Los problemas de comunicación en los proyectos son muy comunes. A menudo, el consejo que damos o recibimos de otros es comunicarnos más y ser más transparentes, y la mayoría de las veces funciona.
La pregunta es ¿hasta dónde debemos llegar con este enfoque? ¿Es posible sobrecomunicarse en un proyecto? ¿Conoce situaciones en las que la comunicación se convirtió en un problema no porque no fuera suficiente sino porque había demasiado?
No creo que el exceso de comunicación sea algo malo. De hecho, repetir su mensaje, visión y estado es realmente crítico. No todo el mundo "lo entenderá" la primera vez, ni siquiera la segunda. Y no estoy hablando de una diferencia de inteligencia aquí. Pensar que todo el mundo sabe lo que necesita saber es una suposición y debe tratarse como tal. Si no recuerdo mal, es una cita de Dale Carnegie que dice algo así como "Dile a tu audiencia lo que vas a decir, dilo y luego diles lo que acabas de decir".
La comunicación regular y abierta del estado del proyecto y otras cosas también genera confianza . A veces, las personas creen que pueden conservar el poder o el control limitando la comunicación. Esto está mal ya que rápidamente resultará en desconfianza. O los rumores comienzan a extenderse. Especialmente en los esfuerzos de cambio críticos, estos pueden ser devastadores.
Entonces, en caso de duda, siempre es mejor sobrecomunicarse que subcomunicarse.
Si tiene miedo de enviar spam a las personas con demasiados detalles, puede trabajar con titulares o resúmenes, con un enlace a más información para quienes lo necesiten.
Absolutamente puedes sobre-comunicarte.
Las comunicaciones del proyecto deben proporcionar información que sea relevante para el oyente. Ya sea una actualización del estado de la tarea para un gerente de proyecto, aclaraciones adicionales sobre un paquete de trabajo para un miembro del equipo o un informe de presupuesto para un patrocinador, por ejemplo.
La comunicación no debe ser un flujo de conversación no estructurado. La comunicación efectiva no es más comunicación sino más bien una comunicación significativa.
Como gerentes de proyecto, es nuestro trabajo delegar problemas y administrar las comunicaciones. Cuanto más trabajo tratamos de asumir nosotros mismos, menos comunicación podemos hacer.
Leí su publicación de blog y su pregunta involucró a 150 personas. ¡Es un gran equipo y muchas vías de comunicación!
De acuerdo con este artículo, ¿Cuántos empleados deben administrar sus supervisores? 20 es el número máximo de empleados recomendado para que un supervisor administre cuando hay un amplio rango de control. ¡Con un rango de control estrecho, el autor recomienda que los supervisores manejen no más de 5 a 6! Dado que los gerentes de proyecto a menudo son responsables de coordinar muchas áreas, generalmente tienen un amplio rango de control y delegan la propiedad a otras personas o grupos.
Con 150 personas, deberá dividir las 150 en grupos de 20 o menos. Sus vías de comunicación consistirían entonces en un enlace dentro de cada grupo, a quien usted responsabiliza de garantizar las comunicaciones.
El enlace no tiene que ser un supervisor o un gerente, solo alguien del equipo que haya aceptado la responsabilidad de comunicar información al equipo y pasarle la información de manera proactiva.
Para que esto funcione, quiero enfatizar que debe responsabilizar personalmente a los enlaces por estas comunicaciones. Cuando no se comunica la información, debe preguntarle a esa persona por qué y qué planea hacer para mejorar. Es su trabajo mantener a la gente actualizada.
Joel Spolsky tiene un excelente artículo con respecto a su pregunta y, a partir de su conclusión, está claro que la respuesta es sí, es posible comunicarse en exceso :
Cuando comenzó su empresa, probablemente hizo un gran trabajo de comunicación. Todo el mundo se lo contaba todo. Y a sus clientes les encantó, porque cuando llamaron para preguntar sobre su orden de compra, todos sabían dónde estaba. Pero a medida que creces, no puedes seguir contándoles a todos sobre cada orden de compra, por lo que tienes que inventar sistemas de comunicación específicos para que las personas adecuadas se enteren exactamente y nadie más. No porque sea confidencial. Porque es una pérdida de tiempo.
