Durante una auditoría fiscal del IRS, ¿son los cargos de tarjeta de crédito sin recibo una prueba válida de gastos o necesita una copia física?

Estoy contemplando si debo guardar mis recibos en papel o no. Cargo todo a mi tarjeta de crédito comercial.

Durante una auditoría del IRS, ¿puede reclamar un cargo de tarjeta de crédito como gasto operativo legal o tiene que probarlo con un recibo físico?

Actualmente uso expensify.com para documentar todos mis gastos, pero no tomo una foto ni guardo una copia del documento físico. Solo lo documento revisando cada transacción y comentando para qué fue la compra.

FWIW Mi empleador también usa Expensify. La aplicación hace que sea trivial tomar una foto de los recibos. Eso no lo ayuda actualmente, pero considere hacer uso de esa función en el futuro.
Parte del trabajo de las aplicaciones de seguimiento de gastos es realizar un seguimiento de los gastos de una manera que mantendrá al IRS fuera de su espalda, para cualquier aplicación determinada, vea si esa aplicación tiene herramientas para ayudar a que la presentación de informes sea más fácil. Incluso si no capturó el recibo en Expensify, ¿ingresó algunos detalles sobre los gastos en un informe? Eso podría ayudar a cumplir con la carga de la prueba. ¿El wiki o la base de conocimiento de Expensify ofrecen comentarios o informes para ayudar a informar al IRS?
gran pregunta, veamos algunas respuestas geniales!

Respuestas (1)

Lamentablemente, la respuesta no es en blanco y negro.

El sitio web del IRS define la carga de la prueba de la siguiente manera:

Generalmente, los contribuyentes cumplen con su carga de la prueba al tener la información y los recibos (cuando sea necesario) de los gastos. Debe mantener registros adecuados para probar sus gastos o tener pruebas suficientes que respalden su propia declaración. Por lo general, debe tener evidencia documental, como recibos, cheques cancelados o facturas, para respaldar sus gastos. Se requiere evidencia adicional para viajes, entretenimiento, obsequios y gastos de automóvil.

https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-used/burden-of-proof

Si bien un estado de cuenta de la tarjeta de crédito mostrará el proveedor del artículo en cuestión, no mostrará los detalles del artículo en sí.

Los estados de cuenta de la tarjeta de crédito mostrarán casi lo mismo que los cheques cancelados, con la excepción de que un cheque normalmente tiene un campo de memo donde puede describir cuál es el servicio (que es importante que sea aceptado por el receptor del cheque).

Como resultado, podría presentar argumentos de cualquier manera. Por un lado, se podría decir que el estado de cuenta de la tarjeta de crédito es una prueba documental adecuada, mientras que por otro lado, se podría decir que las anotaciones podrían ser inventadas y no hay forma de verificar si son ciertas.

Desafortunadamente, si usted y el IRS no están de acuerdo, tendrá que llevar el asunto a un tribunal fiscal y obtener una decisión, probablemente demasiado costosa para que valga la pena. Es posible que deba estar preparado para decir: "Está bien, acepto que estos no están debidamente documentados, aquí hay un cheque por el impuesto que debería haber pagado por estos artículos".

Sugeriría que si guardar todos los recibos es una carga demasiado pesada, registre los recibos de las cosas que pueden ser un problema (grandes cantidades, artículos que son inusuales, etc.). Si bien, por ejemplo, una sola transacción de Staples en torno al precio del papel de copia, anotada como "papel de copia", probablemente no necesite un recibo para respaldarla.

Algunas personas implementan una política como: recibos para todas las transacciones superiores a $20; solo para que durante una auditoría nunca se plantee la cuestión de tener documentación inadecuada, y si lo es (el auditor hoy piensa que el umbral debería ser de $15) el impacto no es tan grande.

hola @xirt, dirías que, de hecho, es mejor guardar todos los recibos en papel , ¿es correcto? ¿Cuál es la situación en esto?
Parecería que la respuesta a la pregunta específica "Durante una auditoría fiscal del IRS, ¿son los cargos de tarjeta de crédito sin recibo una prueba válida de gastos, o necesita una copia física?" es lamentablemente básicamente No .. es eso correcto?
Diferentes empresas proporcionan diferentes cantidades de información a las empresas de tarjetas de crédito al realizar los cargos. He tenido boletos de avión que aparecen en los estados de cuenta de la tarjeta de crédito completos con los números de vuelo. También tuve un cargo misterioso por el cual evité por poco presentar un contracargo porque el nombre en el estado de cuenta no tenía relación con el comerciante (el comerciante tampoco tenía idea de cuál era el nombre, pero al comerciante le habían pagado y el por lo demás, la transacción fue correcta). Supongo que la usabilidad de un extracto de tarjeta de crédito dependería de la información que contuviera...
... que normalmente caería en algún lugar entre esos extremos.
Yo optaría por la póliza de solo más de $20, y probablemente solo mantendría escaneos de los recibos en lugar de los recibos reales.
Durante una auditoría fiscal del IRS, ¿son los cargos de tarjeta de crédito sin recibo una prueba válida de gastos o necesita una copia física?
RespuestasAquíPolítica de privacidad1y, 0v