Escenario: Soy dueño de mi propio negocio (LLC). Hay una conferencia relacionada con los negocios a la que deseo asistir que requiere viajar. Supongo que los pasajes aéreos, los taxis, el hotel y los boletos para conferencias son gastos obvios en los que puedo usar mi tarjeta American Express Business. Pero, ¿y las comidas? ¿Puedo pagar las comidas? ¿Qué otras cosas pueden y no pueden ser gastadas?
La guía del IRS relacionada con el tema. En general, lo mejor que puedo decir es que sus gastos comerciales pueden ser deducibles. Pero depende de las circunstancias y de lo que quieras deducir.
Viaje
Los contribuyentes que viajen fuera de su domicilio por motivos de trabajo podrán deducir los gastos relacionados, incluyendo el costo de llegar a su destino, el costo de alojamiento y alimentación y otros gastos ordinarios y necesarios. Se considera que los contribuyentes están “viajando fuera de casa” si sus deberes requieren que estén fuera de casa mucho más tiempo que un día normal de trabajo y necesitan dormir o descansar para cumplir con las exigencias de su trabajo. El costo real de las comidas y los gastos incidentales pueden deducirse o el contribuyente puede usar una asignación estándar para comidas y requisitos reducidos de mantenimiento de registros. Independientemente del método utilizado, las deducciones de comida generalmente se limitan al 50 por ciento como se indicó anteriormente. Solo los costos reales de alojamiento pueden reclamarse como gastos y los recibos deben conservarse como documentación. Los gastos deben ser razonables y apropiados; no se permiten deducciones por gastos extravagantes. Hay más información disponible en la Publicación 463, Gastos de viaje, entretenimiento, obsequios y automóvil.
Entretenimiento
Los gastos de entretenimiento de clientes, clientes o empleados pueden deducirse si son tanto ordinarios como necesarios y cumplen una de las siguientes pruebas:
Prueba relacionada directamente: El objetivo principal de la actividad de entretenimiento es la realización de negocios, los negocios se realizaron realmente durante la actividad y el contribuyente tenía más que una expectativa general de obtener ingresos o algún otro beneficio comercial específico en algún momento futuro. Prueba asociada: El entretenimiento estuvo asociado con la conducta activa del comercio o negocio del contribuyente y ocurrió directamente antes o después de una discusión comercial sustancial.
La Publicación 463 proporciona una explicación más extensa de estas pruebas, así como otras limitaciones y requisitos para deducir los gastos de representación.
Regalos
Los contribuyentes pueden deducir parte o la totalidad del costo de los obsequios entregados en el curso de su comercio o negocio. En general, la deducción se limita a $25 por obsequios entregados directa o indirectamente a cualquier persona durante el año fiscal. Puede encontrar más información sobre las reglas y limitaciones en la Publicación 463.
Si su LLC le reembolsa los gastos fuera de esta guía, debe tratarse como ingreso a efectos fiscales.
Editar para gastos de comida:
Cantidad de asignación de comida estándar. La asignación estándar para comidas es la tarifa federal de M&IE. Para viajar en 2010, la tarifa para la mayoría de las localidades pequeñas de los Estados Unidos es de $46 por día.
Alternativamente, podría reembolsar a una tarifa diaria
El IRS establece claramente que para que las empresas reclamen la deducción de los viajes, el propósito principal del viaje debe ser comercial. Puede reclamar kilometraje, costos de viaje, viáticos bajo deducciones de impuestos. La tarifa estándar permitida de millaje y viáticos también varía de un estado a otro y el IRS actualiza la tarifa anualmente. Para saber exactamente cuánto puedes ahorrar en deducciones fiscales, puedes utilizar una calculadora de viáticos .
El principio general es que los gastos en los que se habría incurrido sin el trabajo no son deducibles. Si de otro modo no hubiera ido a la ciudad, entonces los boletos de avión son deducibles. Para el alojamiento, normalmente tiene gastos de vivienda, pero los hoteles tienden a ser más caros, además de que probablemente aún tenga que pagar el alquiler/hipoteca en su residencia, por lo que el hotel es un gasto adicional en lugar de un reemplazo de un gasto regular. Las comidas es donde se complica, ya que habría tenido que comer de todos modos, pero las comidas en el camino tienden a ser más caras, por lo que si bien el costo total no es un gasto adicional, parte lo es. El IRS decidió permitirle deducir parte del costo de las comidas, con un tope del 50%.
Ha habido una discusión sobre otro punto en los comentarios, y creo que debería incluirse en una respuesta: técnicamente, puede cargar lo que quiera a la tarjeta de presentación, solo tiene que considerar cualquier cosa que cargue que no sea deducible para ser ingresos. Sin embargo, todavía es legítimo preguntar qué es deducible al decidir cuánto cobrar, ya que es una buena idea mantener las cuentas separadas, ya que de lo contrario la contabilidad se complica. Y si tiene una tarjeta de crédito que está etiquetada como una tarjeta comercial que se usa para gastos personales, eso puede generar señales de alerta.
DJClayworth
usuario4127