Suponiendo que está ejecutando proyectos en los que cada empleado envía su tiempo en un sistema de contabilidad corporativo como SAP o Deltek, ¿debería cada proyecto definir siempre números de cargo para cada elemento de la WBS? ¿Por qué o por qué no?
¿Hay excepciones a esta regla? ¿Hay instancias en las que cobra horas de mano de obra y no hay un elemento WBS asociado?
Las cuentas de control se emiten en la intersección de la WBS y la OBS; tienen el presupuesto para que un grupo particular de personas realice un grupo de trabajo específico y, por lo general, se asignan a un administrador de cuentas de control (CAM). El CAM debe tener autoridad sobre cómo se gasta el presupuesto y se consumen los recursos dentro de su parte del proyecto.
Los CAM generalmente desglosan los números de cargo al menos un nivel más profundo que su cuenta de control. He visto números de cargo utilizados para recopilar datos reales por elementos más pequeños del equipo (es decir, OBS), para dividir las cosas en fases para alinearlas con un cronograma (por ejemplo, los números de cargo cambian después de una revisión importante) y/o para recopilar costos por un nivel más bajo de la EDT.
En general, está perfectamente bien que un número de cargo abarque varios elementos WBS, siempre que los subelementos que abarque estén todos bajo el mismo padre. Por ejemplo, podría tener un número de cargo para 1.2.1 y 1.2.2 y otro para 1.2.3, pero no desea tener un número de cargo para 1.1.2 y 1.2.2 y otro para 1.1.3. Si hizo eso, no tendrá forma de determinar cuánto cuesta 1.1, porque tendrá costos de 1.2.2 incrustados en el nivel del número de cargo.
Por lo tanto, la regla estricta es que los números de cargos no pueden abarcar elementos de la WBS por encima del nivel en el que debe informar los costos, o mezclar cargos de elementos de la WBS en el nivel de informes.
Dentro de esa restricción, los números de cargo pueden abarcar varios elementos de la WBS de nivel inferior o puede tener varios números de cargo dentro de un elemento de la WBS.
Solo puedo pensar en dos casos en los que se cobrarían horas y no habría ningún elemento WBS asociado:
Depende de a qué nivel desee hacer un seguimiento de los costos. Por ejemplo, si en su WBS tiene un entregable que ha subdividido en una cantidad de paquetes de trabajo, podría decidir realizar un seguimiento del tiempo y el costo en comparación con el entregable de mayor nivel, en lugar de los paquetes de trabajo individuales, mientras sigue usando el trabajo. paquetes para la asignación de recursos, responsabilidades y su horario.
Sin embargo, pierde la ventaja de seguir cada paquete de trabajo con más detalle, compararlo con sus estimaciones sobre estos paquetes de trabajo, no puede usarlo para estimaciones futuras, etc.
Mi consejo es crear siempre una WBS a nivel de paquete de trabajo y realizar un seguimiento del tiempo y el costo en función de ellos.
No rastreamos el tiempo contra tareas individuales para crear el entregable del paquete de trabajo.
Para su segunda pregunta: ¿Cuál sería el alcance del trabajo, si no hay un elemento WBS relevante para él? Entonces este trabajo estaría fuera de alcance, ¿no? La EDT debe representar todo el trabajo a realizar. Tenga cuidado con lo que llamamos tareas de "basurero" en las que se cargan todo tipo de "trabajos no especificados". Tienden a derramarse muy rápidamente.
Una cosa a tener en cuenta es que si sus trabajadores cobran su tiempo a X número de números de cargo; cuanto mayor sea el número X, menos probable es que no estén inventando los números. En mi experiencia, la mayoría de las personas no pueden recordar cuánto tiempo dedicaron a cada tarea discreta. En nuestra empresa, pedirle a alguien que facture más de 3 o 4 números de cargo en cualquier proyecto parece volverse muy genérico y menos significativo con bastante rapidez.
Este es un delicado equilibrio entre tener datos y posiblemente ralentizar al equipo o incluso causar rotación en una búsqueda de datos. Pregúntate qué vas a hacer con los datos. ¿Es realmente importante? Cualquier respuesta que comience con "sería bueno" o "podría hacerlo", no lo haría.
BillThor
Esteban