Software para retención de registros

Estoy buscando una herramienta para la retención de registros, con los siguientes requisitos:

  • [debe] ser instalable en el sitio
    Para satisfacer las necesidades legales, ningún dato sale del edificio.

  • [debe] proporcionar una API para la carga
    Para la integración con otros productos.

  • [debe] Manejar millones de documentos sin pérdida de rendimiento
    Por lo tanto, dejar todo en una carpeta de Windows está fuera de cuestión.

  • [debe] Permitir el filtrado por metadatos, incluidos metadatos de otros tipos que no sean cadenas, como fecha/hora
  • [debe] permitir la depuración de documentos antiguos
  • [debería] Permitir el cifrado de archivos almacenados
  • [agradable tener] Auditoría de acceso

No requerido:

  • Captura: escaneo, OCR, OMR, porque los documentos se generan electrónicamente en primer lugar
  • búsqueda de texto completo: la búsqueda por metadatos es suficiente
  • Validación: no se requiere porque ya lo ha hecho el sistema con el que se integrará esta herramienta
  • Distribución, distinta del archivo. Solo unas pocas cuentas de usuario deberían tener acceso a los documentos.
  • Flujo de trabajo, creación de versiones, colaboración: los documentos se generan automáticamente y son de solo lectura
  • Búsqueda federada: archivo único
  • Publicación y reproducción: solo para uso interno

Lo sé, Google debería ser mi amigo. Pero googleando solo aprendí que

  • un CMS puede , si está configurado, satisfacer los requisitos, pero supongo que un CMS generalmente no está diseñado teniendo en cuenta el archivo de documentos
  • un DMS como LogicalDoc, OpenKM, ContentCentral o Alfresco debería cubrir la mayoría de las necesidades desde el primer momento, pero puede ser excesivo

Así que parece que lo que necesito es un DMS simplificado/mínimo creado específicamente para la retención de registros. ¿Hay un nombre para tal herramienta? ¿Puede recomendar alguna herramienta específica de este tipo, basada en su propia experiencia? Parece que no estoy usando la palabra clave correcta.

¿Funcionaría un git interno u otro sistema de control de versiones?

Respuestas (1)

Alfresco y su extensión de gestión de registros es la herramienta adecuada para ello. No creo que sea exagerado.

  • Instalable en el sitio: Sí, puede descargar el software e instalarlo en su red interna, no se necesita Internet
  • API para cargar: Sí, el estándar CMIS permite cargar
  • Maneje millones de documentos sin pérdida de rendimiento: sí, la gente está almacenando cantidades increíbles. Vea cómo este tipo tiene servidores con "decenas de millones de documentos".
  • Permitir el filtrado por metadatos, incluidos metadatos de otros tipos que no sean cadenas, como fecha/hora: Sí, respaldado por Solr integrado.
  • Permitir la depuración de documentos antiguos: eso es lo que hace la extensión de administración de registros.
  • Permitir el cifrado de archivos almacenados: Sí, consulte la documentación .
  • Auditoría de acceso: no de forma predeterminada, pero puede habilitar la auditoría y configurarla para registrar eventos de LECTURA. La curva de aprendizaje de la configuración de auditoría es un poco empinada, pero hay buena documentación.

Descargo de responsabilidad: no trabajo para Alfresco, pero soy miembro del proyecto de código abierto y, a veces, desarrollo soluciones basadas en Alfresco.

Es posible que sus patrocinios sean precisos, pero aun así debe revelar su participación en el proyecto Alfresco.
@steampowered: Listo :-)
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