¿Cómo animar a la gente a usar un tablero físico?

La actualización es otra tarea contable para las personas, por lo que a veces aparece la actitud que describes. Además, muy a menudo la información que está en el tablero es una duplicación de datos que están en algún lugar de esta o aquella aplicación.

Si la respuesta a "¿Qué hay para mí?" para la mayoría del equipo es "nada" no se sorprenda. Entonces es otro sistema "amado" como esa terrible aplicación de seguimiento de tiempo que tienen muchas empresas.

Por cierto: no asumiría que habían visto el valor de la placa en una iteración pero no lo hicieron más tarde. Podría haber sido solo otro genial para intentarlo. Tal actitud se desgasta rápidamente.

Otra razón puede ser el miedo a la transparencia. Con el tablero en la sala, todos lo ven instantáneamente cuando alguien tiene poco o ningún progreso. Crea aversión al tablero y no actualizarlo es una forma sencilla de deshacerse de él.

Mi consejo es que lo que uno podría hacer sería combinar diferentes acciones (utilice aquellas que suenen apropiadas):

• Cree oportunidades para que el equipo actualice el tablero "mientras tanto". Por ejemplo, las reuniones diarias organizadas alrededor del tablero son una buena ocasión para ponerse al día con el estado del tablero con lo que esté sucediendo. Sé que eso no es tan bueno como tener la información a tiempo, pero aún mejor.

• Mueva el tablero a un lugar posiblemente conveniente y accesible. Cuantas menos molestias tenga la actualización de la placa, mejor. Si tengo que ir a otra habitación, lo más probable es que decida no hacerlo y espere otra ocasión.

• Muestre al equipo que las decisiones que les conciernen se toman en la pizarra. Es posible que no estén viendo esta dependencia, por lo que ven poco o ningún valor en mantener la placa actualizada.

• Tenga un "policía de la junta" que con frecuencia inicie discusiones sobre el estado de las tareas basándose en lo que hay en la pizarra (incluso si saben que no está actualizado). Esto ayuda a construir un comportamiento de actualización del tablero.

• Llevar a cabo una retrospectiva relacionada con la junta. Discutir el problema con todos, encontrar una causa raíz, abordarlo, ajustar la junta en consecuencia. Busque valor para los miembros del equipo (como puntos de Marcin, +1).

• Experimento. Ajustar el tablero. Deséchelo por un tiempo y vea si hay alguna diferencia. Rediseñarlo desde cero. Trae aire fresco. Tal vez ese experimento te muestre que sin tabla te va igual de bien y que el equipo no la necesita. Tal vez al instante pidan traerlo de vuelta.

• Pídeles que mantengan el tablero actualizado. Tan simple como puede parecer, decir abiertamente lo que espera puede resolver muchos problemas, incluido este.

• Muestre dónde el tablero, o los datos recopilados a partir de él, ayudan al equipo. Un caso común que me viene a la mente al instante es la estimación, pero, por supuesto, eso no es un problema en todos y cada uno de los equipos.

• Verificar si el tablero refleja la realidad. Si el flujo de valor dibujado en el tablero es diferente al que realmente tiene, creará problemas y generará confusión, por lo que aumentará la renuencia a hacer algo con el tablero.

• Simplifica el tablero. Uno de los errores comunes es la ingeniería excesiva de la placa. Hágalo más simple para que la información sea fácilmente accesible, el tablero en sí sea más útil, por lo tanto, es más probable que las personas estén dispuestas a usarlo.

• Ajuste los límites WIP si los tiene o introdúzcalos si no los tiene. Los límites WIP impulsan el cambio de comportamiento. Los límites WIP influyen en cómo trabajan las personas. Y para mantener los límites WIP en funcionamiento, debe mantener el tablero actualizado. Podría ser una motivación indirecta para actualizar el tablero regularmente.

• Trae un poco de diversión. Este es complicado. En realidad, no me importa mucho si el tablero es muy bonito y estético o simplemente legible. Sin embargo, si puede hacer que el uso del tablero sea más entretenido, definitivamente hágalo. Puede ser agregar algunos avatares geniales en lugar de imanes aburridos o agregar una pequeña celebración cuando la tarea haya terminado (por ejemplo, el miembro del equipo que terminó un elemento de trabajo recibe algunos dulces).

