Entrevistas para habilidades de MS Project

P: ¿Cómo hace que la información de MS Project esté disponible y sea comprensible para los miembros del equipo que no son de PM?

R: Por lo general, esto implicará vistas impresas en PDF, exportaciones a Excel, a veces las personas han experimentado Project Server y la respuesta implicará informes basados ​​en la web.

P: ¿Cómo determina MS Project que una tarea se encuentra en la ruta crítica?

A - Si la holgura total es <= 0, está en la ruta crítica. Dependiendo de la versión esto se puede configurar.

P - ¿Qué es la ruta crítica?

A: es la ruta más larga de tareas hasta una fecha límite o hasta la última tarea del proyecto.

P - ¿Establece predecesores o sucesores para las tareas de resumen?

R - Depende de a quién le pregunte y su organización puede tener orientación al respecto. Personalmente, nunca hago esto porque tiende a ocultar tareas que pueden estar en la ruta crítica.

P - ¿Prefieres programación automática o manual? ¿Por qué?

R - Una vez más, más de un punto de discusión. Hay razones por las que ambos tienen sentido. Uso automático y, a veces, establezco restricciones tarea por tarea. Los horarios pequeños a veces están mejor con la programación manual. Cuanto más experimentado sea alguien con MS Project, creo que es más probable que use la programación automática.

P - Digamos que alguien quiere una vista personalizada para su equipo, ¿cómo podría hacerlo?

R: Por lo general, la respuesta es configurar un campo de texto personalizado con una lista de selección, asignar los nombres de los equipos a las tareas, filtrar en ese campo e imprimir en PDF o exportar a Excel. Una solución más avanzada es crear una vista personalizada.

P - Dime dos formas de filtrar en Project.

A - Uno es con los filtros automáticos. Dos es crear un filtro personalizado.

P - ¿Ha utilizado la nivelación de recursos? ¿Cuáles son las trampas?

A - De nuevo más de un punto de discusión. El mayor escollo puede ser que la nivelación puede retrasar las tareas en el tiempo si no se configura correctamente. A la mayoría de la gente no le gusta eso.

Esperemos que estas preguntas estimulen una conversación y alguna reflexión sobre la herramienta. Como sabe, MS Project es muy rico y, por lo tanto, muy complejo. Casi siempre hay más de una manera de hacer cualquier cosa.

¡Espero que ayude!

Editar: Uno más -

P - ¿Cuándo NO usaría MS Project para programar un proyecto?

A - Proyectos "pequeños". Para mí eso significa no más de 50 tareas y no más de uno o dos meses de duración. Una excepción aquí es si se trata de un programa que se compone de muchos proyectos pequeños que deben estar vinculados para mostrar la ruta crítica o informes en todo el programa (o cartera)

Creo que debe tener mucho cuidado al usar el conocimiento de MS-Project como desempate. No estoy convencido de que eso te ayude mucho. En el caso de que tuviera dos candidatos deseables o con la misma experiencia, obviamente tiene que elegir algo entre ellos, pero dudo que estén tan cerca que solo las habilidades de MS-Project los diferencien.

La dificultad es esta: es una herramienta tan enorme y compleja, con tantas formas diferentes pero entrelazadas de lograr el mismo resultado, que el conocimiento de cualquier elemento funcional no se correlaciona con la competencia de ningún PM individual. Los grandes gerentes de proyecto pueden ser basura con MS-P, y los usuarios expertos de MS-Project, con planes de MS-Project fantásticamente detallados (sé que un diagrama de Gantt no es un plan de proyecto desde un punto de vista purista, pero lo es desde un punto de vista detallado). punto de vista de facto con cada uno de los PM que he conocido), pueden, sin embargo, ser incapaces de salir de una habitación a oscuras.

Para resumir, siempre intentaría encontrar algún otro correlato de la competencia de PM antes de ver qué tan bien conocen MS-Project.

Sin embargo, si insiste en que este es el camino a seguir, ofrezco lo siguiente (tenga en cuenta que no tengo la intención de proporcionar respuestas, deliberadamente, ya que permitiría a los futuros candidatos "hacer trampa" cuando se les hagan tales preguntas):

• Discuta por qué los gerentes de proyecto incluso usan MS-Project (o algún otro software de planificación y programación de proyectos) en absoluto. He visto muchos planes de proyectos hechos a mano en Excel y hay momentos en que esto es completamente razonable. Si el candidato sabe cuándo y por qué esto a veces es apropiado, demostrará una comprensión de cómo se pueden usar sus planes y también comunicarlos a las audiencias y por qué eso es importante.

• ¿Cuáles son las limitaciones de MS-Project? Esta es una pregunta con trampa porque, dado que es tan flexible, una limitación en un área de uso puede no ser evidente en otra área de uso, pero las respuestas del candidato pueden iluminar cualquier dificultad que encuentre con el producto y, a partir de ahí, es posible que pueda juzgar su competencia con MS-Project y algunas de las características más desafiantes de la planificación y programación de proyectos en general

• ¿Para qué usamos las restricciones y cuándo deben usarse? Los PM sin experiencia tienden a sobrecargar su plan con restricciones. Si su candidato entiende esto y, lo que es más importante, explica por qué es una mala idea (y qué hacer en su lugar), entonces tendrá a alguien que entienda algunos de los problemas comunes que la gente tiene con MS-Project y cómo evitarlos.

• ¿Cuál es su conjunto estándar de pasos que sigue cuando inicia un nuevo MS-Project por primera vez en un nuevo proyecto? Esperaría ver algunas tareas relacionadas con los calendarios del proyecto, el tiempo de trabajo, las vacaciones del proyecto, etc. Pero el candidato deberá poder explicar lo que está haciendo y, lo que es más importante, por qué está siguiendo estos pasos. El hecho de no hacerlo bien conduce a problemas comunes y potencialmente graves en el futuro. Conocer y comprender estos efectos demostrará que un PM ha enfrentado y conquistado estos problemas comunes de "principiantes".

• Una cosa es usar MS-Project para crear un plan para un proyecto antes de que se inicie. Pero, ¿cómo utiliza MS-Project un PM una vez que el proyecto está en marcha? Los buenos candidatos deben poder guiarlo a través de los pasos que realizan durante un proyecto y, lo que es más importante, por qué los hacen. ¿Cuáles son las razones de estos pasos, cuáles son los resultados, qué problemas están tratando de evitar? ¿Cuándo dejan de actualizar MS-Project ?

• ¿Cómo agregaría contingencia a un plan de MS-Project? Otra pregunta un poco engañosa, ya que hay muchas maneras de hacer esto, ninguna más correcta que las otras, pero la conversación aclarará los puntos de vista del candidato sobre la contingencia en primer lugar. En cualquier caso, la forma en que se representa en el plan es muy importante y puede generar, o resolver, muchos problemas futuros comunes. Si el candidato puede demostrar una comprensión de esto y cómo implementarlo, entonces las señales son buenas

Por último, le insto a que sea un poco más circunspecto en su opinión de que "... la mayor parte del conocimiento del software se puede obtener después del hecho". Con MS-Project es muy fácil adquirir las habilidades básicas, que parecen tan intuitivas, pero es muy difícil escalar esas habilidades a un plan y uso de la herramienta más complejos. Una comprensión de lo que eso requiere y lo que eso significa indicará un PM que ha pasado por ese molino (pero aún podría ser un PM de basura, ¡por lo que usar MS-Project como desempate no ayudará mucho!).

Espero que eso ayude. ¡Buena suerte!