Cómo aprovechar a los empleados existentes como embajadores y formadores, con presupuestos de incentivos muy pequeños

Para ayudar a la empresa en general a aprender a usar el software y tener un punto de contacto que NO sea el equipo de TI, buscamos presentar a los usuarios avanzados. Esperamos que resalte los problemas que no se informan y también genere conocimiento y competencia en torno a la empresa de manera orgánica.

Digamos que tenemos capacidad para que 15 personas se conviertan en 'usuarios avanzados' de algún tipo cuando se trata de sistemas de TI en general. Nos gustaría que estas personas actuaran como embajadores y puntos de contacto para el resto de la empresa, en términos de nuestros principales sistemas de TI. Serían seleccionados por su personalidad, qué tan entusiastas son y su competencia en TI (en realidad, menos importante de lo que pensamos que podría ser).

Recibirían capacitación y apoyo adicionales, pero también se espera que se comprometan a realizar una pequeña cantidad de trabajo adicional. Solo hay un presupuesto muy pequeño para incentivos quizás dos veces al año (¿vale de regalo? algo por el estilo), no habría lugar para un aumento de sueldo.

¿Cómo convences a las personas para que se inscriban en cosas como esta Y hacer que lo hagan? Básicamente van a hacer más trabajo por el mismo dinero. Cuando realizamos una prueba, era difícil mantener a las personas a bordo, ignoraban las comunicaciones o simplemente decían que aún no habían tenido tiempo de hacer xyz porque su trabajo real los tenía demasiado ocupados.

En cuanto a los incentivos, ¿qué se puede ofrecer que no sea financiero? Pensamos en algunas cosas motivacionales, como hacerlo parte del desarrollo personal (es decir, reconocido por la gerencia), pero no creo que esto sea suficiente para que las personas quieran perder tiempo de sus días ya muy ocupados.

"Básicamente van a hacer más trabajo por el mismo dinero". Entonces, ¿esperas que trabajen en su tiempo libre para hacer esto? De lo contrario, parece poco probable que puedan hacer más trabajo en la misma cantidad de tiempo.
No en su tiempo libre. En realidad, son cosas que ya están haciendo, como responder a las preguntas de sus colegas sobre TI. El principal sumidero de tiempo son las pruebas de usuario para nuevos desarrollos de software, parches, etc. Aquí es donde luchamos. No es posible que el equipo de TI reproduzca a un usuario real usando un sistema, por lo que queremos representación de diferentes equipos para encontrar la mayoría de los problemas antes de poner en marcha algo. La prueba beta en un entorno real no es el resultado deseado, pero ha sido lo que hemos tenido que hacer hasta ahora.
Entiendo la posición en la que estás (estoy allí). Sin embargo, debe darse cuenta de que esto significa que pueden hacer menos trabajo regular, hacer ese trabajo con menos calidad o hacer la capacitación/prueba en su propio tiempo. Solo asegúrese de comunicarle bien al equipo lo que se espera de ellos, cuántas de sus horas regulares pueden dedicarle. Por un incentivo. Tal vez valga la pena verificar si puede usar el presupuesto para obras de caridad. La organización benéfica en cuestión sería decidida por los usuarios avanzados. En realidad, también podría haber algunos beneficios financieros para eso.
@ jbab8 Entonces, esencialmente está preguntando cómo obtiene más de sus empleados por el mismo dinero. No es que nadie haya preguntado esto antes. ¿Tal vez es hora de hacer retroceder el pequeño presupuesto de incentivos y obtener uno más grande?
"pruebas de usuario para nuevos desarrollos de software, parches, etc." Obtenga un mejor equipo central de TI, estas cosas son fundamentales para su función, fáciles de hacer y, en su mayoría, automatizables.
Kilisi, soy parte del equipo central de TI. Si desarrollamos una nueva funcionalidad, no siempre es posible probarla nosotros mismos. No usamos los sistemas de la misma manera que ellos y es poco probable que encontremos errores o problemas en nuestras propias pruebas. Hay una gran diferencia entre 15 usuarios que trabajan dentro de un sistema y 1 o 2 técnicos de TI que ejecutan trabajos de prueba.
@JoeStrazzere No, un equipo de TI muy pequeño, ¡cinco personas! Damos soporte a más de 200 usuarios.
@ jbab8 Consideración de subcontratar algunos controles de calidad.
@jbab8 Mire de cerca la forma en que está haciendo las cosas, 5 TI es suficiente para 200 usuarios. Tratar de averiguar cómo hacer que otras personas hagan su trabajo de forma gratuita no es la mejor idea.
Entonces, ¿espera que los usuarios avanzados trabajen más horas o hagan menos de su trabajo habitual? ¿Tiene el compromiso de la gerencia de respaldar este plan? ¿Qué espera la gerencia?

