¿Cómo lidiar con los "tramposos" con respecto al tiempo facturable?

Trabajo para una empresa que utiliza desarrolladores subcontratados pagados por hora pero ubicados físicamente en nuestra oficina. Al final de cada mes recibimos una hoja de Excel de sus empresas de outsourcing con las horas asignadas y la factura.

Muchos de estos contratistas 'hacen trampa' al registrar sus horas. Llegarán a las 10:15 a. m., pero facturarán a partir de las 10:00 a. m., o registrarán las horas que dedicaron a asuntos personales. En total, están facturando alrededor de un 10% más de horas de las que realmente están trabajando.

Si menciono los problemas con el tiempo de registro, es muy probable que tenga que buscar reemplazos. Si bien es posible que no estén facturando su tiempo correctamente, están haciendo el trabajo a un nivel aceptable. Encontrar reemplazos puede llevar mucho tiempo y puede ser bastante difícil.

¿Es poco profesional hacer la vista gorda ante las discrepancias de facturación siempre y cuando esté satisfecho con la calidad del trabajo?

"un esfuerzo que me gustaría ahorrar por ahora"? Si no estás dispuesto a hacer el trabajo, no obtendrás resultados. Supongo que estás buscando cosas que decirles, pero si no respaldas tus palabras con acciones, eso no es muy poderoso. Y no, no son 'suficientemente buenos', de lo contrario no habría planteado este problema.
@JoeStrazzere Soy líder de equipo. Por encima de mí hay tres niveles de puestos directivos hasta el director general.
@JanDoggen Entiendo tu punto y gracias por la honestidad. Estoy dispuesto a respaldar mis palabras con acciones. Y sí, quería algo que decir para tratar de hacer las cosas bien antes de entrar en acción. Lo que no estoy seguro es cuánto debería preocuparme por esto y hasta dónde debería llegar, ya que están sucediendo cosas peores en la empresa y a nadie por encima de mí parece importarle.
Por cierto, si las 10 a. m. es la hora de inicio oficial o no oficial para estos trabajos, y a veces llegan a las 10:10 o 10:15, es posible que se sientan obligados a escribir a las 10 a. m. en lugar de admitir que se retrasan por escrito con regularidad. O, pueden sentirse obligados a registrar un horario de tiempo completo, incluso si a veces llegan tarde o no siempre están enfocados.
Esta pregunta parece estar fuera de tema porque se trata de juzgar la ética de las acciones de los demás, lo cual está fuera de tema en The Workplace.
Sólo una pregunta. Como trabajadores creativos, los desarrolladores a veces piensan en soluciones para sus tareas fuera del horario laboral. Como en la ducha, en el auto e incluso en la fiesta de los niños, usaron algo de tiempo telefónico para planificar. Es hora de que no pagues. Al final del día, todo se trata de lo que producen.
Si usted es su gerente y no está de acuerdo con su comportamiento, hable con su gerencia al respecto. El cronometraje preciso es una habilidad que cualquier desarrollador debería tener si no encuentra a alguien que lo haga y tenga habilidades comparables.
¡Hola, tucaz, y bienvenido a The Workplace ! Creo que tiene el núcleo de una buena pregunta aquí, pero la redacción hace que algunas personas voten para cerrar. Voy a editar su pregunta para tratar de mejorarla, pero si cree que me perdí algo o si cree que puede ser aún mejor, edítelo usted mismo para solucionarlo. ¡Gracias de antemano!
@tucaz: estás pagando por un resultado, no por un tiempo. ¿Los contratistas producen los resultados que buscas? No es lo mismo un contratista que un empleado.
Los contratistas no son sus empleados. Eso significa que, si están trabajando para una empresa contratista, entonces conducir desde su lugar de trabajo (la empresa contratista) hasta el lugar donde realmente trabajan (su oficina) debe ser tiempo pagado. Si trabajan por cuenta propia, dependiendo de dónde sea, mantener las hojas de tiempo es legalmente peligroso y puede tener malas consecuencias fiscales tanto para la empresa como para el contratista.
@superluminary Cierto , pero también hay una distinción entre contratar a un contratista y contratar a una empresa para lanzar un proyecto o proporcionar mano de obra. La microgestión de las horas de los contratistas regulares corre el riesgo de convertirlos en empleados legalmente hablando, pero la situación es diferente si ha contratado a una empresa para que proporcione mano de obra. Si es lo último y el contrato establece que sus empleados facturarán al cliente por sus horas trabajadas (<> contrato de precio fijo), entonces el relleno de la hoja de horas no funciona.
Debe haber alguien en su empresa que haga estimaciones sobre cuántas horas de desarrollador debería comprar su empresa. Si sus desarrolladores tienen tiempo para holgazanear continuamente (debe otorgarles algo de tiempo para 'pensar', sin embargo, no es posible que se concentren todo el día), entonces esas estimaciones están equivocadas. En ese caso, debe dejar que el pasado quede en el pasado, pero para el futuro, la empresa debe revisar el proceso mediante el cual presupuesta sus requisitos (a menos que compre tiempo de desarrollador excedente a propósito por cualquier motivo).

