Soy gerente de cuentas de un proveedor automotriz. Como casi todos los demás, uso el correo electrónico como mi principal herramienta diaria para realizar negocios. Estoy enviando correos electrónicos a varios miembros del personal dentro de nuestra organización para cotizaciones, problemas de clientes, quejas, información necesaria, etc.
Y la mayoría de ellos quedan sin respuesta y tengo que hacer un seguimiento varias veces. Y, a menudo, ni siquiera recibo un acuse de recibo del correo electrónico o la solicitud.
Mi jefe está constantemente sobre mi espalda porque no tengo respuestas a pesar de mis múltiples correos electrónicos, llamadas, etc. a las personas de las que necesito información. Hago malabarismos con docenas de tareas todos los días y hay veces que me olvido de hacer un seguimiento por tercera o cuarta vez.
Desafortunadamente, otros departamentos no están sujetos al mismo estándar de seguimiento requerido por mi jefe. Coincidentemente, usamos Outlook como nuestro correo electrónico principal.
No estoy enviando correos electrónicos por enviar correos electrónicos. Y cuando quiero ir con el jefe de alguien por no responder, mi jefe me dice que no lo haga.
¿Hay mejores herramientas en Outlook o en otro lugar que pueda usar para ayudarme a estar al tanto de mis correos electrónicos y la falta de respuestas?
¿Alguien tiene alguna sugerencia sobre cómo puedo estar mejor al tanto de los que no responden?
Agregar una fecha de vencimiento con un recordatorio sería perfecto. Me gustaría algo que sea fácil y rápido de usar, ya que administro cientos de correos electrónicos diariamente.
¿Has intentado enviarle CC a tu jefe en los correos electrónicos? Entonces, ¿al menos él está al tanto de que estás siguiendo? En cuanto a la gestión del correo electrónico, utilizo la opción "Tarea". Hay una pequeña bandera junto a cada correo electrónico en la que puede hacer clic para recordarle que debe hacer un seguimiento.
Tal vez pueda usar la estrategia "Bandeja de entrada cero": almaceno todos los correos electrónicos enviados en la bandeja de entrada. Si se soluciona algo, lo guardo en el archivo. De esta manera siempre veo los correos electrónicos con respuestas pendientes. Si algo no requiere una respuesta, archivo el correo electrónico enviado de inmediato.
Luego, también clasifico los correos electrónicos de viejos a nuevos y empiezo a trabajar en la parte superior. De esta manera, reviso primero los correos electrónicos más antiguos y reviso regularmente los correos electrónicos pendientes. Ocasionalmente, solo envío un recordatorio cuando creo que la otra persona ya no responderá.
Hay más detalles en mi artículo de administración de correo electrónico .
Mi estrategia es llamar cada vez que envío un correo electrónico. Por lo general, enviaré el correo electrónico y luego los llamaré inmediatamente. Luego, si no he tenido noticias de ellos en 2 días, reenviaré el correo electrónico nuevamente y agregaré "¿Alguna actualización sobre esto?" y llamar también. Si no he tenido noticias de ellos al día siguiente, los visitaré personalmente. Si no puedo visitarlos personalmente, generalmente llamo a su gerente para decirles que no pude comunicarme con ellos y preguntarles si hay alguien más adecuado para responder a mi pregunta.
Me gusta visitarlos personalmente; para que sepan que estas preguntas no desaparecerán si las ignoran.
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