Comience a hacer preguntas desde el principio en la charla de pelusa. Si una persona lleva unos minutos despotricando llena de jerga, y aún no tienes idea de lo que está diciendo, corté cortésmente y di algo como:

• "Disculpe, lo siento, no lo estoy siguiendo. ¿Qué es exactamente lo que necesita que hagamos?"
• "Ya veo... entonces, ¿cómo exactamente podemos ayudarte a lograr esto?"
• "Synergy, sí, estoy totalmente de acuerdo. Entonces, ¿deberíamos preparar un nuevo informe para ti? ¿Cómo quieres que se vea?"
• "Solo para saber cuáles son mis elementos de acción, estás diciendo que quieres que hagamos un informe XYZ, ¿verdad? ¿Qué tan pronto lo necesitas?"

Esto te permite guiar educadamente la conversación, mientras que al mismo tiempo obligas al hablador a ir al grano.

Si hace esto con la suficiente frecuencia, las personas eventualmente aprenderán que usted es un comunicador directo al grano y es posible que dejen de ser tan detallados cuando le hablen.

Debe forjar una nueva declaración de misión que establezca la brevedad como un valor central para su organización. Luego organice reuniones para encontrar partes interesadas que aceptarán el paradigma innovador. Asegúrese de marcar los elementos de acción para todos y realizar un seguimiento para que cumplan con sus nuevos compromisos, para que todos estén en la misma página.

Tal vez te estás perdiendo lo que buscan

Soy programador y estoy 95% seguro de que estaría de acuerdo contigo si fuéramos colegas. Sin embargo, en aras de la equidad, quiero sugerir una perspectiva alternativa.

empezar a contarnos cómo aprovechar nuestras competencias principales para encontrar sinergias en nuestro trabajo diario, o alguna tontería como esa... ... lo que realmente quieren que hagamos es escribir una pequeña herramienta de utilidad que genere un informe que el control de calidad pueda usar para ayudar a los clientes a solucionar problemas.

Supongamos que los oradores no le están haciendo perder el tiempo deliberadamente . ¿Podría ser que estén tratando de transmitir una visión de su flujo de trabajo deseado? Tal vez esperan que se les ocurra una gran idea, y solo están de acuerdo con una "pequeña herramienta de utilidad" que resuelve el problema inmediato cuando los presiona.

Los imagino diciendo "queremos tener una mejor visibilidad de nuestro proceso", e imaginando vagamente un sistema que rastrea lo que la gente está haciendo, asigna trabajo automáticamente y recompensa a los mejores. Cuando se presionan, solo pueden articular algún tipo de informe, que usted produce.

Este podría ser un caso en el que estás haciendo un gran trabajo construyendo algo incorrecto.

Por supuesto, podrían ser solo pelos puntiagudos sin nada mejor que hacer que tener reuniones. :)

Por lo general, estábamos sentados allí con nuestro equipo haciendo lo nuestro cuando cierto individuo aparecía y comenzaba a hablarnos sobre cómo aprovechar nuestras competencias principales para encontrar sinergias en nuestro trabajo diario, o alguna tontería por el estilo. Eventualmente, finalmente dirían que lo que realmente quieren que hagamos es escribir una pequeña herramienta de utilidad que genere un informe que QA pueda usar para ayudar a los clientes a solucionar problemas. Lo que debería haber sido una conversación de 5 minutos termina siendo una diatriba de 30 minutos. Mientras tanto, toda la tarea de escribir la herramienta es un trabajo de 20 minutos para empezar.

En primer lugar, parece que no tienes una buena estructura para asignar el trabajo si las personas simplemente pueden acercarse y solicitar cosas. Si no tiene una estructura oficial de "solicitud", comience. Use un sistema en el que las personas deban escribir solicitudes en un sistema o enviarle las solicitudes por correo electrónico.

Si inicialmente no obtiene el apoyo del gerente, comience a realizar un seguimiento del tiempo total que dedica y el tiempo "perdido" que usted y su equipo desperdician para que pueda usar esto como palanca (palabra de moda ftw).

