¿Es una estrategia eficiente implementar herramientas colaborativas como Office 365 solo para un subconjunto de empleados? [cerrado]

Trabajo para una empresa industrial con muchos negocios realizados en back-office (incluidos diseño, ingeniería, I+D). La empresa decidió (y confirmó su decisión varias veces) tener una implementación muy lenta de las herramientas de colaboración de Microsoft 365, en una escala de 5 años, hasta 2025. La decisión apunta a ahorrar dinero en licencias.

Nota: Mi preocupación se centra principalmente en las herramientas colaborativas en línea de Microsoft 365 (Teams, Tasks, OneDrive), no en el paquete de escritorio regular de Microsoft).

Cada año, obtenemos una cantidad de licencias que representa aproximadamente el 20 % de nuestra plantilla. Y ahora parece que estamos contemplando la idea de no implementarlo para todos a largo plazo, limitándolo a las personas "que realmente lo necesitan". Se argumenta que el retorno de la inversión en "poco claro".

Todas las demás empresas con las que trato han implementado herramientas de Microsoft 365 (o una plataforma similar) a gran escala, de inmediato y, a veces, hace mucho tiempo. ¿Es esto "una cosa" en otras empresas para seguir con la antigua forma de trabajar anterior a la pandemia, para ahorrar dinero en licencias?

Actualmente no estoy seguro de la actitud que debo tener. ¿Debería seguir tratando de convencer a la gerencia de que la decisión es incorrecta? ¿O debería aceptar la situación tal como es, tratar de hacer el mejor uso de las licencias que tenemos y esperar poder demostrar el valor de tales herramientas de colaboración a largo plazo?

Hay otras opciones entre licenciar Office365 y dejar a los empleados fuera del circuito de comunicación al no darles nada. Podría, por ejemplo, ordenar las instalaciones de LibreOffice y brindar a todos una suite ofimática en la que nadie pague por las licencias.

Respuestas (2)

en realidad no se implementa para todos a largo plazo, limitándolo a las personas "que realmente lo necesitan" .

Esto es como decir que solo las personas que realmente necesitan trabajar podrán trabajar.

Entonces, la mejor estrategia es despedir a los empleados que de todos modos no harán un trabajo útil. No solo ahorra dinero en licencias, sino también dinero en salarios.

¿Estamos solos ahí fuera?

De nada. El mundo está lleno de tales empresas y tales gerentes. Para un poco de (triste) diversión, es posible que desee consultar thedailywtf.com y dilbert.com .

ahorrar dinero en licencias?

Las empresas que se enfocan más en ahorrar, en lugar de invertir o gastar con cautela, son las empresas que en realidad están cayendo. Solo luchan por retrasar el momento de tocar fondo.

Nota: hay una gran diferencia entre "ahorrar" por un lado y "recortar pérdidas" o "no gastar inútilmente", por otro lado. El resultado puede parecer similar, pero los detalles y el contexto son muy diferentes.

¿Es una estrategia eficiente implementar herramientas colaborativas como Office 365 solo para un subconjunto de empleados ?

En realidad, sí. Los empleados que solo golpean clavos con martillos realmente no necesitan herramientas de Office. El personal responsable de la limpieza tampoco necesita Office. Los ejemplos pueden continuar. Una posible excepción: es posible que los administradores de esas personas realmente necesiten usar Office.

