Software de gestión de conferencias (código abierto/bajo coste)

Tiene un amigo que está organizando una conferencia sin fines de lucro bastante grande (~1000 personas). El gran contratiempo que veo en su proceso es la entrada de oradores y cómo se relaciona con el material promocional y la programación en general.

Habrá más de un centenar de ponentes, con distintas franjas horarias y temáticas. En años anteriores, los solicitantes completaron su información (nombre, tema, resumen, etc.) a través de un formulario web, lo imprimieron (X5, para cada revisor) y luego calificaron en papel. Luego toman los puntajes, los calibran, luego toman los resúmenes que enviaron los solicitantes aceptados y los archivan. Luego viene un montón de entradas de Excel (principalmente copiar/pegar, pero requiere reconciliarse con el papel) y esto se convierte, eventualmente, en el cronograma (después de un diseñador gráfico, y algo de sudor y lágrimas).

No sé si lo que estoy buscando es algún software de gestión de eventos (¿de código abierto? ¿de bajo costo?), o un proceso superior al descrito anteriormente, o algo completamente diferente. Podría entrar en más detalles sobre el proceso, pero la(s) pregunta(s) es(n) básicamente:

• ¿Conoce algún buen recurso/plantilla para administrar este tipo de proceso?

• ¿Conoces algún software que pueda ayudar?

• ¿Hay otros accesos directos o mejoras que pueda ver aquí?

Mi único requisito aquí es que sea adecuado para varias personas de más de 60 años, que no sean particularmente expertos en tecnología, y que haya soporte o capacitación disponible (incluso a un costo). Podría venir en forma de un ángulo de gestión de equipo, un ángulo de proceso o un ángulo de software. Buscando tantas opciones como sea posible en este momento.

¡Gracias Stack Exchange, por tus pensamientos!

La videoconferencia PS sería útil... tal vez, pero es la única etiqueta de "conferencia" disponible. Siéntase libre de agregar una etiqueta superior si puede pensar en una.