¿Cuál es el mejor enfoque para que las personas coloquen toda la información requerida en un solo ticket?

En la agencia en la que trabajo, noto que para terminar una tarea, termino examinando varias fuentes para obtener los activos que necesito. (El ticket inicial en Jira, Gmail, Drive, etc)

Siento que todo lo que necesito (o, si estoy delegando una tarea, todo lo que necesita la persona asignada) debería estar al menos vinculado en su tarea de trabajo.

¿Cómo puedo animar a las personas a poner toda la información requerida directamente en el ticket inicial?

Desafortunadamente, las preguntas que buscan opiniones están fuera de tema para este sitio y, por lo tanto, es probable que su pregunta se cierre.
Tal vez pueda reformular su pregunta para preguntar cómo lidiar con tal circunstancia. Me imagino que otros también tienen este problema.
Eche un vistazo a esta página para evitar publicaciones fuera de tema: pm.stackexchange.com/help/dont-ask

Respuestas (2)

Tu intuición te está apuntando en la dirección correcta, hacia la práctica de tareas de equipamiento completo antes de que se inicien esas tareas.

Esencialmente, el equipamiento completo significa que todas las entradas requeridas para completar una tarea se recopilan en un conjunto antes de que se inicie esa tarea. Los insumos pueden incluir información (manuales, instrucciones, datos), materiales físicos, herramientas que se utilizarán para realizar el trabajo y la disponibilidad de los recursos y las personas necesarios. Tengo dificultades para encontrar una referencia en línea de calidad para enlazar. Kitting es un concepto utilizado tanto en la Teoría de las Restricciones como en las metodologías Lean .

Algunas herramientas para equipar proyectos de software incluyen:

  1. Repositorios públicos de código fuente como GitHub o GitLab
  2. Wikis para documentación
  3. Historias de usuario con criterios de aceptación
  4. Maquetas de interfaz de usuario de estructura alámbrica
  5. Enlaces a servicios web implementados

Todo lo anterior se puede asociar con una tarea de Jira a medida que avanza en el flujo de trabajo de su equipo, ya sea como un archivo adjunto o como un recurso vinculado. Es probable que este enfoque también funcione con otro software si su equipo elige una toma diferente a Jira. Algunos programas, por ejemplo Kanbanery , permitirán que una tarea se marque como "lista para extraer", lo que significa que todos los elementos del kit se han recopilado y la tarea está lista para que un miembro del equipo comience a trabajar en ella.

¡Impresionante! ¿Hay algún enlace que me pueda indicar con más información?
Intentaré agregar mejores referencias pronto. Cuando redacté la respuesta anterior, noté que gran parte del material de "equipamiento" parece estar elaborado en libros y recursos fuera de línea (la mayoría del material de Theory of Constraints está en libros o es propiedad de consultores). Eso es lamentable. Espero poder encontrar algunas referencias públicas.
He estado buscando "equipamiento completo" pero no encuentro nada. Me gustaría impulsar esto entre los PM aquí, pero necesito algo un poco más sólido;)
@Martin, Realization , una empresa de consultoría de gestión de proyectos de cadena crítica, es un lugar al que puede acudir para obtener asistencia de nivel profesional.
@Martin, aquí hay un artículo sobre los conceptos básicos de kitting . Como se usa en el artículo, "kitting" es un término de la práctica de fabricación de "Kanban". Es razonable aplicar los conceptos de fabricación Kanban a los flujos de trabajo de desarrollo de software Kanban.
@Martin, puede ser útil considerar el ejemplo literal de un juego de Lego como un kit. Un juego de Lego incluye todo lo necesario para construir una estructura de Lego específica: bloques, instrucciones y, a veces, herramientas o pegatinas. Es intuitivo que a un niño le tomará menos tiempo construir un castillo de Lego a partir de un kit completo de lo que le tomaría a un niño obtener todas las piezas, instrucciones y herramientas individualmente.
@Martin, O'Reilly tiene un libro que saldrá este mes y que puede ofrecer orientación adicional (no puedo asegurarlo porque la tabla de contenido aún no está disponible. Real-World Kanban .
@Martin, Theory of Constraints Industry Consortium tiene una página de materiales disponibles gratuitamente . Una de las presentaciones, "Gestión de proyectos de desarrollo de nuevos productos...", comienza a abordar la creación de kits.
Gracias por los recursos. ¡Revisaré todo esto y volveré a consultar!

Estoy totalmente de acuerdo en que ayuda mucho reunir toda la información necesaria. Nada molesta más que pasar por una estructura de árbol buscando información varias veces al día.

Lo que aprendí es que el uso de sistemas que proporcionan URL simplifica mucho este problema (por ejemplo, enlaces web):

  • Las URL pueden ser procesadas por muchas herramientas
  • La aplicación de destino de la URL puede ser independiente de la aplicación en la que se presenta el enlace
  • Abrir la URL es un simple clic

La mayoría de las herramientas modernas de ingeniería de sistemas proporcionan URL/enlaces para llamar a información específica (Jira, Confluence Wiki, Doors, git, ...).

Cualquiera que sea la herramienta que esté utilizando para proporcionar descripciones de tareas, lo más probable es que pueda manejar enlaces (por ejemplo, el navegador web MS Word).

¿Cuál es el mejor enfoque para que las personas coloquen toda la información requerida en un solo ticket?
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