Si sigue los enlaces, encontrará The Windows Shutdown crapfest , un ejemplo interesante y la respuesta, de un ex empleado de Microsoft a la pregunta de Jeol sobre cuántos Microsofties se necesitan para implementar el menú Off .
Como líder tienes que dar lo que tu equipo necesita , no lo que ellos quieren.
Pregúntese:
Si dos o más respuestas de estas preguntas son "Sí", entonces está bien compartirlas.
La mejor manera de saber si la información compartida está dando un resultado positivo es pedir comentarios a su equipo. (Se puede realizar de manera personal e informal o mediante encuesta anónima)
Estoy de acuerdo con Marcos. Agregando que un plan de comunicación es muy importante para el éxito de la comunicación. Con el plan de comunicación paro los famosos “emails de reunión”.
Los 'correos electrónicos de reunión' son esos correos electrónicos que copian a todos, todos responden y no se tomó ninguna decisión.
El problema con el exceso de comunicación es que es difícil de detectar y controlar. Especialmente porque las personas que lo crean piensan que lo están haciendo bien.
Esta es una gran pregunta.
No tengo mucha experiencia en la gestión de proyectos, pero creo que he visto un exceso de comunicación en los proyectos, por ejemplo, cuando me uní a un proyecto de caridad, algún grupo autoorganizado. Bueno, en realidad, creo que los proyectos voluntarios son del tipo que se sobrecomunica fácilmente.
El problema es que: todos los participantes son voluntarios, por lo que es difícil hacer cumplir la decisión. A la gente le encanta discutir cosas, expresar ideas, pero parece que nunca se va a encargar. Porque no tenemos un plazo claro, el trabajo no se paga y todos tenemos "ideas geniales" para hacerlas realidad antes de que el proyecto llegue a su fin. Como lo veo ahora, podría ser una falta de liderazgo, que fue responsable de eso.
Otra razón posible: decir es más fácil que hacer, y a la gente le encanta hacer cosas fáciles. Por ejemplo, en un proyecto abierto, es muy tentador recopilar mucha información que nunca usaría. Por ejemplo, para crear un nuevo producto, que puede tardar varios años en estar en el mercado (yo no he estado, pero uno de mis amigos sí). La fase de investigación se extiende durante mucho tiempo, lo que puede estar relacionado con el hecho de que recopilar datos de mercado (necesidades de los usuarios, productos similares,...) es mucho más fácil que "inventar" algo nuevo.
En resumen, la comunicación no es buena o mala. Será bueno siempre que se concentre en el problema y no rompa el programa predefinido.
Desafortunadamente, sí, la comunicación excesiva puede convertirse en un problema. He encontrado esta área muy difícil de medir, y por lo tanto resolver, ya que lo que puede ser interesante para algunas personas puede ser un área de preocupación y conflicto para otras.
Personalmente, me he encontrado con varios problemas al comunicar cambios potenciales en la asignación de recursos del proyecto. Siempre he pensado que la transparencia es la clave para construir la confianza de un equipo y la conciencia de lo que está pasando en el proyecto a diferentes niveles. Sin embargo, existe el riesgo de que los miembros del equipo perciban cierta información como una amenaza para sus trabajos o malinterpreten el propósito de las decisiones de la alta dirección.
Desde mi punto de vista, seguiría comunicando todo lo relacionado con los paquetes de trabajo, los problemas abiertos y el estado actual de las tareas asignadas, pero discutiría con mi línea superior para establecer un plan de comunicaciones, entregado por un especialista en comunicaciones (función independiente que reporta a un nivel diferente de gestión), para información como la reasignación de recursos (planes de subcontratación especialmente), restricciones presupuestarias y cualquier otro tema delicado.
En mi trabajo actual, tenemos una persona a cargo de publicar comunicaciones en referencia al estado general del proyecto por correo electrónico y publicaciones en nuestro sitio de SharePoint. En caso de que haya alguna pregunta dentro de mi equipo, la discutimos abiertamente en nuestras revisiones y dirijo sus inquietudes a mi gerencia de línea para obtener más apoyo. Esto me ayuda a reducir mi nivel de participación en cualquier asunto aparte de mis funciones.
Consulte también: http://www.scottberkun.com/blog/2010/how-to-stop-overcommunication/
Sean Earp
Pawel Brodzinski
Hoang Long
Pawel Brodzinski
Incógnito