¿Cómo construir una relación con un equipo remoto?

Construir relaciones de trabajo lleva tiempo, y ese tiempo se alarga cuando se trabaja con un equipo remoto. Es aún peor si eres la única persona que está alejada de los demás. Abordar este problema requiere conciencia de todos los involucrados.

He trabajado mucho con equipos remotos y estas son algunas de las cosas que he encontrado efectivas para construir relaciones de trabajo.

• Si es posible, reunirse en persona. En este momento, eres solo un nombre en una pantalla, o tal vez una voz que ocasionalmente escuchan en el teléfono. No eres una persona para ellos.

• Si su equipo es el tipo de equipo que incluye información personal en algunos correos electrónicos, responda en privado a esa persona. Por ejemplo, uno de mis colegas en el extranjero se va de vacaciones la próxima semana, y su correo electrónico a nuestro equipo recordándonos que estará fuera incluye una imagen de adónde se dirige. Le respondí en privado que estaba bastante celoso de su viaje. Otro colega dijo que iba a estar enferma cuidando a su hijo que contrajo neumonía, y le envié un correo electrónico privado con deseos de una pronta recuperación. Hacer esto construye relaciones individuales, lo que ayuda inmensamente.

• Cuando reservo reuniones con el equipo en el extranjero, les informo que generalmente empiezo la llamada unos 15 minutos antes para asegurarme de que nuestras herramientas de audioconferencia y uso compartido de pantalla estén funcionando. Otros han comenzado a llegar temprano a estas reuniones y tenemos charlas informales sobre lo que está pasando en el trabajo o hablamos de otras cosas, como nuestros planes para el fin de semana. Esto ha recorrido un largo camino hacia la construcción de relaciones.

• Incluyo gentiles recordatorios de que estoy tratando de adaptarme a la diferencia en la zona horaria. Por ejemplo, recientemente realicé una reunión a las 6 am en mi zona horaria, porque yo era la única persona de mi zona horaria que estaba allí. Cuando estábamos programando la reunión, les dije que estaba dispuesto a hacerlo ya que yo era la única persona afectada y eso significaba que la reunión podría ser en un momento más razonable para todos los demás. El equipo extranjero me agradeció por mi consideración de su tiempo, lo que también refuerza que también deben tratar de ser respetuosos con el mío.

• Si hay barreras de idioma, compartir la pantalla en una reunión puede ser de gran ayuda para solucionarlo. Por ejemplo, trabajo con un desarrollador que ocasionalmente tiene problemas con el inglés. Cuando tengo reuniones que lo incluyen, me aseguro de compartir la pantalla y preparar algo de antemano para que pueda tener algo de tiempo para leerlo y entenderlo. Durante la reunión, tomo notas que se ven en la pantalla compartida. Esto ayuda a garantizar que todos salgan de la reunión con el mismo entendimiento. Hemos tenido algunos casos en los que alguien pensó que había expresado una idea de alguna manera, pero las notas no reflejaron esa comprensión. Las notas que todos estábamos mirando mientras hablábamos significaban que podíamos identificar esa diferencia en la comprensión de inmediato y abordarla.

• Trato de tener una reunión periódica con alguien del equipo remoto, generalmente la persona que se ve más afectada por mi trabajo. Esto puede ser muy breve, pero es una reunión que acordamos tener y nos ayuda a asegurarnos de que tenemos una comprensión compartida de nuestras metas y progreso. También nos da la oportunidad de charlar un poco sobre otras cosas, relacionadas con el trabajo o no. A veces utilizo esta reunión como una oportunidad para hacer preguntas aclaratorias sobre algo que escuché o deduje sobre eventos recientes de los que el equipo extranjero sabría más que yo, y me hacen el mismo tipo de preguntas.

• Si su empresa tiene las instalaciones para hacerlo, las videoconferencias pueden ser de gran ayuda. Si no tiene capacidades de videoconferencia, pero puede usar chats de video de terceros, utilícelos en su lugar. Esto también ayuda a que el equipo remoto lo recuerde.

• Si su gerente también está lejos de usted, pídales consejos sobre cómo construir relaciones y consulte con ellos regularmente para ver cómo creen que va esto. (Esta podría ser la reunión regular que mencioné anteriormente). Esto ayuda a recordar a su administrador remoto que esto es algo que debe tenerse en cuenta.

Este es un proceso continuo y algo en lo que tendrá que trabajar mientras esté en el puesto.