¿Cómo insisto en que los hoteles estadounidenses acepten la tarjeta de crédito de mi empleador para el pago, en lugar de solicitar una tarjeta de crédito personal al momento del check-in?

El problema aquí no es la tarjeta de crédito corporativa , sino que estás tratando de hacer esto sin una tarjeta física . Un número de tarjeta de crédito es lo suficientemente bueno para hacer una reserva, por lo que la llamada telefónica funciona para eso, pero la recepción debe cobrar un depósito a la llegada y su protocolo dicta que debe entregar una tarjeta física para esto. Al hotel no le importa especialmente si es tuyo o de la empresa, siempre que sea válido y tenga tu nombre.

Lo sensato sería que tu empleador te dé una tarjeta de crédito corporativa física , que luego podrás usar para pagar los depósitos y saldar la factura. Dado que su empleador es un organismo gubernamental y no está haciendo esto, supongo que no están cuerdos.

La otra opción es prepagar su habitación de hotel con la tarjeta de crédito corporativa. Es posible que aún deba entregar una tarjeta de crédito personal para el depósito (para cubrir el robo del minibar, etc.), pero debe devolverla en su totalidad dentro de uno o dos días de la salida sin costo alguno para usted o el contribuyente.

Ver también: Reserva de hotel con mi tarjeta de crédito para una tercera persona. ¿Esa persona tendrá problemas en el check-in?

Tuvimos una situación similar en nuestro negocio, donde queríamos reservar y pagar el alojamiento para los visitantes pero (obviamente) sin proporcionar a esos visitantes los datos de nuestra tarjeta de pago.

Originalmente, hicimos lo que parece estar haciendo su empleador: enviamos una autorización de tarjeta de terceros por adelantado al hotel para cada reserva, y esperábamos que estuviera vinculada a la reserva/recogida por el personal del hotel. Desgraciadamente, como ha descubierto, a menudo no funcionaba según lo planeado: nuestros visitantes a menudo tenían que, vergonzosamente, llamar para hacer el check-in para arreglar las cosas. Por supuesto, puede haber sido (como otros han sugerido) que solo se les pidió que dieran una autorización previa para extras, pero incluso eso debería haberse cargado a nuestra tarjeta, por lo que aún no fue satisfactorio.

Terminamos resolviendo este problema abriendo una cuenta corporativa con la cadena hotelera, que fue diseñada específicamente para manejar precisamente este tipo de reservas. Ahora no solo se soluciona el problema, sino que también obtenemos tarifas reducidas y crédito sin intereses del hotel, junto con una facturación mensual detallada por centro de costos. ¡Ha aliviado tantos puntos de dolor!

Supongo que esto es algo que la mayoría de las grandes cadenas ofrecen, pero por lo que vale la pena, el programa en el que nos inscribimos es Business Advantage de IHG . Un beneficio adicional de su esquema es que la persona que hace la reserva recibe puntos Business Rewards mientras que el huésped que se hospeda en el hotel aún recibe sus propios puntos Rewards Club como de costumbre (y si los dos son la misma persona, ¡puntos de bonificación!).

En el pasado, mi empresa pagaba estadías en hoteles con la tarjeta de crédito del agente de viajes de la empresa. El proceso ha consistido en que el agente de viajes de mi empresa rellene un formulario de autorización de tarjeta de crédito y lo envíe por fax al hotel. Idealmente, esto debería ser seguido por una llamada telefónica para confirmar el recibo y que el pago de terceros ha sido aceptado.

Un ejemplo de formulario de autorización de tarjeta de crédito se ve así

Esta es una manera de hacer que su oficina le dé prioridad a esto.

Primero, antes de irse, pregunte en la oficina comercial si han resuelto el problema de la tarjeta de crédito con el hotel. Si no lo han hecho, infórmeles que no puede ir hasta que lo hagan. Es probable que simplemente te desanimen y digan "sí, es bueno".

Luego, asegúrese de que cuando se registre, sea durante el horario comercial normal. En otras palabras, cuando esté seguro de que el personal de su oficina comercial está en sus escritorios.

Comienzas el proceso de registro. El hotel le pide su tarjeta de crédito. Diles que está en el archivo. Luego piden, de nuevo, la tarjeta física. En este punto, llama a su oficina comercial y les dice que no puede registrarse en el hotel. NO ofrezca usar su propia tarjeta. Deje que la oficina de negocios hable con el hotel.