Respuestas (4)

Usted menciona en sus comentarios que es parte del equipo central de TI.

Me parece que la razón por la que tiene problemas para motivar a estos usuarios es porque su equipo se está extralimitando en sus responsabilidades. Dado que usted es un asociado de TI, asumo que estos usuarios no informan a través de su jerarquía de administración de TI directa. Eso significa que este trabajo sería completamente voluntario además de sus deberes normales (que, como está viendo, es muy difícil de vender para alguien que ya está ocupado).

El beneficio de un programa de embajadores es evidente (tenemos algo similar en mi empresa), pero esta directiva en última instancia debe provenir del liderazgo empresarial. En lugar de tratar de que su equipo de TI supervise indirectamente a estos embajadores, ¿por qué no intentar convencer a sus gerentes directos de los beneficios del programa y permitirles que lo administren ellos mismos? Si puede obtener la aprobación de la administración, entonces pueden elegir a los superusuarios que consideren más apropiados y reorganizar sus funciones existentes según sea necesario.

Mi equipo de TI se mantiene relativamente alejado de nuestros embajadores, lo que permite que las empresas asignen y controlen las responsabilidades directas por sí mismas, pero establecen algunas expectativas de alto nivel que nos brindan lo que necesitamos en la relación. Por ejemplo, al presentar tickets de problemas contra ciertas aplicaciones, pedimos que nuestros embajadores actúen como guardianes para revisar cualquier problema informado antes de presentar un ticket. Esto nos ayuda a filtrar problemas claros de errores del usuario y liberar tiempo del equipo de aplicaciones de TI para problemas más apremiantes (como el desarrollo de mejoras para la misma aplicación). Es beneficioso para ambos departamentos, por lo que hemos llegado a un acuerdo de beneficio mutuo.

TLDR : recomendaría incorporar a la administración de su equipo comercial y dejar que administren su parte del programa por sí mismos. Establezca expectativas de TI y permita que las empresas se vigilen a sí mismas para llegar a un acuerdo de beneficio mutuo.

Me gusta esta idea. La gerencia ya está a bordo, pero tienen poca participación. Estoy tratando de hacer que esto despegue de nuevo, ya que siempre se cayó de bruces. Veré si podemos hacer que nuestros jefes de departamento analicen esto y reduzcan sus cargas de trabajo en consecuencia. Gracias

Logre que los usuarios avanzados acepten el proceso. Si creen en él y cómo beneficiará al negocio, es más probable que den su tiempo 'libre'.

Invítelos a reuniones donde la discusión se centre en el problema X. Dígales que están allí porque la gerencia cree que podrán ayudar a resolverlo y pídales su opinión. Una vez que tenga la retroalimentación, ¡ÚSELA! Darle a la gente voz en un proceso y mostrar que los estás escuchando y respetando es muy útil.

¿Cómo convences a las personas para que se inscriban en cosas como esta Y hacer que lo hagan?

Tal vez un buen certificado para su cubículo que diga algo como "Soy un USUARIO PODEROSO, ¡pregúntame cualquier cosa!" o tal haría el truco? Menciónelos de manera destacada en el boletín de la empresa. Dales un lugar de estacionamiento preferido o alguna otra pequeña ventaja. Si el presupuesto lo permite, regálales un gorro o una camiseta. Probablemente depende de la cultura de ayudar en su empresa.

Aquí en stackexchange, por ejemplo, se alienta a las personas a ayudar a otros y no se les paga por sus esfuerzos.

Este sitio utiliza la gamificación (votación, puntos, insignias, clasificación) como una forma de ayudar a inducir a las personas a contribuir. Podría considerar hacer lo mismo a muy bajo costo.

Otorgue puntos por los mejores consejos o la mayor ayuda. Pida a las personas que han recibido ayuda de estos usuarios avanzados que voten por el "Usuario avanzado del mes". Insignias de premio. Etc.

A menudo, enfatizar los aspectos de "ayuda" del rol saca lo mejor de los ayudantes. Y reconocer públicamente sus esfuerzos puede darles una sensación de satisfacción. Hágalo bien y otros querrán ser parte de la cultura de ayuda.

En las organizaciones en las que he sido parte, el éxito de programas como este dependería de la disponibilidad de recursos. Si espera que las personas dediquen un par de horas por semana a esto, entonces debe asegurarse de que su otra carga de trabajo se reduzca en esa cantidad. El fracaso en este frente asegurará que algo se caiga de su plato y las probabilidades son buenas de que un compromiso voluntario no departamental sea lo que se caiga.

Cómo aprovechar a los empleados existentes como embajadores y formadores, con presupuestos de incentivos muy pequeños
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