¿Qué debe visualizar un tablero Kanban?

El primer principio de Kanban es "Comienza con lo que haces ahora". e iterar desde allí. Por lo tanto, lo que desea visualizar depende completamente de usted, en función de lo que haga hoy para realizar un seguimiento de los datos sobre sus elementos de trabajo.

Si no tiene absolutamente ningún proceso/práctica actual con respecto a algo, comience en algún lugar: tome una decisión como equipo de que "visualizaremos estas cosas en nuestro tablero Kanban y cada boleto". Estas se convierten en sus "políticas" iniciales que puede cambiar en el futuro, dependiendo de qué tan bien funcionen para su equipo.

Algunas de las opciones de diseño de entradas sugeridas por el material de Kanban University se muestran a continuación:

(C) Universidad de Kanban (anteriormente Lean Kanban, Inc.)

Estas también son sugerencias, nada está 'prescrito', depende de su equipo.

Usamos Kanban para el desarrollo de nuestros productos, y aquí hay cosas que visualizamos:

Por supuesto, diferentes equipos pueden optar por visualizar diferentes cosas en el tablero y en el nivel de la tarjeta.

En general, como mencionó Todd, qué tan granular desea que sea su tablero y sus tarjetas depende de lo que está tratando de rastrear en el tablero y en el nivel de la tarjeta: lo que es importante para su equipo y sus partes interesadas.

En un par de elementos que ha mencionado específicamente, estos son mis pensamientos:

1. Visualización del "trabajo externo": trabajo realizado por otro equipo. Esto supone que parte del trabajo en TU tablero está retenido (bloqueado) debido a una dependencia externa. Esto debe visualizarse con un bloqueador en la tarjeta (como el bloqueador rojo en la esquina inferior derecha de la segunda imagen de arriba), con alguna descripción o comentario para que los miembros del equipo sepan por qué está bloqueado.

2. Un miembro del equipo está ayudando a otro miembro del equipo a hacer su trabajo. Esto realmente puede suceder de varias maneras, y dependiendo de la frecuencia con la que suceda, cuánto tiempo dedican los miembros del equipo a trabajar con otra persona en SUS tickets y cuánto tiempo les lleva trabajar en los tickets de otros, etc. Si es muy mínimo, podría tener Límites WIP en las columnas de su tablero (o Límites WIP individuales) para acomodar a una persona que trabaja en múltiples tickets a la vez (ya sea que bloqueen su propio ticket o no, ¡elemento de política!). Si una parte significativa del tiempo de un miembro del equipo se dedica a ayudar a otros, entonces definitivamente necesita políticas explícitas sobre cómo manejan su propio trabajo (bloquearlo, moverlo a un contenedor de "Espera", etc.) y cómo se registra su contribución. en los otros

También podría tener políticas como "Cualquier cosa que demore menos de 15-30 minutos no necesita registrarse en el tablero/boleto". Depende de la frecuencia con la que esto suceda.

Aparte de lo anterior, en mi opinión, un tablero Kanban debería visualizar lo siguiente:

1. Límites WIP en cada carril y columna
2. Infracciones de límite WIP si las permite, y
3. Indicadores a nivel de tarjeta para Problemas, Riesgos y Bloqueadores
4. Clase de servicio asociada con boletos (esto se puede hacer de varias maneras)
5. Tipo de elemento de trabajo

Estas son algunas opciones sobre cómo podrían verse los tableros: tableros organizados por tipo de actividad o por equipos.

O bien, un tablero organizado por clase de servicio que se muestra a continuación.

Aquí hay un artículo sobre el diseño del tablero que podría ayudarlo: ¿ Qué tan granular debe ser mi tablero kanban? . También puede encontrar otros recursos útiles en nuestra Guía Kanban .

TL;RD

Si bien puede haber circunstancias en las que necesite el nivel de granularidad que está proponiendo, en la mayoría de los casos es probable que sea un síntoma de los estilos de gestión de comando y control y una consecuencia de la falacia de utilización del 100 %.

Por lo general, Kanban debe realizar un seguimiento de las transiciones de estado significativas a nivel del producto, sin intentar prescribir procedimientos de forma visual. Esta última es una forma de microgestión que es la antítesis de los objetivos de Kanban.

