Actualmente estoy ejecutando un proyecto en el que una configuración de Kanban muy simple (Atrasos/En proceso/Terminado) funciona muy bien para nosotros, la mayor parte del tiempo. Pero también dependemos en gran medida de la producción de muchos otros equipos: fácilmente, 1/3 de nuestras tareas se bloquean al menos potencialmente si esos otros equipos no proporcionan sus piezas. Estos otros equipos son una mezcla de autónomos, otros grupos de nuestra empresa, otras empresas que trabajan en el mismo gran contrato, etc.
Tenemos bastante buena comunicación con esos equipos sobre el estado de esas tareas, pero por varias razones, algunos de ellos no usan nuestras herramientas, no quieren hacerlo y no podemos hacerlo. (Por un lado, muchos de ellos ni siquiera trabajan para nuestra empresa). Estamos muy contentos con una configuración de Trello súper liviana, pero estoy buscando una mejor manera de etiquetar tareas asignadas a diferentes personas que hacen no tener cuentas en nuestras herramientas.
En otras palabras, necesito asignar tareas a grupos o individuos externos, comunicarme con ellos por mi cuenta y mover las tareas alrededor del proceso, sin que ellos necesiten tener cuentas.
¿Cuál es una forma ligera de hacer lo que quiero?
[S]También dependemos en gran medida de la producción de muchos otros equipos: fácilmente, 1/3 de nuestras tareas se bloquean al menos potencialmente si esos otros equipos no proporcionan sus piezas.
Su pregunta subyacente es sobre cómo lidiar con las externalidades con un sistema Kanban. La respuesta breve es que necesita múltiples procesos: uno para extraer de los proveedores y otro para incorporar el trabajo al ciclo iterativo del equipo.
Esta no es realmente una pregunta de herramienta, es una pregunta de proceso . Le falta un cubo de entrada que estas personas llenan para que su equipo lo extraiga.
En Kanban, el trabajo se tira , nunca se empuja. Por lo tanto, su proceso necesita una forma de llenar la cola de entrada con historias, artefactos o cualquier bien o servicio que provenga de estos equipos externos para que su equipo pueda extraerlos como trabajo en progreso en el momento adecuado.
Piénsalo de esta manera. En un sistema de fabricación, construyes tu widget con partes. Cuando se queda sin piezas, la tarjeta Kanban que se encuentra en la parte inferior de la caja de piezas se entrega al suministro central y se devuelve una nueva caja de piezas (con otra tarjeta en la parte inferior).
Esto funciona bien, hasta donde llega. Sin embargo, el proceso mediante el cual el suministro central utiliza tarjetas kanban (que podrían ser órdenes de compra precargadas, por ejemplo) para reabastecer el depósito de suministro no está definido para usted, pero puede aprovechar el sistema para asegurarse de que el depósito de suministro también utiliza esos artefactos para obtener suministros de los proveedores cuando es necesario.
En resumen, ya sea que use o no el mismo marco, estos son procesos realmente separados. Sus proveedores no deben ser intrínsecos al proceso de su equipo, pero definitivamente debe definir un proceso extrínseco para extraer trabajo de los proveedores a fin de que ese trabajo esté disponible para que su equipo lo realice.
Es genial que ya tenga Kanban simple trabajando para usted, ahora probablemente sea el momento de mirarlo y hacer
Básicamente, describe visualmente todo el proceso y cómo fluye el trabajo a través del tablero.
Lo que será fundamental para usted es establecer los límites del proceso. Notaste correctamente que la forma en que el equipo externo organiza el trabajo está fuera de tu influencia. Está bien. No intentes cambiarlo todavía.
En Kanban, no debe intentar optimizar el proceso antes de establecerlo y comenzar el flujo de tarjetas.
Pero esto no te ayuda en absoluto... hay muchas posibilidades de que ya lo tengas o lo sepas. Entonces, ahora al siguiente paso:
Considere la técnica descrita por Anderson en Kanban e intente configurar la reunión de reabastecimiento de cola con las partes interesadas y los miembros potenciales de esos equipos ascendentes.
De esa manera, proporcionará visibilidad en su flujo de valor, hará que el proceso sea explícito y, en el futuro, incluso podría incluir un equipo externo en su flujo de valor, lo que llevaría a ampliar los límites del flujo de valor más arriba en la cadena.
Solo en este punto, ustedes pueden decidir qué herramienta se usará para eso. Y no se olvide de poner sus Políticas Kanban de forma ex-explícita por escrito y ponerlas a disposición de todos para que las vean.
Todd A. Jacobs