Creación de un manual en InDesign: ¿cómo lo hago editable mientras mantengo el formato para usuarios sin identificación?

Soy un completo novato de InDesign, y esto podría ser un problema complejo, ¡así que tengan paciencia conmigo!

Mi empresa produce manuales de mantenimiento para HOA y propietarios de viviendas, tanto en formato impreso como electrónico. Tenemos una plantilla base para cada tipo de producto, que luego se modifica para que coincida con el proyecto. Hasta ahora, hemos estado utilizando Microsoft Word, que ha sido menos que ideal; con frecuencia agregamos o eliminamos información y/o fotos, y cualquier cambio generalmente rompe el formato, lo que requiere correcciones que consumen mucho tiempo. Tampoco es el aspecto más profesional. ¡Así que estamos explorando otras opciones!

Hasta ahora, parece que InDesign se adaptará a nuestras necesidades; sin embargo, soy la única persona en la oficina con acceso a InDesign, por lo que necesito que nuestras plantillas se puedan editar fuera de InDesign, manteniendo el formato. Lo que me encuentro es que cuando exporto a PDF, son editables en texto, pero el PDF trata los objetos de texto en páginas separadas como no vinculados, incluso si están vinculados en ID. Entonces, por ejemplo, si tengo un objeto de texto en la página 1 que está vinculado con un objeto de texto en la página 2 y elimino el objeto de texto en la página 1, el objeto de texto en la página 2 no se mueve a la página 1; o, si agrego más texto a la página 1, no mueve los objetos de texto que le siguen. ¿Es posible que eso suceda?

TL; DR: quiero poder agregar o quitar objetos de texto de un archivo de InDesign exportado a PDF y hacer que otros objetos se muevan en consecuencia. ¿Puedo hacer eso?

¡Gracias!