De cualquier manera, puede responder a alguien que se acerque con lo siguiente: "Oye, estamos muy ocupados en este momento. ¿Puedes enviarme un correo electrónico con los requisitos? Te llamaré o te enviaré un correo electrónico si tengo alguna pregunta".

Nos invitan a las reuniones y, si bien hay una agenda, y estrictamente hablando nos apegamos a ella, parece haber muchas tonterías en torno a cada discusión. Es casi como si esta verbosidad fuera parte de la cultura de la empresa aquí. Al mismo tiempo, nuestro equipo tiene mucho trabajo duro e interesante que hacer.

Hable con su gerente y aborde sus inquietudes al respecto. Si las reuniones son una pérdida de tiempo, su gerente debe saberlo. No acepte ciegamente todas las solicitudes de reunión.

También puede intentar que las reuniones sean más cortas: "Hola, me gustaría asistir, pero mi tiempo es limitado esta semana. ¿Es posible que podamos hacer que la reunión sea de 1/2 hora en lugar de una hora?" Las reuniones tienen una molesta tendencia a llenar el tiempo asignado, incluso cuando no sea necesario.

Otra opción con las reuniones es pedirle al autor de la pregunta: "Hola, ¿para qué me necesitará específicamente en esta reunión? Mi equipo tiene algunos plazos críticos esta semana y no estoy seguro de por qué debo asistir a esto". Esto les ayuda al menos a aclarar por qué estás allí antes de tiempo.

¿Existen buenas tácticas/estrategias para lograr esto?

Frecuentemente me encuentro asintiendo y esperando que vayan al grano.

No hagas esto: quieres dejar en claro que estás ocupado, que tienes otras cosas que hacer y que, de lo contrario, no quieres escucharlos divagar.

Lo que debe hacer es tomar la iniciativa y dirigir las discusiones ya sea

• Hacer preguntas capciosas. Algo así como "¿estás sugiriendo que hagamos XXXX?" puede mover fácilmente la discusión a un elemento tangible y evitar algunas de las BS.
• Hacer preguntas de aclaración. Si no tiene suficiente comprensión para hacer una pregunta capciosa, simplemente pida una aclaración. Incluso si se equivoca nuevamente, puede llevar la discusión a más detalles, que es lo que en última instancia necesita ser discutido.

Usted menciona que sus reuniones tienen agendas, lo que significa que siempre debería poder encontrar preguntas principales. Pregunte sobre el siguiente tema de la agenda si es necesario.

Descargo de responsabilidad: intente lo siguiente bajo su propio riesgo

• Reproduzca este video en una pantalla de proyector en reuniones
• Haz de este tu fondo
• Consigue un cronómetro de cocina y colócalo sobre la mesa. Si las personas se oponen, señale "Solo quiero que sea realmente obvio que estamos pasando mucho tiempo aquí, así que espero que podamos hacer esto más eficiente".

O compre esto y colóquelo en el entorno de su oficina

¿Ha intentado pedirle al orador que vaya al grano de una manera directa? Hay tácticas que puede usar, como tono de voz y gestos que son cálidos y no se perciben como groseros que pueden contrarrestar la franqueza de la declaración. "Tenemos mucho en nuestro plato aquí en este momento, ¿qué es exactamente lo que necesitas?" es directo, no conflictivo si se dice de una manera no agresiva, y al usar "mucho en nuestro plato" estás jugando sutilmente su juego de "bingo de mierda" y es posible que incluso aprecien ese poco.

No todos se comunican de la misma manera. Creo que podemos distinguir 4 tipos de personas.

• Energía ROJA: Sé breve, brillante y desaparece
• Energía AMARILLA: Sea creativo, salvaje y comparta entusiasmo
• Energía VERDE: ser conectado, personal y paciente
• Energía AZUL: Sea preciso, veraz y agudo

Me llamas la atención como una persona con energía ROJA: "ve al grano". Su(s) jefe(s) puede(n) tener energía VERDE, AMARILLA y/o AZUL: quieren demostrar que se preocupan (verde), por lo que elaboran tanto el nivel práctico como el emocional en un intento de crear entusiasmo (amarillo) y entregar cada diminuto detalle incluso si son redundantes para usted (azul).

