Digamos que tengo un proyecto con plazos bien fijados y una especificación bastante buena. Cada especificación necesita una discusión adicional, teniendo en cuenta los requisitos del cliente (es decir, estas especificaciones adicionales no serán esenciales, pero de todos modos útiles y necesarias). Pero el cliente está demasiado ocupado para responder a los correos electrónicos, llamadas telefónicas.
El proyecto lo ordena el cliente, pero su éxito depende del equipo de desarrollo, porque está hecho para un evento con fecha fija.
¿Cuál es la mejor solución en este caso?
Suponiendo que las decisiones que desea que se tomen sean válidas (es decir, no está abrumando a su cliente con detalles sobre los que realmente tiene la responsabilidad de decidir), el problema parece ser que su cliente, o tal vez solo su punto de contacto, no está comprometida con el proyecto. Debe abordar esta causa raíz o gastará mucho más tiempo y esfuerzo en mantener su proyecto encaminado de lo que necesita.
El problema de "a tiempo" desde su perspectiva es probablemente una pista falsa. Si hay plazos en su contrato con el cliente, es casi seguro que tiene una serie de advertencias que evitan sanciones por entrega tardía si la culpa es del cliente.
Si no puede comunicarse con su punto de contacto, es posible que deba escalar el problema. Use esta herramienta con precaución, es un instrumento contundente que debe evitarse en la medida de lo posible, pero no tenga miedo de usarla si es necesario. Si la escalada no funciona, se convierte en una decisión comercial simplemente cancelar el proyecto y liberar los recursos a otros.
Estoy de acuerdo con Doug (+1) en que el cliente decide qué tan importante es el proyecto para él. Si no dedica suficiente tiempo al proyecto, es posible que no lo considere tan importante como crees que es.
Sin embargo, eso no significa que su equipo se quedará quieto esperando que discutan los puntos abiertos.
Como mencionaste, optaría por el primer enfoque, cambiándolo ligeramente:
Revise los puntos abiertos que tiene, escriba sus propuestas para resolverlos y cómo su equipo pretende implementarlos y luego regrese al cliente para su aprobación.
De esta manera, usted:
En pocas palabras: ponga todo en papel y debidamente firmado. Si no te están dando la retroalimentación adecuada, asegúrate de indicarlo claramente cuando les cuentes tus suposiciones.
Hay puntos importantes en la mayoría de los proyectos en los que debe contar con la verificación y validación del cliente antes de continuar. Es un riesgo irrazonable para ambas partes eludir estos puntos. Y como sugirió Doug, debe tener en su contrato esos puntos que, si el cliente no hace su parte, usted está 100 % libre de responsabilidad por las demoras posteriores a eso.
Para otras áreas, donde hay menos riesgo, ciertamente puede tomar esas decisiones para avanzar en función de su análisis de riesgo, por ejemplo, qué decisión probablemente tomará el cliente. Sí, existe el riesgo de que pueda elegir mal y tenga que volver a trabajar; sin embargo, si está en contacto con el proyecto y sus requisitos, creo que esto es menos costoso en general, incluso con algunos errores, que sentarse sin hacer nada mientras espera una decisión.
Me gusta mucho el primer párrafo de Doug que habla de que esto es un síntoma de que el cliente no está realmente comprometido. Esto es algo que debe investigar simultáneamente, ya que le causará más dolor en el futuro. Haga que estos muchachos se sienten a la mesa y tengan una discusión sin bromas sobre cómo cada uno de ustedes jugará en la caja de arena en el futuro. Obtenga un acuerdo y, si no puede, salga de la caja y busque otro lugar para jugar.
Como un acto de desesperación, puede escribirles oficialmente sobre las preguntas abiertas y decir para cada pregunta qué respuesta asumirá si no responden antes de un plazo determinado. Infórmeles que para evitar poner en peligro la fecha límite de los proyectos, lamentablemente no puede cambiar esa decisión después en la versión actual. Si no les gusta su suposición, por supuesto están invitados a emitir una solicitud de cambio para la próxima versión y pagar ese extra. Deberá llevar a cabo esa amenaza en al menos algunos elementos.
Pero es mejor si puedes hablar con ellos y encontrar la causa raíz por la que les importa tan poco. Sin embargo, eso podría ser algo más allá de su control.
También puede configurar un sistema de seguimiento de las preguntas abiertas que tanto usted como el cliente pueden ver, de modo que su comportamiento sea claramente visible para ellos y sus jefes.
Otro plan para lidiar con la "causa raíz" aquí: ¿cómo estás en contacto con esta(s) persona(s)? ¿Se comunica con ellos de manera ad hoc o tiene horarios programados durante la semana en los que habla/revisa el progreso?
Si solo los contacta de manera ad hoc en este momento, muévalo a por lo menos una, pero posiblemente dos, reuniones programadas regularmente por semana con todas las partes requeridas para tomar decisiones sobre las cosas que necesita. Al tener esta reunión regular, se evitará la necesidad de escalar continuamente las cosas. Es posible que deba escalar una vez para obtener las reuniones regulares, pero después de eso, debe tener suficiente contacto para lograr un buen progreso.
Tienes que hacer tu parte para venir a estas reuniones preparado con todo lo que necesitas para tomar decisiones y con suficiente información para que los que toman las decisiones puedan decidir.
Otra opción podría ser crear una lista de correo electrónico con algunas personas que deciden. 1) No hay nada como un poco de competencia para involucrar a la gente. 2) Puede anunciar a varias personas que optará por la Opción A si no recibe noticias de alguien antes de X. 3) Si puede incluir al jefe de la "causa raíz" en la lista, luego de unas cuantas veces si le dices a la lista "Recuerda esto que te pedí hace 3 días...", tendrás una clara evidencia de un problema y la necesidad de hacer algo al respecto.
MMMMM
doug b