Sin embargo, recuerda siempre que no tienes que mantener el tablero físico en el equipo a toda costa. Eventualmente, puede darse cuenta de que no va a funcionar y abandonarlo.

Su tablero probablemente perdió su propósito...

... ¿Qué quiero decir con eso? Bueno, tener el tablero no es el propósito en sí. He trabajado con un equipo como este una vez. Mantuvimos la placa perfectamente al principio, pero luego comenzó a degradarse. ¿Qué sucedió? Creas el tablero para hacer algo visible, para seguir el progreso. Incluso puedes detectar algunos problemas con solo usarlo. Pero las preguntas que debes hacerte son:

• ¿Quién debe leer la pizarra? ¿Con qué frecuencia realmente prestan atención a lo que hay allí?
• ¿Qué buscamos en el tablero?
• ¿La junta está ayudando al equipo en algo o simplemente la estamos manteniendo para alguien más?

Así que tal vez su equipo no necesite nada de la información en la pizarra. Pero averiguar por qué? ¿O mejor averiguar qué información estarían buscando en la pizarra en primer lugar? Necesitan encontrarlo útil y valioso para ellos mismos, de lo contrario, ¿por qué deberían molestarse?

¿Estabas organizando reuniones de esa junta? Si es así, tal vez el problema esté en las reuniones (este fue el problema en mi caso). Puede resultar que el equipo no encuentre las reuniones útiles. ¿Averigua porque? También puede encontrar interesante el concepto de http://pawel.wrzesz.cz/blog/?p=89 .

¿Se supone que el equipo debe proporcionar la misma información de otra manera (cualquier informe, hojas de cálculo, etc.)? Tal vez solo saben que nadie mira el tablero en realidad. ¿Por qué hacen los movimientos falsos si la información se lee en otro lugar?

Finalmente puede que encuentres interesante el blog sobre Gestión Visual. Puede proporcionarle algo de inspiración sobre cómo hacer que el tablero sea más interesante. Echa un vistazo a: http://www.xqa.com.ar/visualmanagement/

Entonces, lo primero que debe responder es para qué necesita el tablero. Necesita proporcionar un valor al equipo que lo mantiene. ¿Mantendrías algo que es inútil?

Proporcionar información es una tarea y proporcionar información que nadie realmente usa es frustrante. Supongo que al principio, el equipo pudo haber creído que la pizarra marcaría una diferencia positiva en su trabajo, pero ha pasado el tiempo y... no es así. Incluso puede haber empeorado las cosas.

Si todo lo que hizo fue presentar un tablero con algunos encabezados y líneas dibujadas en él, el equipo no podrá ver el valor de usar el tablero. Tal vez necesite mostrarles cómo se benefician del tablero, cambiando sus otros procesos para que obtenga la mayor parte de su información del tablero. Elimine el registro duplicado de información. Pida al equipo que coloque información en la pizarra y anímelos a dejar de mantener sus propios informes de progreso, registros de actividad, informes de errores, etc.

Haz que sea fácil de usar. Haz que el equipo lo rediseñe. Proporcione diferentes colores de notas adhesivas que puedan usar para propósitos particulares. Muéstrese usando la información, en lugar de pedirle respuestas al equipo todo el tiempo. Consúltelo durante las reuniones. No se preocupe si se desordena, siempre que sea significativo. Y utilícelo usted mismo como un medio de comunicación, no en lugar de hablar con la gente, sino para proporcionar hechos concretos que respalden lo que dice en las reuniones de equipo.

En otras palabras, tienes que hacer que funcione para el equipo, además de esperar que el equipo haga que funcione para ti.

En primer lugar, pregunte a los miembros de su equipo por qué perdieron interés en el tablero. Una vez que obtenga una retroalimentación honesta, puede intentar:

• ajuste su tablero existente (cambie el lugar donde está colgado, el tamaño de la tarjeta o el material de la tarjeta, los tamaños de las tareas, presente reuniones diarias frente a su tablero) o...

• cambia a un tablero en línea como un tablero de gestión visual de Kanban Tool o cualquier otro: Kanbanery, Agilezen, KanbanFlow... Estoy seguro de que encontrarás una combinación perfecta para tu equipo.