Respuestas (6)

Me parece que la pregunta real aquí es: ¿Joe vale el dinero que le estoy pagando o no? Y ese tipo de pregunta se responde mejor con el tiempo, digamos, en los últimos 3 meses: por un lado, tener a Joe en el equipo me hizo ganar “X cantidad de dinero”, y por otro lado, le pagué “Y cantidad de dinero”. dinero".

Para cada contexto, probablemente haya más en la ecuación, pero este es un comienzo simple.

ACTUALIZAR

Si Joe hace el trabajo a tiempo, no debería importar mucho si lo hizo mientras estaba en la oficina sentado en silencio frente a la computadora, o desde su casa temprano en la mañana, o desde su cafetería favorita. El desarrollo es creación y las personas tienen diferentes formas de crear.

Mientras el trabajo se haga a tiempo y se comporten razonablemente en un sentido general, no me preocuparía por nada más. Si tienen una vida fuera del trabajo, es muy natural que puedan dedicarle algún tiempo durante el día. Más que eso: esto es saludable y debes esperar eso. Si has leído “ Rework ”, ya entiendes lo que quiero decir, pero si no lo has hecho te recomiendo leerlo.

La pregunta es: ¿es esto aceptable? ¿Estoy siendo "no ético" de alguna manera; ¿Estoy moralmente obligado a hacer algo al respecto, sin tener en cuenta cómo me siento acerca de la situación y cómo me siento acerca de la empresa para la que trabajo?

Bueno, generalmente pienso que si las personas no están interesadas en hacer el trabajo por sí mismas, sin importar cuánta política les imponga, encontrarán soluciones alternativas. La desconfianza es deshumanizante, y esto te afecta a ti también, de mala manera. Y en lugar de hacer eso, es mejor que encuentres a alguien más.

Oye, Vlad, ¿te importaría hacer una edición para responder a la pregunta real que se hace aquí? ¿Está bien pasar por alto algunas trampas con el tiempo de registro para los contratistas siempre que hagan el trabajo? Creo que tiene el núcleo de una buena respuesta, pero si pudiera vincularla con la pregunta que se hace con una buena edición , creo que sería mejor recibida.
¡Gracias por la edición @Vlad! Se ve mucho mejor que antes. ¡Espero que te quedes!

Si les permite alterar sus horas registradas, esencialmente les está pagando en función de lo que producen, no del tiempo que pasan en una silla actuando de manera productiva. Si a final de mes estás contento con el producto que te dan, por el precio que te piden entonces está bien pagar esa cantidad. Les estás diciendo que por esa cantidad y calidad de producto estoy dispuesto a pagar 160 veces X$.

Si funcionaran fuera de tu vista, te estarían diciendo que esto es lo que produzco cada mes. No tendría idea si lo hicieran en la mitad del tiempo o el doble de las horas normales de trabajo.

Su registro de tiempos de entrada y salida les dice que las colillas en el asiento son la métrica importante. Si supervisa el uso de la computadora, les está diciendo que deben ser más sofisticados en el uso del tiempo. También les dice que una parte importante de su día estará observando su día.