Para responder a su pregunta, cada tipo de energía tiene una forma de manejar otros tipos de energía. En su caso, eso significa aplicar las siguientes tácticas:

ROJO contra VERDE:

• SÍ: Habla con ellos personalmente y diles que tienes un problema. Hable de sentimientos (siento que me distraigo por aquí) y no de hechos (estoy perdiendo el tiempo). Al tener estas charlas personales, las personas con energía verde sentirán una fuerte conexión contigo y harán todo lo posible para ayudarte.
• NO: evitarlos ni atacarlos personalmente, porque se sentirán ofendidos y perderán su conexión emocional contigo (necesitas esta conexión para que cualquier relación con un compañero de trabajo funcione)

ROJO contra AZUL:

• SÍ: Diga el hecho, la fecha y los números exactos de por qué tiene un problema. Haga hincapié en el hecho de que desea que las cosas sean más eficientes y organizadas. Mencione que ya está en la misma página y conoce los detalles internos del proyecto. No utilice sentimientos sino hechos.
• NO: elaborar, mentir o llegar a personal. No utilice datos/hechos inventados o estimaciones aproximadas de tiempo. Ejemplo: en lugar de decir "la reunión fue demasiado larga, podría ser más eficiente, como, estoy seguro de que podríamos hacer esto en solo 5 minutos" (esto es vago y no está probado), diga algo como: "Esta reunión tomó 30 minutos, pero el único punto real era X. ¿Es posible hacer esto en 15 minutos en el futuro omitiendo la introducción? He demostrado que puedo manejar los detalles de este tipo de cosas en el pasado con el proyecto Y".

ROJO vs AMARILLO:

• SÍ: Comparta su entusiasmo. Responda y hable tanto como sea posible para mostrar su interés. Impulse su ego dando cumplidos sobre su forma de pensar. Si las conversaciones se vuelven demasiado largas/salvajes, córtelas diciendo "¡Vaya, esa idea es genial! No puedo esperar para implementarla, ¿qué tal si empiezo a trabajar en ella ahora mismo? Tengo una agenda apretada, ¿sabes?" ?. Te dejaré saber cómo me va. Nos reuniremos más tarde para compartir más ideas. ¡Gracias!
• NO: no derribar ninguno de sus argumentos ni atacar su ego. No muestres ningún desinterés, porque solo hablarán AÚN MÁS en un intento de convencerte y compartir su visión/idea/entusiasmo. Si ignoras la energía amarilla, se enfadarán.

Pruebe "Predicar con el ejemplo"

Si es posible, pregúntele al programador de la reunión si puede dirigir una reunión. Eso significa que pueden tener las notas y viñetas para ser discutidas, pero luego jugarías al equipo de trineos tirados por perros y mantendrías todo en orden. Incluso podría asumir ese rol voluntariamente durante cualquier reunión aleatoria. solo sé consciente de lo que está pasando para no pisar los dedos de los pies.

Solo tomará alrededor de 2 de estas reuniones antes de que comience a recibir comentarios de otros asistentes. Si no recibe esos comentarios, aparentemente a la gente le gustan estas reuniones.

Al programar su reunión, especifique tanto la hora de inicio como la de finalización , y luego envíe a todos la agenda de la reunión que debe contener lo que se discutirá y cuánto tiempo debe durar cada parte. Cíñete siempre a la agenda, interrumpe a las personas si crees que están divagando demasiado, recuérdales que están llegando tarde de acuerdo con la agenda, deja que terminen rápidamente y luego pasa al siguiente punto de la agenda incluso si la discusión no ha terminado. Además, dígales a las personas acerca de la pirámide invertida para que se entiendan en la oración inicial.