Una de dos cosas van a suceder. O la oficina de negocios/hotel lo soluciona en ese momento o vuelves a tomar un avión y te vas a casa. Si termina yendo a casa, su gerente probablemente se enojará. Asegúrate de que esté dirigido a la oficina comercial.

Luego, alguien se asegurará de que tenga una tarjeta corporativa, con su nombre O se asegurará de que no sea necesario presentar ninguna tarjeta de crédito la próxima vez que se registre.

Su perspectiva es la que supone que el fraude no existe. ¿Qué evita que Frank Abagnale (o incluso un estafador de variedad de jardín) falsifique todas estas cosas con datos de tarjetas de crédito robadas?

Las transacciones de "Tarjeta no presente" son inherentemente riesgosas para un hotel. Las compañías de tarjetas de crédito asumen cierta responsabilidad por el fraude. Ahora, cuando la naturaleza de un negocio requiere absolutamente que el cliente esté físicamente presente, es bastante difícil explicar a los administradores de riesgos por qué se están realizando transacciones de "tarjeta no presente" .

El administrador de riesgos diría: "Simplemente haga negocios de la manera normal. El cliente presenta físicamente una tarjeta, fin". En otras palabras, si su empleador no le da una tarjeta física, considera que no es su problema.

Su respuesta a las personas como usted es que su método de pago básico sigue siendo la tarjeta que presenta físicamente y que es plausiblemente su tarjeta . También están dispuestos a intentarlo de la manera que les pidas (o no)... y si eso realmente funciona, entonces estás libre. En pocas palabras, usted les paga a menos que algo más funcione.

¿Cómo puedo hacer que un hotel acepte la tarjeta de crédito de mi empleador para el pago, en lugar de insistir en usar mi tarjeta personal?

"Lo siento, no tengo una tarjeta de crédito personal".

En mi experiencia, luego le pedirán que deje un depósito en efectivo para las bebidas tomadas del mini bar, que se le devolverá al hacer el registro de salida.

Esto es lo que haría:

1: Notifique a las oficinas corporativas del hotel sobre su problema y pídales que le asignen una cuenta para los empleados estatales para su oficina; generalmente, cuando se hace esto, esperan una cierta cantidad de estadías al año, pero también le darán un descuento por eso. .

Es posible que su estado ya tenga un programa de viaje de este tipo establecido con una cadena hotelera, las oficinas de contabilidad y de viajes de su estado podrían brindarle información más detallada. Por lo general, en un sistema de este tipo puede facturar directamente o facturar a un número de cuenta específico asignado por su empleador [Oficina estatal]; por lo general, estos arreglos EXCLUYEN imprevistos como el teléfono y el alcohol... para los cuales el empleado le pedirá la información de su tarjeta...

También supongo que el formulario enviado al hotel tiene una identificación exenta de impuestos en el formulario.

2: Si este hotel es una cadena, también podría unirse a su programa de beneficios y tener la información de la tarjeta de la oficina archivada para eso, este escenario de almacenar la tarjeta del gobierno en el archivo es probablemente más difícil, ya que creo que desearán tener la tarjeta física. al hacer el registro de entrada.

Una solución es usar Samsung Pay (si su teléfono o su reloj lo admiten)

1. Ingresa la información de la tarjeta de crédito de su empresa en su teléfono

2. Cuando necesita realizar un pago, activa Samsung Pay y se autentica con un PIN o su huella digital.

3. El teléfono genera un número de tarjeta de crédito único para cada transacción.

4. Parte importante: Samsung Pay es compatible con versiones anteriores. Por lo tanto, incluso si la terminal de pago no acepta pagos NFC móviles, puede tocar la parte posterior de su teléfono donde está el lector magnético y su teléfono imitará la banda magnética de la tarjeta de crédito única que generó (esto funcionará en todos los terminales que tienen sus lectores magnéticos en el borde de su máquina y no incrustados profundamente dentro de la propia máquina).

5. Si se trata de una preautorización, inicialmente aparece como un monto de $1 en el banco, que luego se transformará en el monto que el hotel finalmente decida cobrarle. Si te obligan a completar un formulario en papel además de la preautorización electrónica, solo ingresas los últimos cuatro dígitos del número de tarjeta de crédito generado en el formulario, junto con asteriscos al frente. Y si quieren verificar la autenticidad de su firma, les presenta su teléfono (o su reloj) para que puedan comparar las firmas.

