Planificación y seguimiento de recursos para múltiples proyectos y equipos

Si usa Microsoft Excel y desea tener una transición fácil a una herramienta que le permita agregar datos y mostrarlos en tableros, entonces le sugiero que pruebe Smartsheet.

Smartsheet se parece a Excel y tiene algunas (pero no todas) las funcionalidades de Excel. Lo que agrega es que comparte las hojas y puede mostrar fácilmente los datos en los paneles. Con Smartsheet, también puede crear planes simples con diagramas de Gantt y agregar seguimiento de recursos. Por lo tanto, espero que tenga una especie de situación plug and play. Puede probar el software de forma gratuita, por lo que no tiene ningún costo.

Le sugiero que transfiera los planes de nivel 1 para cada Proyecto (solo las etapas) a Smartsheet, asigne un PM a cada Proyecto y luego pueda mostrar en un tablero la cantidad de Proyecto por PM, agregue los Proyectos por la etapa en la que se encuentran (manténgalo simple al principio; como iniciado, ejecución, cierre, o algo similar), y muéstrelo en un gráfico de barras o circular, además de mostrar la combinación de la metodología del Proyecto que tiene en otro gráfico.

Manténgalo simple al principio, es decir, construya un Producto Mínimo Viable y luego puede mejorarlo en base a los comentarios de los PM y las Partes Interesadas.

Con respecto a Smartsheet, debo aclarar que actualmente lo estoy usando con una licencia paga como herramienta para implementar algunos de los procesos y técnicas de PM. El software ya estaba en uso en la Compañía y ahora lo estoy usando activamente para respaldar los procesos de PM, mi respuesta se basa en esta experiencia reciente.

Lo que buscas es Project Portfolio Management (PPM)

Si todos sus proyectos están relacionados y se gestionan de manera coordinada, eso es lo que el PMI llama Program Management.

Sin embargo, me parece que lo que tienes son proyectos posiblemente no relacionados. Por lo tanto, diría que debería investigar la Gestión de la cartera de proyectos (PPM) .

quiero una solución simple y práctica

Me temo que con una cantidad tan grande de proyectos, no es realista esperar una solución simple y práctica para la "planificación y el control de recursos". Implicará una cantidad significativa de esfuerzo coordinado en todos los equipos para que esto suceda.

Siguiendo a la comunidad de gestión de proyectos desde 2012, es la primera vez que leo una pregunta que describe muchos equipos y muchos proyectos en tal escala.

En la gestión de proyectos, lo más importante en mi opinión es respetar los plazos y el presupuesto. Tengo en cuenta que cada equipo que diriges tiene un plazo y un presupuesto.

Desde que hice mis cursos de BAA en gestión de proyectos a fines de la década de 1980, las herramientas de gestión de proyectos han evolucionado mucho. Sin embargo, parecen relacionados principalmente con la industria de TI y el mundo de la construcción. Los gerentes que tienen un título en administración de empresas aprenden otras habilidades para administrar un equipo de proyecto además de cómo usar el software de administración de proyectos. Incluso si a muchos gerentes de proyecto no les gusta y lo ven como un control excesivo, una vez a la semana puede llamar a los gerentes de proyecto para ver si se están excediendo del presupuesto y si se respetarán sus plazos. Si no es así, puede tener una reunión con ellos para encaminarlos.

Suena fácil, pero en TI y en el mundo de la construcción, la comunicación sobre estos temas es un punto sensato. Está en juego la reputación del director del proyecto y del contratista. Entonces, haber estudiado en administración de empresas ayuda a manejar las susceptibilidades; aumentar la motivación del gerente y de los miembros de su equipo y desarrolla la calidad de vida en el trabajo.

Puede usar un procesador de textos para hacer un informe semanal que envía a su propio jefe. Cuando un gerente demuestra que puede proporcionar ese tipo de información sin crear tensiones ni resentimiento, los equipos que supervisa crecerán en innovación y determinación.

¿Soy anticuado, para creer que un teléfono, un correo electrónico y un procesador de textos son suficientes para que un gerente sepa realmente lo que sucede en sus equipos de trabajo? No me parece. Desde que apareció el correo electrónico, muchos gerentes se esconden detrás de ellos, no siguen el presupuesto gastado y no controlan los plazos. Entonces, el ambiente de trabajo se transforma en un ambiente competitivo donde algunos equipos ganan y otros equipos pierden; el habitual juego de culpas comienza cuando nadie es capaz de explicar las fallas que ocurrieron.

Demasiadas veces en mi carrera, he visto a empleados culpados por cosas que no hicieron, solo para proteger el trabajo y la reputación de otro. En unos años, esa fase habrá terminado y dar una llamada telefónica a todos los gerentes de proyecto se percibirá como un trabajo normal que crea un ambiente de trabajo divertido para trabajar.

Esos son principios generales de gestión, pero levantar el teléfono, enviar un correo electrónico y escribir un informe global es la verdadera prueba de competencia en gestión.