Las pelusas también pueden provenir de la falta de preparación antes de la reunión, por lo tanto, realmente estaban pensando en voz alta mientras hablaban, o más a menudo porque quieren describir su proceso de pensamiento en detalle para que todos puedan seguirlo.. En las discusiones creativas, "diseñar en voz alta" a menudo es necesario y es algo bueno porque los creativos tienen que justificar por qué la "pequeña herramienta de utilidad" debe construirse de esa manera en particular, deben asegurarse de que sus decisiones de diseño cumplan tanto con el objetivos inmediatos y también los objetivos más amplios de la empresa. Si su rol es solo construir herramientas que otros han especificado, realmente no necesita preocuparse por esas extensas justificaciones para que puedan aparecer como pelusas; sin embargo, sin pasar por ese largo proceso de pensamiento, podría terminar creando la herramienta equivocada en 20 minutos y luego pasar las próximas tres horas en correos electrónicos de ida y vuelta, perdiendo el tiempo de todos en el departamento de finanzas, ventas y servicio al cliente antes de finalmente concretar .

Otra razón por la que recibe muchas pelusas es quizás porque el orador se dirigía a otros asistentes que pueden no estar tan actualizados como usted en ciertos temas; lo que es una pelusa para usted puede ser puntos de interés para otros. Este tipo de reunión generalmente proviene de una reunión en la que muchas personas vienen de todos los departamentos y discuten demasiados temas. En cambio, organice reuniones más pequeñas y enfocadas , invite solo a aquellos que necesitan escuchar este tema en particular y deje el resto con una "invitación abierta" diciendo "el tema de esta reunión no es relevante para usted, sin embargo, puede asistir si tú quieres". Con reuniones más pequeñas, es más fácil hacer un seguimiento de lo que todos ya saben y lo que necesitan saber, por lo tanto, menos errores.

Finalmente, es posible que desee utilizar el viejo truco de mirar su reloj. Sin embargo, esto podría no ser bien recibido por todos.

¡Hazlo facturable!

Lo más probable es que tenga un sistema en el que se registre su tiempo para facturar a los clientes. Por adelantado, pregunte dónde registrar su tiempo (para todos los involucrados).

Esto convierte a dicha persona en un cliente en lugar de un colega y ahora tiene todo el tiempo del mundo para averiguar qué necesita y cómo hacerlo. (La mayoría de los clientes no saben lo que necesitan, por lo que esto es importante)

También recuerda que es posible que necesiten obtener permiso para usarte, así que si es realmente malo, considera preguntar por adelantado si ya lo han obtenido.

Intenta no enfadarte demasiado. ¡Esta es una habilidad social!

He llegado a un punto en el que tengo tolerancia cero con esas cosas.

En algunas ocasiones el hablante es alguien que realmente sabe de lo que habla, pero se ha contagiado de la talkitis corporativa. Solo preguntando "¿puede explicarlo sin usar términos corporativos? No estamos acostumbrados a ellos y nos cuesta seguirlos". Suelen cumplir (es posible que tenga que llamarles la atención una o dos veces antes de que dejen de usarlos definitivamente).

La clave para determinar si alguien está demasiado lejos es escuchar los verbos. Si dicen "desarrollar una estrategia de producción" en lugar de "planificar", son terminales. No obtendrás nada útil de esos tipos. Concéntrese en irse lo más pronto y educadamente posible, porque la reunión será una pérdida de tiempo. Si lo que dijo el hablante fue realmente importante, pídale que le envíe un correo electrónico para que usted (o alguien de su equipo) pueda extraer la información del texto escrito, que es mucho más simple que en tiempo real (puede buscar y reemplazar).

Cuando digas "Realmente no quiero parecer grosero, pero" recuerda que cualquier declaración "no X, pero justificación" se puede reducir a "X". En otras palabras, realmente quieres parecer grosero porque estás frustrado.

Su rudeza probablemente signifique que el orador siente que necesita persuadirlo, lo que significa 20 minutos de por qué esto es importante , aumentando hasta 5 minutos de y esto es lo que debemos hacer . Lo siento por ti; porque encontrará que es mucho más difícil quitar una idea de la cabeza de una persona que ponerla allí, y está poniendo todas las ideas equivocadas sobre usted en su cabeza.