6. Parte de exención de impuestos: no soy un experto, pero luego de investigar más , es posible que también desee tomar una captura de pantalla de la pantalla de confirmación de la transacción desde su teléfono y enviarla al hotel para sus registros de impuestos. Esa pantalla de confirmación contendrá los últimos 4 dígitos del número de tarjeta de crédito generado de forma única, pero también mostrará en segundo plano los últimos 4 dígitos de la tarjeta de crédito gubernamental original, que es lo que el hotel podría necesitar (además de la otra exención de impuestos). documentación necesaria) si no quiere verse obligado a pagar los impuestos sobre las ventas de su propio bolsillo.

Nota. Para tomar una captura de pantalla en un teléfono Samsung, presione el botón de encendido y el botón de inicio simultáneamente. Para tomar una captura de pantalla de un reloj Gear S3, presione el botón de inicio del reloj mientras desliza simultáneamente de izquierda a derecha en el reloj.

Primero, asegúrese de llevar toda la documentación relevante, físicamente. Entonces, si la empresa tiene un convenio con el hotel, llevar una copia, si hay un correo donde acordaron aceptar esa tarjeta, imprimirlo, etc.

Eso por sí solo puede resolverlo en algunos casos. No es lo mismo un cliente que dice "mi empresa acordó con el hotel X" que un documento con el membrete de la cadena, enviado por la sucursal principal, que dice X.

(Además, puede ayudar a aclarar la posición de ambos, ya que puede haber letra pequeña en la X-con-empresa-Y que ni usted ni el empleado conocían)

Aún así, puede darse el caso de que insistan en que aceptar la tarjeta de crédito de su empleador es "imposible" o incluso "ilegal". Haz que lo documenten . Pídeles que te proporcionen un formulario que diga que les pediste que aceptaran la tarjeta 1234, según el documento XYZ, pero que no pueden hacerlo porque <su excusa>, no hay otra opción que usar tu tarjeta de crédito personal y que aceptan que si se trata de un error de su parte, serán responsables de cualquier costo adicional causado por eso. Que lo firme el empleado, e idealmente también con el sello del hotel.

De preferencia, prepare el texto con anticipación y revíselo con su departamento legal, y tenga dicho documento preparado con la jerga legal relevante y un espacio donde puedan completar una descripción del problema.

Si realmente es imposible hacer lo contrario, no debería haber problema en reconocerlo por escrito, ¿no?

Bueno, probablemente descubrirá que antes de hacerlo, se esforzarán más por hacerlo. O de repente, en realidad hay otra alternativa.

Si se niegan, argumenta que debes justificar tal irregularidad (después de todo, ¿por qué tu empresa te reembolsaría si ya manejaron todo?). Si lo hacen, dales tu tarjeta personal y continúa. Más tarde, en la oficina, sus contadores pueden revisar el problema planteado y decidir el mejor curso de acción. Es posible que alguna parte del acuerdo con el hotel no esté clara y necesiten agregar cláusulas adicionales en la próxima reserva. Es posible que la culpa sea del hotel, en cuyo caso tienes tanto un documento en el que acepta aceptar una tarjeta como otro en el que se niega a hacerlo, lo que parece un caso bastante claro para solicitar que te devuelvan los impuestos a tu empresa, el costo del trabajo de sus contadores que procesan su reembolso, las consecuencias si su tarjeta se vio comprometida debido a una infracción... O pueden preferir no emprender ninguna acción al respecto (todavía), simplemente quejarse con el enlace del hotel que aceptó aceptar la tarjeta (lo que debería informar al hotel sobre el problema, por ejemplo, puede hacer que enseñen a sus empleados sobre el debido procedimiento en estos casos), o incluso no hacer nada. En cualquier caso, estás obligando al hotel a manifestar su contradicción, y debería ser el punto de partida.

En mi experiencia, los hoteles tomarán una tarjeta de crédito en el momento del registro y la retendrán, pero no finalizarán el cargo hasta casi el final de la estadía. Así que puedes darles una tarjeta personal y una vez que estés en la habitación, llamar a la oficina de negocios y pedirles que lo arreglen con el hotel antes de que te vayas.

He estado haciendo lo que tú quieres hacer durante algunos años. Mi empleador usa Concur, una importante agencia de viajes. Cuando reservo un hotel a través de Concur, le dan al hotel un número de tarjeta de crédito virtual. (¡Nunca confían en mí con ese número!) Cuando me registro, generalmente simplemente funciona. Puedo llamar al hotel antes de viajar para comprobar que todo está listo.

Las excepciones serían hoteles muy pequeños y tarifas especiales para eventos, como conferencias, que deben reservarse en el sitio de la conferencia. Para esos, uso mi CC.