ¿Por qué? - porque sin una CR, está sujeto contractualmente al alcance original, independientemente de lo que se le haya comunicado. Y extrañamente, a veces una reducción en el alcance en realidad no cambia mucho el costo o la escala de tiempo.

Pero volviendo a la pregunta original: sugiero que solo se arrastra el alcance una vez que se ha cerrado el alcance. No tiene un alcance aprobado, por lo que no puede ser un alcance lento. Es simplemente un conjunto revisado de requisitos. Y deberías aumentar el contrato y que te paguen por entregarlos, ya que han reconocido que son extras que originalmente no habías incluido en el alcance tal como lo entendías. Es un mensaje difícil de recuperar, pero hay que ser duro, de lo contrario lo harán una y otra y otra vez.

Muchos proyectos de estructura similar, donde los contratos legales dominan, adoptan una u otra de dos estrategias:

(1) Órdenes de Cambio Formales: Las partes deben negociar expresamente cada cambio al contrato.

(2) Límites formales de quema: las partes pueden negociar informalmente dentro del alcance del contrato siempre que la cantidad total de dinero gastado no exceda algún "margen de maniobra" acordado.

¿Por qué quieres rechazar lo que pide el cliente? Si su contrato o su forma de trabajar le obligan a rechazar el trabajo que el cliente quiere y por el que presumiblemente está dispuesto a pagar, quizás su modelo de negocio no funcione y no sea culpa del cliente.

La segunda cosa a tener en cuenta es que en cualquier proyecto (supongo que el desarrollo de software), independientemente de los términos contractuales que estén vigentes, es esencial tener un método acordado para gestionar el cambio. Con muy pocas excepciones, no es realista esperar que todo se defina perfectamente en una etapa temprana (o en cualquier etapa). El control efectivo de cambios es lo mejor para su empresa y lo más importante para su cliente.

Lo que sugiero es que acuerde con el cliente cómo se deben tratar estas y futuras solicitudes a lo largo del trabajo. Estoy seguro de que habrá futuras solicitudes, así que prepárate para eso. El compromiso y la retroalimentación del cliente es algo positivo. Comuníquese con sus clientes regularmente, obtenga sus comentarios y actúe en consecuencia, es la forma de hacer proyectos exitosos y clientes satisfechos.

En cuanto al lado comercial, hay dos escenarios comunes: T&M o precio fijo (FFP). Si se trata de un contrato FFP, eso significa que ambas partes han aceptado que el alcance es un asunto de negociación comercial. El gerente de cuentas o el equipo de liderazgo de su empresa debe estar listo para discutir con el cliente qué se incluirá en el precio y qué es un elemento de costo adicional. No debe esperar que el cliente tome las decisiones sobre el alcance por su propia iniciativa. En cualquier caso, le sugiero que permita que los requisitos impulsen el plan en lugar de que el plan limite los requisitos.

Si es T&M, simplemente trate todo lo que está pendiente como un cambio y evite esas complicadas discusiones de alcance.

Una cosa que aprendí de los muchos libros de Herman Holtz (Hermann Holz) sobre "contratos de consultoría" es la idea de las órdenes de trabajo. Un contrato paraguas establece las reglas básicas para que se emitan una o más órdenes de trabajo con alcance y precio individuales durante el cumplimiento del contrato. Se especifica además que todas las revisiones deben ir acompañadas de nuevas órdenes de trabajo que sirvan para formalizar el proceso de cambio. Os remito a sus libros.