Es difícil vigilarnos a nosotros mismos, nos acostumbramos mucho a vigilar a los demás. Solo recuerda que solo puedes influir en el entorno controlándote a ti mismo. Eso significa que a medida que encuentra una forma de mejorar los medios de comunicación, solo puede cambiar su comportamiento. Esperar que las otras partes acepten el programa desvía la mirada de las técnicas que funcionarán. Necesita establecer el programa, escuchando atentamente y con simpatía, y ellos lo seguirán. Una persona escuchada rara vez se repite.

Al principio de mi carrera tuve sentimientos similares. Era conocido por la línea "¿Y tu punto es?" He aprendido que hay muchos factores cuando se trata de personas. Todo el mundo es diferente, pero todos compartimos algunas similitudes. Todos tenemos la necesidad de sentirnos escuchados y respetados. Los desarrolladores tienden a expresar esto en código. Los no desarrolladores tienden a expresar esto hablando.

Lo único que puedes controlar eres tú. Pregúntate por qué te enfadas. Trate de centrar sus sentimientos y deje de pensar para sí mismo "¿llegará al grano este tipo?" todo el tiempo que están hablando. Lo que sucede dentro de ti a menudo puede ser captado por quienes te rodean. Cada persona reaccionará de manera diferente a esto. Controlarse a sí mismo es el primer paso importante para llevarse bien con los demás.

También recomendaría leer "Cómo ganar amigos e influir en las personas", de Dale Carnegie. El título es engañoso. Fue el primer libro que me abrió los ojos al hecho de que no todo el mundo es como yo.

Hay otros grupos además de su equipo que también están invitados, por ejemplo, la gerencia que prospera con la charla de MBA, por lo que lo más probable es que decirle a los MBA que "Dejen de hablar de MBA y díganos lo que quieren" no sea una opción. Los MBA son políticos y si los políticos invitan a los soldados a las reuniones, los soldados deben esperar que los políticos hablen como políticos: es la naturaleza de su trabajo y el trabajo atrae al tipo de personas con mayor inteligencia social a las que les encanta hablar. Dado que probablemente hicieron de la charla de MBA una parte integral de su cultura y que la audiencia es más que solo su equipo, no estoy seguro de que su equipo pueda hacer algo con respecto a la charla de MBA excepto sufrirla, y yo sugiera que su equipo puede servir mejor si envía un par de representantes, es decir,

Las personas que hacen esto esperan que usted se haga cargo y les muestre el camino. Están divagando porque realmente no saben qué decir y tienen problemas para expresar lo que quieren en términos claros. Respondo a esto simplemente levantando una mano, deteniéndolos de alguna manera y guiándolos a una discusión detallada de lo que quieren. Los detengo, les digo que dejen de hablar si es necesario, les digo en términos claros que sus comentarios no nos acercan a nuestro objetivo, acusándolos sutilmente de no ser un jugador de equipo. Esto funciona la mayor parte del tiempo, y si no es así, tiendo a descartar mentalmente a esa persona como no útil y trato de evitarla. No tienes la responsabilidad de escuchar a las personas que se acercan e interrumpen tu trabajo. Si no están ayudando a la empresa , deshágase de ellos.

Y, si se trata de un caso en el que solo me están divagando y realmente no quieren nada, les doy una tarea. Tengo una memoria casi perfecta, así que volveré a algo que dijeron diez minutos antes, que ahora parece completamente irrelevante, y lo señalaré citándolos palabra por palabra. Así... "Hace un tiempo dijiste 'debemos centrarnos en nuestras competencias básicas' y no creo que podamos continuar con este proyecto hasta que me traigas una lista de cuáles son", es decir, dales algo. estúpido de hacer, eso parece grave porque lo pidieron. Si quieren aprovechar las competencias básicas pero no pueden enumerar cuáles son, hay un gran problema. "¿Qué competencias desea aprovechar?" Tráeme una lista.