Esto puede parecer un poco extraño, pero me quedé con el problema de compartir los planes del proyecto con el equipo. El objetivo principal que trato de lograr (aunque no estoy seguro de si es correcto) es que todos sepan qué hacer a continuación (y no pregunten sobre esto cada vez que termina con el elemento actual) y ver la imagen completa de las próximas tareas.
Aquí hay una lista de enfoques con sus contras que veo:
También me gustaría reducir la cantidad de software/instrumentos que uso en la gestión de proyectos (actualmente, es un software de gestión de proyectos basado en la web para colaborar con los clientes, asignar tareas/tickets + mis mapas mentales + una de las cosas anteriores) para concentrarme más sobre otros aspectos y no solo copiar y pegar del programa A al programa B.
Si esto ayuda, el tamaño del equipo es de 3-4 personas ahora, los proyectos son sitios web/sistemas web.
UPD: El punto es que no estoy seguro de cuál es el enfoque más eficiente:
digamos, todas las mañanas, dígales a todos la lista de tareas/errores por hacer este día
dar un calendario de tareas para una semana/mes
tarea por tarea. Cuando se complete el trabajo en la tarea A, hable sobre la tarea B.
UPD2: Supongo que no he aclarado esto claramente, pero el problema es que los requisitos cambian todos los días (e incluso durante el día) y pueden surgir nuevas tareas/problemas importantes en cualquier momento.
Espero que esto aclare un poco la pregunta inicial.
Gracias.
Todos trabajan de manera diferente y todos quieren cosas diferentes del gerente. Algunos quieren que les den una tarea, luego la completen, luego les den otra tarea... y así sucesivamente. Algunos quieren conocer el panorama general y que se les deje administrar su propio tiempo y prioridades dentro de él, y solo se les informa cuando algo material cambia. Y otros estarán en puntos diferentes entre los dos extremos. Ninguna herramienta puede resolver esto por ti, porque estás tratando con personas que no encajan en un modelo idealizado.
Lo que haría es tener una sesión de equipo regular pero corta. De 5 a 15 minutos debería ser suficiente. Tómalo a diario si te funciona, o con menos frecuencia si lo prefieres. Si está utilizando una metodología ágil (scrum), entonces debería hacerlo de todos modos. En esa reunión, proporcione los titulares, escuche las señales de advertencia y, según corresponda, reparta las tareas del día. Haga un seguimiento de problemas e inquietudes específicos en un nivel uno a uno fuera de la reunión si es necesario. Por cierto, si acepta requisitos revisados o cambia prioridades a diario, algo anda mal con el trabajo del equipo, o tiene una relación defectuosa con sus clientes, o necesita volver a pensar en la forma en que reacciona ante Influencias externas.
Pregunta: ¿Todos los problemas y solicitudes de cambio vienen a través de usted o directamente a la persona del equipo que está mejor capacitada para manejarlos? Si todos vienen a usted, pregúntese por qué. ¿Por qué debería actuar como un amortiguador? ¿No sería mejor establecer pautas para el equipo para ayudarlos a priorizar y dejar que trabajen dentro de estas pautas, sin tener que involucrarse todo el tiempo?
Si debe tener herramientas, intente usar una hoja de cálculo de tareas "imprescindibles" que imprima y pegue en la pared todas las semanas. Tenga suficiente holgura dentro de esto para permitirle acomodar nuevas demandas no planificadas, y use notas adhesivas para capturarlas y moverlas a medida que cambian las prioridades. Las soluciones de software son posibles, pero el acto físico de mover adhesivos amarillos alrededor de una hoja de papel A3 da una sensación de propiedad, por razones que no puedo entender del todo. ¡También transmite una sensación de urgencia si todos comienzan a acumularse contra el viernes por la tarde...!
Mantenlo simple. Asegúrese de que su equipo sepa hacia dónde se dirige, luego déjelos que lo averigüen. Soy un gran admirador de los procesos formales para optimizar el flujo, la eficiencia y la productividad. Un equipo pequeño como el suyo tiene una forma de crear esto casi naturalmente. Crearán el camino de menor resistencia. Si surge un nuevo requisito, dáselos y luego déjelos ir.
A toda costa, no introduzca otra herramienta.
Me di cuenta de que sentías que usar un "tablero" era una estafa cuando las tareas tenían que reescribirse. No lo veo como una estafa. Creo que lo mejor que puedes hacer por el equipo es ayudarlos a visualizar el trabajo. He encontrado tableros que funcionan mejor para esto.
Los equipos trabajan en "sprints" y completan el tablero con sus tareas y prioridades esperadas cada dos semanas, si se agregan/quitan/cambian cosas en el camino, entonces está bien, probablemente hayamos aprendido algo. Sin embargo, una cosa que hacemos diferente es que cada tarea está asociada con una función o prioridad más grande, por lo que nuestras actualizaciones diarias se centran más en cómo avanzamos para completar la función, que puede ser una tarea.
A veces, esto también ayuda al equipo a acostumbrarse a pensar en lo que deben hacer como equipo, en lugar de individualmente, para que puedan mirar la pizarra y ver dónde podrían ayudar a otra persona con las prioridades actuales en lugar de preguntar qué hacer a continuación. .
En los comentarios sobre herramientas, también usamos algunas herramientas en línea/electrónicas diferentes para la colaboración, pero las reunimos todas en el tablero para una sola lista de prioridades y una discusión diaria. Hemos descubierto que esta es una de las partes más valiosas del uso de una pizarra.
david espina
DCcristal