Me interesaría saber cómo maneja el manejo de los presupuestos del proyecto cuando tiene que proporcionar un costo fijo por adelantado para el cliente antes de comenzar el trabajo.
Por contexto, y sin revelar demasiado, trabajo como PM desarrollando compilaciones de tipo 'software' en línea para una empresa en la que tenemos que proporcionar costos por adelantado para desarrollos basados en especificaciones firmadas, pero a menudo el desarrollo lleva mucho más tiempo de lo estimado. - lo que lleva a que el presupuesto se salga por la ventana. Obviamente eso no es sostenible a largo plazo.
Sería genial saber cómo se trata esto en otras organizaciones...
Suponiendo que haya realizado el trabajo anteriormente en compromisos similares, usted y la experiencia de su equipo deberían poder llegar a una estimación probabilística del trabajo por delante en un rango del mejor al peor de los casos. Dado que el trabajo tiene un precio fijo, entonces seleccionaría para su planificación / valores objetivo, contra los cuales se establecería un precio, más cerca del lado del peor de los casos de su estimación. Dicho de otra manera, cargarías una tonelada de contingencia para cubrir todas las incógnitas.
Para los clientes a los que les gusta el precio fijo, esencialmente eliminan el riesgo de aumento de costos para el proyecto, pero al hacerlo pagan una prima por ello.
Además, sería muy explícito con lo que se supone, lo que se incluye y lo que se excluye. El lenguaje en su contrato debe ser muy claro para que, si el proyecto choca con uno de esos criterios, pueda enviar una solicitud de cambio y agregar tanto el costo como el cronograma a su precio fijo.
Si su proyecto es nuevo para usted o incluso el primero de su tipo, evite un contrato de precio fijo si puede. Si no puede, acuerde un precio fijo por partes o etapas del proyecto y sea muy, muy pesimista con sus objetivos en función de su curva de estimación, es decir, elija el peor de los casos y algo más. Por supuesto, eso podría hacer que su precio no sea competitivo, pero a menos que pueda sobrevivir a la pérdida de dinero, deje que otra persona asuma la pérdida.
Hay dos partes cruciales para hacer la estimación que se cumplirá en el futuro.
Solo pediste la primera parte, así que esto es lo que pienso según mi experiencia.
Si la estimación difiere mucho de la estimación de una tarea similar de su experiencia anterior, esto significa que debe averiguar el motivo o esperar que la tarea tome más tiempo (como ya sucedió antes). Si se espera que las tareas estimadas se realicen en más de 4 a 8 horas, significa que pueden ser demasiado grandes para estimarlas correctamente, por lo que es posible que desee solicitar un desglose adicional.
También podría subcontratar algunas tareas. En ese caso, es posible que desee contar con el contratista que ya ha demostrado su capacidad para hacer el trabajo adecuado para usted, o comenzar con tareas pequeñas que no son importantes.
Finalmente, debe analizar los posibles riesgos y aumentar la estimación de tiempo en consecuencia, de modo que prometa una fecha más lejana a la que le prometió su equipo.
Y una cosa más, que también es importante. Una vez que note que alguien se retrasa en el cronograma, debe actuar ahora mismo, no permita que la demora aumente.