Estoy en una organización de distribución de tamaño mediano que tiene de 20 a 30 empleados con alrededor de 40 distribuidores y 100 ubicaciones en América del Norte. Nuestro problema actual es la naturaleza lenta de administrar los contactos de distribuidores externos para nuestros empleados. Me gustaría saber si alguien tiene alguna recomendación o idea sobre la mejor manera de administrar los contactos.
Actualmente estamos invertidos en Exchange Online/SharePoint Online y usamos carpetas públicas y listas de distribución para administrar los contactos de cada territorio. También tenemos un portal de distribuidores separado en el que creamos usuarios para distribuidores en función de los contactos externos que se ingresan en las carpetas públicas.
Nuestros escenarios de uso típicos son correos electrónicos que se envían a distribuidores específicos o a todos los distribuidores sobre ciertas actualizaciones de productos. El correo electrónico también se envía a tipos de usuarios, ya sea a todos los gerentes de ventas o a todos los gerentes de servicio de un concesionario.
Nuestro equipo de ventas copiará los contactos de las carpetas públicas en sus contactos de la carpeta de Outlook para sincronizar los contactos con su teléfono. Si desea actualizar los contactos, debe eliminarlos y volver a descargarlos desde la carpeta pública a su carpeta de contactos de Outlook.
En general, es una gran cantidad de reingreso de datos y puede ser difícil para el equipo de ventas administrar sus propios contactos, especialmente los que no son expertos en tecnología y requieren el tiempo de otros empleados para hacerlo por ellos.
Hemos mirado opciones como SalesForce y otros CRM, pero parece una forma muy costosa de conseguir lo que queremos. Me pregunto si hay algún servicio o mejores formas de administrar estos contactos en una organización. ¡Los ejemplos serían muy apreciados!
¿Es solo un contacto de correo electrónico u otra información como teléfono, dirección postal, etc.? Si solo envía un correo electrónico, puede considerar configurar un servidor de listas.
En mi trabajo, tenemos que contactar a varios grupos de personas en función de cosas como clasificación de puestos, clasificación de grado de pago, si están asociados con un curso, etc. Obtenemos información de HR/ITS para automatizar la creación de estas listas, pero también entregamos información a mano. administrar algunas listas (todos los jefes de departamento y sus asistentes administrativos, etc.).
Las listas están bloqueadas: algunas personas (nuestro rector, el presidente de la universidad, sus asistentes administrativos) pueden enviar a cualquier lista sin necesidad de aprobación. Cualquier otra persona puede enviar, pero uno de nosotros, los administradores de la lista, debe aprobar el mensaje que se envía. Las listas están configuradas para que la dirección de respuesta sea SÓLO la del remitente original (sin mensajes de lista con "OK, gracias") y para que los usuarios no puedan darse de baja por sí mismos.
Existe una gran cantidad de buenos programas de servidores de listas, tanto gratuitos (libres) como gratuitos (gratis) para todo tipo de servidores de correo y sistemas operativos host. Usamos Lyris, pero probablemente por costumbre, ya que lo hemos estado usando durante más de 10 años.
Si todavía está buscando algo que lo ayude a administrar sus contactos, le aconsejo que eche un vistazo a la plantilla de la aplicación Mailing Contacts en Simitless .
Divulgación completa: soy parte de la startup que diseñó esa plataforma. Acabamos de lanzar recientemente, todavía en versión beta. Si quieres probarlo y necesitas ayuda, definitivamente puedo echarte una mano. Solo ponte en contacto. Puede modificar cualquier plantilla a su gusto.
Derek