Cuando se reembolsa los gastos médicos, debe mantener "registros" para demostrar que los gastos estaban dentro de las clases de costos médicos permitidos. En caso de una auditoría, debe poder 'probarlo'.
Especialmente cuando se retrasa el reembolso durante muchos años o incluso décadas (una forma potencialmente útil de cobrar ganancias libres de impuestos en la HSA), a menudo será imposible volver a un médico específico y solicitar un mejor recibo/factura. por lo que debe asegurarse de tener una buena documentación para empezar.
La pregunta es ¿Qué tipo de papeleo se necesita prácticamente?
Todo el mundo habla de 'recibos', pero la mayoría de las veces solo obtengo una copia impresa de la tarjeta de crédito (esos pedacitos de papel arrancados de dos pulgadas de ancho); aunque normalmente muestra el nombre de la empresa, como "Dr. DoLittle Offices", no enumera las cosas exactas por las que estoy pagando. ¿Fue un masaje? ¿O un estiramiento facial (no cubierto, supongo)? ¿O un reemplazo de cadera?
Muchos, si no la mayoría de los médicos, se niegan a presentar una factura o factura formal, y como tiene que pagar por adelantado, simplemente no lo atienden si no desea pagar sin una factura.
Así que la mayoría de las veces termino teniendo:
Tenga en cuenta que, con bastante frecuencia, estos dos números ni siquiera coinciden exactamente, supongo que si el consultorio del médico no se molesta en perseguirme por uno o dos dólares de diferencia (y yo tampoco cuando pagué de más como 1,73 $).
¿Será eso lo suficientemente bueno cuando el Hombre venga para una auditoría? ¿Alguna experiencia?
Para mí esto fue lo más fácil cuando tenía una tarjeta de débito de la HSA. Generalmente mantengo tres artículos relacionados para cada visita.
El papeleo de la oficina de los médicos. Da los códigos médicos y notas básicas de la visita. Enumera los procedimientos realizados y las pruebas solicitadas.
La Explicación de Beneficios (EOB) de la compañía de seguros. Se reduce la visita a cuánto fue, cuánto pagaron y de qué era responsable.
Periódicamente descargo estados de cuenta de la tarjeta de débito HSA. Luego relaciono cada línea del estado de cuenta con la EOB y el papeleo de los médicos. La declaración enumera el nombre del proveedor, tengo que relacionarlo con la visita específica.
Una hoja de cálculo ayuda.
Con el tiempo, el papeleo del consultorio médico ha cambiado de una copia al carbón a una copia impresa por computadora. A veces, el consultorio médico tiene un portal para pacientes para que pueda obtener todo en forma electrónica.
Nunca pago la factura de un médico en el momento del servicio a menos que se conozca el monto final de la factura. Entonces pagaré un copago en la oficina al final de una visita. Pagaré mi receta cuando la recoja o a través del sitio web. De lo contrario, dejo que me facturen, después de que se haya emitido la EOB. Siempre uso el sitio web de la HSA para enviar los fondos al proveedor en lugar de pasar los fondos a través de mí.
Este año las cosas están cambiando porque ya no tengo fondos de la HSA. Todavía hago las dos primeras partes. Ahora tengo que ser coherente con la tarjeta de crédito que uso para pagar la factura, de modo que no tenga que buscar en demasiadas cuentas para que coincida con la transacción. También me doy cuenta de que el seguimiento no es tan importante para mí, ya que los cambios recientes en la ley fiscal y la falta de fondos de la HSA significan que el seguimiento para fines del IRS ya no es relevante.
No he sido auditado personalmente para las distribuciones de HSA, por lo que esto es solo mi comprensión de las reglas.
El IRS realmente solo se preocupa por tres cosas:
Como usted mencionó, un recibo breve de la tarjeta de crédito del consultorio de un médico satisfaría el n.° 2, pero no tanto el n.° 1. Por otro lado, una EOB o factura satisfaría el n. ° 1 pero no el n. ° 2, ya que no tendrá prueba de cuánto pagó realmente. Así que si tienes ambos:
- un comprobante en papel de la tarjeta de crédito con el monto y la fecha, comprobando que le pagué a ese médico ese día, y
- una copia impresa del sitio web del seguro con lo que el médico les facturó y cuál es mi parte del deducible
... eso sería suficiente para satisfacer tanto al #1 como al #2. El requisito n.º 3 solo sería un problema si el monto que pagó de su bolsillo no coincidió con el monto real facturado por el médico.
Si le pagó de más al médico $1.73 y no se molesta en obtener un reembolso, simplemente reembolse de la HSA $1.73 menos de lo que realmente pagó. De esa manera, el monto de la EOB/factura y el monto tomado de la HSA coinciden. Por ejemplo:
Usted le paga al doctor $150. El seguro luego regresa y dice que el costo es de $148 dólares. Nunca busca un reembolso, por lo que simplemente se reembolsa $ 148 de la HSA y se come la diferencia de $ 2.
Si le paga menos al médico y no se molestan en facturarle el saldo, entonces simplemente reembolse de la HSA lo que realmente pagó. Por ejemplo:
Usted le paga al doctor $95. El seguro regresa y dice que debes $98. El médico nunca le envía una factura, por lo que le reembolsa $95 de la HSA.
Puede hacer las cosas más fáciles para usted si se reembolsa de inmediato los gastos más pequeños ($10-$20 en recetas) y solo deja que los gastos más grandes ($500 en trabajos dentales) "pasen" hasta años después. Esto reducirá el papeleo y podría decirse que reduce la posibilidad de una auditoría del IRS, ya que toma una parte de la distribución con el tiempo, y no solo de una vez.
Ben Miller - Recuerda a Mónica
Aganju
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