Tener un proyecto de reingeniería de procesos comerciales en el que necesito programar y realizar entrevistas con los participantes comerciales y las partes interesadas en un período corto de tiempo (4 semanas).
¿Cuál es la mejor manera de lograr que los participantes y las partes interesadas se comprometan y cumplan con dicho cronograma?
Editar: trabajaré directamente con el patrocinador en el proyecto, por lo que debería ayudar. Cualquier consejo específico sobre cómo trabajar con el patrocinador para impulsar este proyecto con el apretado calendario.
Encuentre su patrocinador (VP de XXX??) y su caso de negocios (Salve X por Y haciendo Z) y pídale que lo conduzca. Dales zanahorias por ayudar, pero usa el palo de tu patrocinador si lo necesitas. Hay un límite para su poder como externo, pero sea confiable y utilice a quien lo contrató.
He utilizado con éxito el formato de relaciones internas de inicio rápido de Manager-Tools para reuniones de partes interesadas. El podcast describe una reunión de 30 minutos y cinco preguntas que he encontrado tanto para las partes interesadas como para los clientes internos.
El correo electrónico de muestra también funciona muy bien. Una de las claves es no usar el calendario de Outlook excepto solo para la invitación a la reunión. envíe un correo electrónico con la información y la diapositiva de introducción.
Parece que no haría nada, pero una simple reunión de 1/2 hora, organizada correctamente, ha hecho maravillas para crear relaciones internas duraderas.
Su primer paso sería incluir las obligaciones del cliente en su contrato, articuladas explícitamente en términos de quién, qué, dónde, cuándo, por qué y cómo se supone que un cliente debe hacer algo. Obligaciones explícitas que, si no se cumplen, te eximen de los resultados (es decir, puedes señalar algo para argumentar tu caso para protegerte en la medida de lo posible).
Luego, envíe la programación a su cliente. Dado que este es SU trabajo, usted es el que tiene casi el 100% de flexibilidad para cumplir con sus demandas de programación. Dado que esto es secundario a su trabajo, deben ser ellos quienes exijan. Pero, si ellos son los dueños de la programación, entonces debería haber aumentado la probabilidad (no eliminar) en un buen grado de que se adhieran a ella con cambios mínimos.
Finalmente, planee un plan B. Tenga fechas de respaldo, tenga otros facilitadores y modeladores de BP listos para interrumpir el trabajo si es necesario, prepare al patrocinador con anticipación si experimenta variaciones desfavorables en el cronograma o los resultados de las reuniones. .y cualquier otra cosa que se te ocurra.
Si usted es el consultor, debe impulsar, presentar y ofrecer plazos SUGERIDOS, pero dejar que el cliente determine las fechas. Solo puedes llevarlos al abrevadero. No puedes obligarlos a beber.
Algunas de las respuestas en este hilo suenan un poco irrelevantes (es decir, poner un contrato)... eso es CYA para ti y una actitud fallida en caso de que te despidan, puedes aterrizar en el lenguaje del contrato y decir "Te lo dije ".
Lo más importante es que, si quiere tener éxito, haga lo mejor que pueda de manera estructurada y sistemática. Nadie puede culparte si el cliente no está dispuesto.
Recomendaría que el patrocinador de su proyecto haga arreglos para que alguien en la gerencia que esté por encima de todos los participantes envíe un memorando a todos los interesados que este es un proyecto de importancia crítica para él / ella y solicite su total cooperación para apoyar el proyecto y cumplir con el cronograma. .
No hay nada como saber que el CEO lo está observando personalmente para que la gente se interese.
Supuesto: Estamos hablando de una iniciativa interna
Como parece haber poco espacio para errores, me aseguraría de tener claridad sobre el producto final y los factores clave de éxito. Mejor: prepare algo como un "resultado ficticio" brevemente o su esquema para discutirlo con el patrocinador.
Escribiría un correo electrónico introductorio para que lo envíe el patrocinador, respaldándome por un lado, arrojando algo de luz sobre el "por qué", el resultado requerido y el marco de tiempo (imagen incrustada recomendada de la línea de tiempo / sin archivos adjuntos), y invitando a las partes interesadas a una reunión de 30 minutos temprano en la mañana ;-) Mejor, en la oficina del patrocinador ;-)
Durante esa reunión... pensé que sería mejor hacer una breve presentación (alineación), dejar un momento para preguntas y respuestas (expectativas individuales) y, lo que es más importante, pedir a los participantes que sugieran sus horarios de reunión preferidos para las citas (compromiso). Esta última sería la parte arriesgada. Podría tomar una hoja grande de papel (por ejemplo, un “papel marrón” típico), dibujar columnas de días y franjas horarias, y pedirles a los participantes que pongan sus nombres en ellas. En el caso de los argumentos "No tengo un calendario conmigo", siempre puede decir: "Por favor, sugiera varias opciones y proporcione su número de teléfono. Estaré encantado de ponerme en contacto después de la reunión”. Luego, puede poner esta información en las actas / incrustar en su correo electrónico y enviarla para la confirmación final / con fecha límite, seguida de citas individuales.
Espero que esto te dé algunas ideas para considerar al menos :-)
Ah, y si aún no ha programado una cita recurrente con el patrocinador, es posible que desee considerar hacerlo.
Lech Ambrzykowski