¿Existe alguna alternativa al servidor MS-Project para crear un plan de implementación colaborativo?

Preguntas objetivas:

  • ¿Cómo coordinan los planes de implementación entre equipos? ¿Sigues usando el Excel de la vieja escuela para estos planes?
  • ¿Cómo se reorganizan las tareas de forma que no se rompan las dependencias entre ellas y se recalculen los tiempos? Recuerde que no es posible usar un archivo de MS Project para el plan de implementación, ya que hay algunos equipos que no tienen acceso a una instancia de MS-Project.

Algunos antecedentes:

En mi último proyecto, durante la etapa de implementación, tuvimos que coordinar 6 implementaciones 'paralelas' (hay 2 líneas comerciales diferentes + 3 regiones comerciales diferentes). Cada implementación se formó con alrededor de 10 descripciones de tareas de alto nivel, sin demasiados detalles, para ser un plan de implementación de proyecto de alto nivel para ser utilizado en todos los equipos involucrados.

Como lidiamos con más de 10 equipos diferentes en todo el mundo, las diferencias horarias eran difíciles de manejar. Construyo una hoja de Excel aproximada con algunas fórmulas semiautomáticas para calcular automáticamente las dependencias de tiempo en función de la tarea + el tiempo necesario para cada tarea. Por lo tanto, al cambiar el tiempo necesario para una tarea, todas las dependencias se calculan automáticamente.

Resulta que para las personas que no están familiarizadas con Excel (o no tienen tiempo para verificar las fórmulas), no fue fácil reorganizar las tareas. MS-Project estaba descartado porque, como ya se dijo, algunos equipos no tienen acceso a las instancias de MS-Project.

Además, durante el despliegue, se aconsejó a todas las partes involucradas que actualizaran esa hoja y la compartieran con todos los asistentes.

A partir de esta experiencia, creo que sería genial si hubiera una manera de:

  • Presente acciones de implementación (tal vez en un formato similar a un diagrama de Gantt, pero ¿en horas?) donde los gerentes podrían reorganizar fácilmente las tareas, manteniendo sus dependencias y recalculando sus tiempos.
  • Durante la fase de implementación, todos los equipos podían comprobar de forma colaborativa cuándo se había realizado una tarea.
  • Durante la fase de implementación, los responsables de cada tarea podrían marcar las tareas como completadas.

Algunas posibilidades:

  • Sigue usando el viejo amigo Excel
  • Use un proyecto de MS (no estoy seguro de si funcionaría), pero solo tiene el PM actualizándolo
  • Actualice de alguna manera los resultados de MS Project en un SharePoint
Tengo la sensación de que la única forma en que podrá lograr todo esto es implementar MS Project Server. ¿Alguna posibilidad de inversión en software? Parece un poco loco ejecutar un proyecto en diez distribuidos globalmente usando Excel...

Respuestas (4)

Nunca he probado esto, así que tómalo con precaución.

Hay una herramienta de presentación llamada prezi , que se basa en la experiencia de hacer zoom. ¿Qué pasa si dibujas una línea de tiempo y pones las fechas importantes en un prezi ? Con la experiencia de zoom, uno puede ver el panorama general o hacer zoom en un pequeño detalle. Por lo que recuerdo, uno puede compartir un prezi con otros.

Me gusta mucho Prezi, pero no estoy seguro de que encaje en la parte de 'fácil de actualizar'... sería interesante, por otro lado, mantener las 'capas de planificación' en el mismo lugar.

Hay una gran cantidad de herramientas gratuitas de diagramas de Gantt en línea disponibles. Puede rastrear algunos de ellos y ver cuáles satisfacen sus necesidades. Hay una discusión sobre esto en LinkedIn que podría ayudarlo a comenzar. Si sigue esta ruta, le sugiero que trabaje con una herramienta gratuita que sea al menos compatible con Project para que aquellos que tienen una instancia de Project puedan usar una herramienta con la que estén familiarizados.

Vi esa discusión de LinkedIn antes de plantear la pregunta, pero como nunca vi ninguna de esas herramientas, preferí plantear la pregunta aquí en nuestra comunidad. Además, no estoy seguro de que un diagrama de Gantt habitual admita mostrar tareas en una hora (no estoy muy acostumbrado a MS Project, pero cada vez que lo usé, todas las tareas se presentaron en granularidad de un día).
Puede hacer zoom por hora en Project (al menos en MS 2007).

Para sus necesidades, la única solución viable es utilizar MS Project Server. No hay forma de usar Excel y usar solo MS Project y trabajar con archivos tiene la desventaja de no poder trabajar simultáneamente con los mismos datos.

Pero esto se convertiría en un problema de costos... Una alternativa menos costosa sería RationalPlan Server .

Después de leer el comentario que tenemos aquí ( pm.stackexchange.com/questions/1761/… ), no estoy seguro de si incluso MS Project Server se ajustaría a la solicitud...

Un gerente de proyecto experimentado me aconsejó que hay una función (relativamente nueva) para controlar dichos procesos sin sobrecargar al PM con detalles técnicos: es el Gerente de lanzamiento , que tiene entre sus responsabilidades, ser el enlace adecuado entre las distintas unidades comerciales para garantizar la entrega oportuna y sin problemas de productos de software o actualizaciones.

Creo que este enfoque sería similar a la opción #2 en la pregunta original, con la ventaja de no sobrecargar al PM.

El proyecto aún podría considerarse colaborativo, ya que todos recopilarían actualizaciones en el Administrador de versiones, quien se aseguraría de que el Plan de implementación esté actualizado y disponible para la comunidad involucrada (en cualquier lugar que el proyecto usaría para almacenar la documentación).

¿Existe alguna alternativa al servidor MS-Project para crear un plan de implementación colaborativo?
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