Recibí una actualización de contenido y un trabajo de diseño de folletos del cliente. Desafortunadamente es tan difícil cerrar este proyecto porque el cliente nunca nos da una dirección clara de lo que debemos poner en los documentos.
Nos ha enviado muchos documentos/folletos de muestra de otras empresas en industrias similares. Nos pidió que siguiéramos el contenido de los documentos y le enviáramos el borrador para que lo revise una vez que hayamos terminado.
Cada folleto tiene contenidos muy diferentes, aunque sean del mismo producto. Por ejemplo, el folleto de la empresa A puede tener una sección de precios, mientras que el folleto de la empresa B puede tener especificaciones técnicas. Lo que hacemos es incluir todas las cosas de todos los folletos y ponerlo en un PDF que le enviamos. Al día siguiente, nos pide que lo rehagamos porque vio otro folleto de la empresa C. Así que repetimos el proceso.
También le hemos enviado un documento de Word con todo el contenido y le hemos pedido que cambie la redacción, eliminando todo lo que no quiera. Desafortunadamente, simplemente lo ignora y nos pide que diseñemos el folleto en PDF y pongamos todo el contenido primero. Después de ver el diseño, decidirá qué debe cambiar.
No estoy seguro de si otros clientes en proyectos similares hacen esto, pero esta es la primera vez que me encuentro con este tipo de cliente. Ir y venir es realmente perder mucho tiempo y dinero. ¿Cómo puedo pedir educadamente al cliente que primero tome una decisión sobre lo que quiere en el documento?
Usted define dos problemas clave de gestión de proyectos, los cuales, en última instancia, se relacionan con el alcance.
[Él]... nos pidió que diseñáramos el folleto en pdf y que pusiéramos todo el contenido primero. Después de ver el diseño, solo él decidirá qué debe cambiar.
Este es un problema causado por iniciar un proyecto con requisitos no fijados, lo que lleva a un alcance indefinido. También te estás perdiendo una fase de diseño claramente delineada.
Como analogía, nadie en su sano juicio diría: "Constrúyeme un rascacielos, y cuando esté terminado, lo miraré y decidiré si me gusta el diseño del edificio". Independientemente de su metodología, necesita una fase de diseño que produzca un alcance fijo con requisitos claros, o nunca podrá llegar a la meta.
Mañana, nos pide que lo rehagamos porque vio otro folleto de la empresa C. Así que reemplazamos el contenido nuevamente y se lo enviamos.
Este es un problema con su proceso de control de cambios, o más bien, con su falta de uno. No hay un proceso formal para administrar los cambios en el alcance y no hay costo para el cliente en los requisitos de cambio repetidamente.
Si no abordó ninguno de estos problemas de proceso o fijación de precios en el contrato, obviamente necesita corregir su proceso de contratación. Por otro lado, en realidad no tiene un problema de gestión de proyectos en este momento, aunque lo parezca. Lo que tiene es un problema político que, en última instancia, es responsabilidad de su CFO o de su oficial de contrataciones abordar.
Tiene opciones limitadas cuando tiene responsabilidad pero no autoridad. Incluyen:
En muchas organizaciones con culturas tóxicas, eventualmente serás responsable por el fracaso de este proyecto aunque no estés realmente facultado para cambiar el proceso subyacente. Como profesional, su mejor opción es asegurarse de que el proceso, incluidos sus costos e ineficiencias, sean claramente visibles para todas las partes y comunicar las alternativas de manera constructiva.
Eso es. No hay bala de plata. Comunicar, educar, informar y brindar opciones... ese es el límite de la función de gestión de proyectos. Téngalo en cuenta en todo momento y dormirá mejor por la noche.
Los materiales de marketing como este son más como un 'lo sabes cuando lo ves'. El desarrollo de este tipo de entregable es un proceso de ida y vuelta. Obtienes lo que puedes, diseñas y construyes, lo pruebas, regresas y haces cambios. Te desafiaría en la opinión de pérdida de tiempo y dinero. Hacerlo de una manera más controlada puede ahorrar tiempo y dinero, pero probablemente terminará con algo menos que útil y un cliente que contratará a otra persona en el futuro.
Con suerte, usted está contratado en una estructura de tiempo y materiales, porque este tipo de trabajo es consistente con ese tipo de contrato. Si no lo eres, lecciones aprendidas. No vuelvas a firmar ese tipo de contrato para este tipo de trabajo.
Me he encontrado con problemas similares.
Básicamente, su cliente solo tiene una idea muy vaga de lo que quiere y preferiría que alguien le leyera la mente en lugar de articular lo que quiere por adelantado. A la larga, su equipo se desmoralizará por este tipo de situación, y esto podría empujar a las buenas personas hacia un trabajo que es más desafiante/estimulante.
Entonces, ¿cómo se hace retroceder contra esto? Como da a entender David, es más fácil hacer esto en un contrato de tiempo y materiales ya que su cliente está desperdiciando su dinero. Cada vez que pida algo, bríndele un costo estimado para llevar ese mensaje a casa.
Si tiene un tipo de contrato de costo fijo, es de esperar que tenga una declaración de trabajo bien definida. Apéguese a eso y si su cliente quiere salirse del alcance por una fracción de pulgada, déle un costo estimado para eso.
Si su contrato es de costo fijo y su declaración de trabajo está demasiado vagamente definida, tiene dos opciones: continuar como está o rescindir el contrato.
cww
Todd A. Jacobs