Imagine que es un empleado al que de repente se le pide que revise algo, pero descubre que no hay una licencia de software, por lo que ahora necesita encontrar una forma de abrir el documento que se le envió. ¿Cuánto le costaría eso a la empresa (intentar tomar prestada la computadora de otra persona u obtener una copia impresa y luego tratar de transmitir sus sugerencias en papel?) OpenOffice en la computadora de todos y haga que alguien de su equipo soporte la suite ofimática gratuita.
Ya tengo el problema de que no tengo las herramientas adecuadas para el trabajo, simplemente no se trata de Office. Sin embargo, la pregunta no era sobre cuáles son las alternativas más baratas. Desafortunadamente.
No entiendo. Si tienes dos opciones, una que requiere licencias pagas y otra que realiza las mismas operaciones en los mismos documentos pero no requiere licencias pagas, ¿cómo es que usar la que es más barata no es "la herramienta adecuada"? Si proporcionaran diferentes funcionalidades, podría entenderlo, pero no son funcionalidades diferentes, en este caso es como decir "No puedo pagar suficiente jabón de marca, entonces, ¿cómo puedo lavar toda mi ropa?" Las respuestas son "tener menos ropa o usar jabón más barato que no sea de marca"
MS Office tiene características que los usuarios avanzados realmente usan, los usuarios normales no. Así que tiene 3 malas opciones: 1. todos obtienen MS Office -> cuesta dinero 2. todos obtienen LibreOffice (es mejor que OpenOffice) -> los usuarios avanzados sufren 3. usted mezcla MS Office y LibreOffice -> se rompe cada vez que los usuarios avanzados comparten algo con un usuario habitual. Lo que sucede con tanta frecuencia que 1. suele ser la alternativa más barata.
@Benjamin Esas características incluyen la incorporación de VBA y plantillas preconfiguradas, así como la integración en sistemas remotos, el llenado automático de formularios y otros elementos. Por favor, no trate a una persona que tiene experiencia programando contra estos sistemas (en ambas plataformas) como alguien que no sabe. Sí, habrá un costo de adopción para migrar, incluso si son casi iguales; pero, ese costo es tiempo y no dinero. Si crees que pagar las tasas de licencia es la alternativa más barata, entonces págala y deja de quejarte.
@EdwinBuck: No entiendo tu punto en absoluto. Parece que eres un defensor de LibreOffice. También estoy abierto (y doy la bienvenida) al software libre, pero la discusión aquí es diferente. Además, tenga en cuenta que el precio no es el único factor a considerar al comprar cualquier cosa. Entre otros, los costos de soporte son muy importantes. El cumplimiento de las normas también es importante. La usabilidad en ciertas situaciones puede cambiar la decisión (p. ej., seguridad funcional o pasiva). Desde mi punto de vista, las herramientas de oficina deberían estar totalmente prohibidas en los proyectos de ingeniería. Hay herramientas dedicadas para ayudar a que las cosas sucedan.
@virolino Abogo por que todos tengan un procesador de textos y un programa de hojas de cálculo. Algunas personas cometen el error de pensar que solo la suite de Microsoft Office puede manejar estos elementos, cuando hay alrededor de 12 procesadores de texto y programas de hojas de cálculo diferentes que pueden manejar documentos creados en Microsoft Office. Entonces, si no puede comprar las licencias, lo mejor que puede hacer no es decir "no puede participar en el trabajo si está en Word o Excel", sino "use este programa de hoja de cálculo/procesador de texto compatible". LibreOffice es solo uno de muchos, no importa cuál uses.
@virolino En cuanto a tu opinión, es una tontería. Las presentaciones (PowerPoint) a menudo se requieren para comunicar ideas de manera efectiva. La documentación puede existir en muchas formas, una de las cuales es un documento de Word. El cálculo de estadísticas simples sobre el rendimiento a menudo necesita más que una calculadora (Excel). Si yo, como ingeniero, tuviera que trabajar sin estas herramientas, encontraría reemplazos. Si no se me permitiera usar reemplazos, encontraría un empleador de reemplazo.
"Si yo, como ingeniero, tuviera que trabajar sin estas herramientas, encontraría reemplazos". Pues ya son recambios. Y en realidad, malos reemplazos. Si aún no ha oído hablar de ingeniería de requisitos con trazabilidad y estadísticas, herramientas de gestión de pruebas (con trazabilidad y estadísticas), rastreadores de errores (estadísticas incluidas), etc., entonces es una pena. Un ingeniero debe trabajar con herramientas de ingeniero, no con herramientas de secretaria. Y todo lo que acabo de decir debería ser la norma no solo para el desarrollo de software, sino para casi todo lo demás.

El mensaje que la empresa envía a quienes se encuentran en la última mitad del despliegue de implementación es que no importan. Eso es cierto, incluso si el lanzamiento se realiza en unos pocos meses, se agrava si lleva años.

Lo que esto hace es exponer los documentos de la empresa a la sucia Internet. Si hay un documento que el empleado x tiene que leer, editar y enviar, pero el software del equipo de la empresa es antiguo, el empleado enviará el archivo a la computadora de su casa, hará las modificaciones y luego lo devolverá. Ahora ese documento de propiedad de la empresa se encuentra en la PC de su hogar o en Google Docs.

¿Es esto "una cosa" en otras empresas para seguir con la antigua forma de trabajar anterior a la pandemia, para ahorrar dinero en licencias?

Para algunas empresas, esta es la forma normal de operar. Observan el costo de las licencias y otras herramientas, y piden a los empleados que usen sus propias herramientas. He visto empresas limitar a los empleados a un solo monitor pequeño antiguo, en lugar de gastar unos cientos en un par de monitores grandes. El costo del hardware que pueden ver, el costo de la ineficiencia está oculto.

dado que OP también dijo que no todos obtienen onedrive, estos archivos estarán gradualmente en más y más servicios de intercambio de archivos. ¡Así que no solo se trata de Google Docs, sino también de Dropbox y sus amigos!
¿Es una estrategia eficiente implementar herramientas colaborativas como Office 365 solo para un subconjunto de empleados? [cerrado]
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