¿Es normal que la documentación del proceso de Gestión de la Configuración cambie constantemente? [cerrado]

He notado un patrón recurrente cuando trabajo en los procesos de mi grupo de administración de configuración de software que administra muchas líneas de base de software diferentes; sin embargo, imagino que este problema no es específicamente exclusivo del dominio SCM.

El escenario básico:

  • Hay que hacer una tarea.
  • Se referencia la documentación de un proceso.
  • Al hacer referencia a la documentación, se observa que desde la última vez que se realizó el procedimiento, los detalles han cambiado, o el procedimiento es incorrecto, o debido a x, y o z, esta vez es una excepción al proceso (al igual que la última vez) .
  • La tarea aún debe completarse, pero se deben hacer muchas preguntas.
  • El cambio de proceso debe documentarse para reflejar el procedimiento actualizado.
  • Después de actualizar la documentación del proceso, una nueva tarea tiene prioridad.

Este círculo vicioso hace que las tareas triviales sean innecesariamente complicadas y crea una curva de aprendizaje muy pronunciada para los nuevos empleados. En mi observación, también ralentiza la productividad y reduce la capacidad de automatización y eficiencia en herramientas y flujos de trabajo en general.

¿Es esta la norma para un equipo de gestión de configuración de software o documentación de procesos en general? ¿O hay alguna manera de romper este bucle de actualización de documentación?

¿Su trabajo y el de su equipo es hacer SCM o es documentar procesos? ¿La documentación es algo que hace otro equipo o persona? Supongo que el que desarrolla el proceso es el responsable.
@ChaosisaLadder eso sería maravilloso, pero trabajando como contratista de soporte, mi cliente solicitó específicamente un conjunto de SOP "actualizados" para acompañar nuestros procesos y mi gerencia felizmente lo agradeció. Esto me llevó a tener que actualizar casi 20 documentos y ahora soy responsable de documentar cualquier actualización futura de cualquiera de estos procedimientos y hacer lo mismo con los nuevos similares.
@John Estaba medio bromeando. Estoy trabajando en una respuesta ahora...
¿Qué herramienta está utilizando ahora para su documentación?
@ChaosisaLadder Por el momento, la documentación se realiza manualmente a través de documentos de Word formateados y se envía a un sitio de Sharepoint (muy lento) para la versión del documento.
@john eso apesta.
@ChaosisaLadder es lo que es
Jugando al abogado del diablo por un momento: ¿podría ser que eres malo escribiendo documentación? Me cuesta imaginar una situación en la que la mayor parte de la documentación de un proceso sea inútil, a menos que esté tratando con tareas que simplemente no se repiten y su requisito de documentar es realmente erróneo. Pero entonces tendría que preguntarme por qué está cambiando la documentación existente en lugar de documentar un nuevo proceso. ¿Y es esto quizás un intento de mitigar el bajo factor de autobús o el hecho de que la empresa no tiene a nadie interno con todo ese conocimiento?
John, edite las respuestas de sus comentarios en la pregunta, para que contenga toda la información.

Respuestas (4)

¿Es esta la norma para un equipo de gestión de configuración de software o documentación de procesos en general? ¿O hay alguna manera de romper este bucle de actualización de documentación?

Haría un cambio en su proceso de SDLC y sería hacer que todos sean responsables de actualizar la documentación.

Para hacer eso, necesita una mejor herramienta , y le sugiero que consulte Confluence . Luego, también podría usar Jira para realizar un seguimiento de sus tareas y vincularlas a su documentación. (Hay otras herramientas como esta, elija una. Acabo de mencionar esto porque lo he usado, * y no, no trabajo para Atlassian *)

Sin un cambio en el proceso SDLC de su empresa y la implementación de una mejor herramienta para la documentación, nada cambiará realmente.

Estoy de acuerdo contigo, las mejores herramientas definitivamente facilitan la realización de estas tareas, +1

¿Es esta la norma para un equipo de gestión de configuración de software o documentación de procesos en general? ¿O hay alguna manera de romper este bucle de actualización de documentación?

Esa primera parte de tu pregunta que considero depende en gran medida de cada equipo y cuáles son sus estándares o "normas". Sin embargo, algo que podría hacer para salir de esta situación de bucle podría ser lo siguiente, según su escenario:

  • Hay que hacer una tarea,

  • Se referencia la documentación de un proceso,

  • Al hacer referencia a la documentación, se observa que desde la última vez que se realizó el procedimiento, los detalles han cambiado, o el procedimiento es incorrecto, o debido a x, y o z, esta vez es una excepción al proceso (al igual que la última vez) .

Cuando eso suceda , deténgase , elija otra tarea para realizar y evalúela de manera similar. Si esa nueva tarea también presenta cambios en la documentación o el proceso, sáltela nuevamente. Esto le permite a usted y a su equipo terminar aquellas tareas que se pueden realizar sin cambios en la documentación, lo que evita que se retrase en el cronograma. Piense en ello como el primer algoritmo de trabajo más corto para la programación de procesos (computadora).

Dado que tienes un equipo, y puedes dividir las tareas, puedes incluso ser más eficiente , asignando a alguien (o varios) del equipo para que se encarguen de esos cambios de documentación para las tareas que no pudiste completar, mientras que el resto de la equipo continúa con aquellas tareas que se pueden terminar. De esta manera, estaría trabajando en "paralelo", al realizar antes aquellas tareas que no necesitan cambios en la documentación.

Finalmente, todos podrían continuar con aquellas tareas que requieren cambios en la documentación, actualizar los documentos de Word y luego continuar con la tarea. Esto también ayudará, ya que no solo usted estará a cargo de todos los cambios de documentación, haciendo que esa tarea sea más llevadera. Incluso podría verificar todas las tareas que necesitan cambios en el documento y dividirlas en partes iguales entre los miembros de su equipo. Recuerda que la unión hace la fuerza.

¿Es esta la norma para un equipo de gestión de configuración de software o documentación de procesos en general?

Para las organizaciones que se suscriben al 'Modelo de proceso', sí, y el 99 % de las veces, la documentación tiene 0 ROI debido a las circunstancias exactas que usted describe. Esto es solo burocracia. Sin embargo, tenga en cuenta que puede haber algún beneficio regulatorio para tales esquemas y eso debería ser bien conocido por todos.

¿Hay alguna manera de romper este bucle de actualización de documentación?

Para las organizaciones que utilizan el 'Modelo experto', documentar el estado es más importante que el proceso porque el proceso es secundario al resultado . Desafortunadamente, este es un cambio cultural que muy pocas organizaciones pueden lograr.

¿Es esta la norma para un equipo de gestión de configuración de software o documentación de procesos en general? ¿O hay alguna manera de romper este bucle de actualización de documentación?

Sí, es extremadamente normal.

La documentación está prácticamente al final de la lista de tareas pendientes de todos y pocas organizaciones asignan el tiempo suficiente para crear y mantener dicha documentación.

En consecuencia, a menudo está mal hecho, casi siempre desactualizado y, a menudo, incorrecto.

Trate de agregar tiempo a sus estimaciones de tareas para tener en cuenta esto. E intente actualizar la documentación cada vez que deba tocarla. Déjalo siempre en mejor forma que cuando tuviste que leerlo por primera vez.

¿Es normal que la documentación del proceso de Gestión de la Configuración cambie constantemente? [cerrado]
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