Herramienta de generación de informes para Microsoft Word (basada en equipos)

El problema

Trabajo con un equipo de personas donde con frecuencia generamos informes específicos para clientes, regiones y temas. Cada vez que comenzamos un nuevo informe, abrimos varios informes anteriores que cubren la combinación adecuada de estos elementos, luego copiamos/pegamos en el nuevo documento, hacemos las revisiones necesarias y publicamos. Inevitablemente, surgen errores, ya que este sistema requiere que la persona que comienza un nuevo informe esté familiarizado con todos los anteriores, o bien, tome tiempo para hablar con el resto del equipo para resolver esto.

Lo que necesitamos

Estamos buscando una herramienta que permita etiquetar secciones/párrafos de informes individuales y controlar la versión. De esta manera, cuando generemos un nuevo informe, podríamos simplemente seleccionar la lista de etiquetas apropiadas y se traería la versión más reciente de todos los párrafos/secciones aplicables. Esto podría ser directamente en Word, o en una interfaz donde podría se puede copiar/pegar fácilmente en Word, conservando el formato básico.

Imprescindibles:

  • Prueba gratis. El software puede costar, pero debería haber una versión de prueba gratuita para que pueda probarlo y crear una demostración para el equipo.
  • Formateo básico. Deben incluirse cosas como el nivel del título, negrita/cursiva, etc.
  • Enlaces a fuentes/referencias. Citamos nuestro trabajo y obtenemos datos de fuentes externas, por lo que también debemos realizar un seguimiento de estos.
  • Archivos adjuntos. Muchas secciones incluirán una figura o gráfico, por lo que debemos incluirlos.

Bueno para tener:

  • Control de versiones. Está bien si solo podemos ver la versión más reciente de una sección, pero sería útil ver qué cambió con respecto a la última.
  • Comentarios de forma libre.
  • Fácil integración con Sharepoint y/o Microsoft Word.
  • Compatibilidad de "campo", o algún método para insertar nombres/fechas como variables que se pueden actualizar desde una ubicación central.
  • Interfaz de usuario basada en web. Tenemos un servidor donde podemos instalar/ejecutar aplicaciones de Windows o Linux si es necesario.

Respuestas (1)

¿Has considerado Google Docs ? De acuerdo, usted (y todos sus colegas/colaboradores) necesitarían una cuenta de Google, pero por lo que vale, la encuentro bastante poderosa. Y, si entiendo su pregunta correctamente, hace lo que necesita que haga:

  • puede usarlo de forma gratuita o puede optar por Google for Business (no puedo decirle cuál es la diferencia entre los dos, ya que mi equipo y yo estamos usando la versión gratuita/personal y parece ser suficiente),
  • tiene casi las mismas opciones de formato que Microsoft Word,
  • puede insertar enlaces, notas al pie, bastante similar a lo que puede hacer en Word,
  • puede insertar imágenes, tablas, diagramas, ecuaciones, gráficos, etc.
  • obtienes el control de versiones, donde puedes ver quién cambió qué,
  • obtienes opciones para comentar,
  • no estoy seguro de lo que quiere decir con integración de Word, pero puede cargar y descargar sus documentos de Word

    Abra, edite y guarde archivos de Microsoft Word con la extensión o aplicación de Chrome.

  • puede etiquetar párrafos seleccionados con uno de los ingeniosos complementos como "Etiquetar, buscar y resumir" (parece funcionar bien para mí),
  • No estoy seguro de la compatibilidad de "campo", pero estoy bastante seguro de que también podrá encontrar un complemento para esto,
  • y la interfaz de usuario basada en la web es un control, al igual que las conexiones paralelas y el trabajo/edición simultáneos.

Parece algo que podría satisfacer sus necesidades. Tal vez valga la pena echarle un vistazo.

Desafortunadamente, mudarse a Google no es una opción, ¡al menos no en el período de tiempo en el que espero implementar esto!
Está bien. Lo lamento. Si encuentro algo más, te lo haré saber :)
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