Granularidad del tamaño adecuado para reducir los residuos

Kanban es un marco que no es demasiado prescriptivo. En el fondo, Kanban funciona mejor como un sistema de balde con fugas que limita la velocidad . Administrar el tamaño de las colas evitando que un exceso de solicitudes pendientes ingresen al proceso es un objetivo central de la mayoría de las implementaciones del marco.

"Visualizar el trabajo" es un elemento clave del Método Kanban de David Anderson , más que un requisito formal para Kanban en general. Sin embargo, al igual que otros enfoques esbeltos, no es muy prescriptivo.

Kanban, como la mayoría de los sistemas ágiles, se trata de dimensionar correctamente la granularidad del trabajo para optimizar el flujo. Entonces, no hay una respuesta canónica a su pregunta, excepto decir que el trabajo (y los estados del trabajo representados por columnas) deberían ser:

1. lo más granular posible, porque los elementos más pequeños aumentan el flujo; pero también
2. tan tosco como práctico, porque la microgestión aumenta los gastos generales del proceso y crea ineficiencias.

Con Kanban, un enfoque demasiado granular del proceso como el que se describe en su publicación es probablemente un síntoma de prácticas de gestión de arriba hacia abajo en lugar de un enfoque empírico de mejora continua para aumentar el flujo o reducir el tamaño de las colas y los tiempos de ciclo. Probablemente no debería hacer eso, pero su millaje puede variar.

Debe trabajar con sus equipos y organizaciones para identificar cuellos de botella, procesos de activación y otras formas de desperdicio en su flujo acumulativo . Luego trabaje activamente para eliminarlos. La creación de gastos generales del proceso por su propio bien es en realidad solo otra forma de muda y debe tratarse como un desperdicio que debe eliminarse de su proceso.

Un tablero Kanban necesita visualizar al menos dos cosas.

Las columnas del tablero Kanban visualizan los estados de trabajo en el flujo de trabajo. A través de esto, se visualiza el flujo de trabajo o el proceso mediante el cual se realiza el trabajo, lo que permite a cualquier persona ver cómo el trabajo pasa de "no realizado" a "terminado". Junto con esto, la mayoría de los tableros Kanban también capturan información como los límites de trabajo en curso (cuánto trabajo puede haber en cada estado) o pueden tener una forma de indicar el trabajo que se está acelerando.

Las tarjetas en el tablero Kanban visualizan el estado actual de elementos de trabajo particulares. Esto permite el desarrollo de un sistema pull. Las personas pueden ver si están produciendo resultados más rápido de lo que pueden consumir los procesos posteriores y ajustar su flujo, mientras que las personas que trabajan en los procesos posteriores pueden ver cuándo el trabajo está listo para los siguientes pasos.

Dependiendo de cómo administre su tablero Kanban, puede indicar opcionalmente los actores principales involucrados en el trabajo, cuánto tiempo ha estado en progreso un trabajo en particular (desde el momento en que se inició, desde el momento en que entró en su estado actual o ambos), la estimación del trabajo o información sobre el tipo de trabajo (el proyecto con el que está asociado, la fuente del trabajo, alguna definición arbitraria de diferentes tipos de trabajo). Esto dependería de quién está usando el tablero Kanban y cómo estas diferentes partes interesadas necesitan obtener información: el tablero es un radiador de información y debe transmitir la información correcta a las personas adecuadas.

En última instancia, la forma de usar el tablero Kanban recae en las personas que lo usan activamente. Los únicos requisitos son la visualización del proceso o flujo de trabajo y cómo fluye actualmente el trabajo a través de ese proceso.

Las tarjetas Kanban pueden ser bastante universales. No obstante, hay atributos centrales para estar presente. Basaría esos atributos centrales en los criterios SMART. Un ejemplo podría ser:

Aunque las tarjetas son solo una parte del Tablero Kanban. El resto son columnas y carriles para organizar y documentar su proceso de trabajo. Aquí también, el cielo es el límite. Hay muchas opciones creativas y puede consultar los ejemplos más impresionantes de Kanban Board aquí .