Lo que también debe tenerse en cuenta es quién paga en última instancia por el producto y cómo se estructura el contrato. ¿Controlan su carga de trabajo? Los probadores sin nada que probar todavía necesitan estar cerca. Los desarrolladores que esperan que la administración decida sobre los requisitos reales aún deben recibir un pago. Si requiere que el trabajo se realice en su ubicación, utilizando su equipo, y la única métrica de pago son las horas, entonces está obteniendo exactamente lo que negoció su empresa.

Considere, está comprando tiempo, o está comprando resultados.

Si está comprando tiempo, sus contratistas se convierten en vendedores de tiempo. Su incentivo ahora es trabajar lo más lento posible para maximizar el valor de cada hora. Su otro incentivo es producir productos que no se pueden mantener, por lo que se requerirán más horas en el futuro.

Si está comprando resultados, su incentivo es trabajar lo más rápido que puedan (y lo mejor que puedan para mejorar la productividad futura) para que puedan hacer su trabajo y recibir su pago.

Como contratista, prefiero trabajar con una especificación fija de precio fijo. Ser un vendedor de tiempo no es nada divertido.

Si espera que aparezca algo más que 40 horas por semana en sus hojas de tiempo, entonces es algo que debe considerar cuidadosamente. El trabajo informático no suele requerir el uso físico del teclado y el ratón 8 horas al día / 40 horas a la semana. Si alguien llega a las 10:15 a. m., es muy probable que haya pasado al menos 15 minutos pensando en cómo resolver su problema actual en algún momento entre la medianoche y las 10:15 a. m. Centrarse en detalles tan minuciosos probablemente conduzca a una menor productividad, menor motivación y menor calidad.

Dos cosas que hacer aquí:

  1. Mantenga un registro: si "facetime" es importante, entonces mantenga un registro (Excel, etc.) de cuándo las personas entran, van a almorzar o se van a casa. Cuando la hoja de tiempo proviene de la agencia, entonces está preparado para disputarla con ellos, ellos se encargarán de sus trabajadores (supongo que firmará las hojas de tiempo para sus contratistas)
  2. Navegación, etc.: hable con su departamento de infraestructura de TI, es probable que tengan un software de filtrado web que pueda decirle dónde y cuándo para el personal. Si esto está fuera del uso aceptable, envíe un memorando a los contratistas informándoles de las reglas y continúe monitoreando. Cualquier persona que abusa es reportada a la agencia.

Esto es lo que puede hacer, aunque en mi experiencia, nada de esto suele importar si los contratistas entregan valor en su trabajo, por lo que es posible que tenga un problema más fundamental que deba resolver.

Tengo los registros, pero no estoy seguro de que sea una buena idea hablar con la agencia, ya que lo más probable es que solo envíen lo que diga a los miembros de mi equipo. Los entrevisté en el proceso de contratación y les di el visto bueno, por lo que la agencia no hace casi nada. Trabajan codo a codo conmigo, por lo que preferiría una forma en la que pudiera hablar con ellos yo mismo para buscar una situación en la que todos ganen. Supongo que todo se reduce a "¿Cómo hablar con ellos [tratando de 'arreglar' la situación] de una manera no agresiva?".
Bien, la solución puede ser generalizar en lugar de señalar detalles específicos, ciertamente la primera vez. Resalte que el promedio es de x horas utilizadas, en sitios que incluyen... y diga que realmente necesita que se detengan. Si continúan, no te respetan, entonces eso puede tratarse caso por caso.
@tucaz - En otras palabras, no es su responsabilidad monitorear, juzgar o denunciar estas acciones de sus colegas. Eso debería decirte lo que necesitas saber.

La hoja de cálculo de Excel parece una forma bastante sencilla de registrar los tiempos, estoy seguro de que hay muchas aplicaciones que permiten a los usuarios iniciar y cerrar sesión cuando inician sesión en su computadora, lo que le permite un mejor seguimiento del tiempo. Pero también creo que es aceptable tener un poco de holgura en el sistema, ya que probablemente no quieras que tu gente se queje de que están trabajando en un taller clandestino.

¿Cómo lidiar con los "tramposos" con respecto al tiempo facturable?
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