Combinar varios documentos de combinación de datos en InDesign

Tengo un informe realizado en InDesign que debe ir a varios tipos diferentes de destinatarios (por ejemplo, participantes del estudio, consejo asesor y otros poderes). El informe que todos reciben es el mismo, excepto la página 1, que es una carta de presentación. Cada carta de presentación utiliza la combinación de datos para crear una carta para cada destinatario. Hay 3 cartas de presentación diferentes, una para cada tipo de destinatario:

  • Letter1.indd (20 letras diferentes usando combinación de datos)
  • Letter2.indd (10 letras diferentes usando combinación de datos)
  • Letter3.indd (10 letras diferentes usando combinación de datos)
  • Report.indd (El informe real que debe combinarse con cada carta de presentación)

Básicamente, necesito hacer una combinación de datos en cada letra, y cada una de esas letras debe combinarse con el informe en sí. El resultado serían 40 archivos PDF, cada uno con una letra única. Si todas las letras fueran el mismo texto básico, sería fácil, pero hay 3 letras diferentes.

Las opciones que he encontrado hasta ahora son:

  1. Combine las letras en archivos PDF separados, cree un PDF del informe y combínelos todos uno a la vez usando Acroat
  2. Coloque Report.indd en cada carta de presentación. El problema es que el informe tiene más de 80 páginas e InDesign requiere que coloque cada página a mano. El informe también se actualiza cada 6 meses.
  3. Usa un libro. Sin embargo, no he descubierto cómo hacer que la parte de combinación de datos funcione con un libro.

Hasta ahora, la única solución viable es la #1. Perderé una o dos horas combinando documentos, pero funcionará. Sin embargo, me gustaría encontrar una forma más limpia (y más rápida) de realizar esta tarea.

Respuestas (4)

Recomiendo usar Adobe Acrobat Actions (estoy usando Acrobat Pro X). Lleva un poco de tiempo configurarlo la primera vez, pero una vez que haya creado la acción principal, generar los diferentes informes con cada letra personalizada es muy rápido. Esos 40 archivos PDF que necesitará dentro de seis meses probablemente tomará de 5 a 10 minutos para crearlos.

primera vez

Primero, cree sus letras combinadas y expórtelas como PDF, entonces debería tener 3 archivos:

  • Letter1_Merged.pdf(20 páginas)
  • Letter2_Merged.pdf(10 páginas)
  • Letter3_Merged.pdf(10 páginas)

Luego exporte su Informe - Report.pdf(más de 80 páginas)

Ahora, en Acrobat, abra cada uno de los Letter#_Merged.pdfcorreos electrónicos, luego haga clic en la Toolspestaña/botón en el área superior derecha y luego haga clic Extracten la Pagessección. Páginas de extracción de Acrobat
Marque la casilla para Extraer páginas como archivos separados , y luego cree una carpeta vacía (Llamémosla Letters) y guarde las páginas PDF extraídas allí. Establezca esta carpeta en algún lugar local de su computadora, esto ayudará a acelerar el proceso. Haga esto en la misma carpeta para cada uno de los tres Letter#_Merged.pdfs. Esto convertirá sus 3 PDF combinados en 40 PDF de una sola página con un nombre similar Letter1_Merged 1.pdfo Letter3_Merged 10.pdf.
EDITAR: si sus letras tienen más de una página, use Tools > Pages > Spliten lugar de Extract. Esto le permitirá dividir su documento en cada tercera página, o lo que defina.

A continuación, en Acrobat, cierre los archivos abiertos restantes y haga clic en File > Action Wizard > Create New Action. Para el Start withmenú desplegable, seleccione A Folder on My Computery elija la carpeta Cartas que creó hace un momento con 40 archivos PDF extraídos de una sola página.
En el menú de la izquierda, expanda la Pagessección y seleccione Insert Pages, luego haga clic en el icono de la Optionscolumna para seleccionar el archivo de informe; de ​​nuevo, en aras de la velocidad, recomiendo tener este archivo en su disco duro local, siempre puede copiar de vuelta a la red después de que termine. A continuación, se le preguntará dónde insertar el informe. NO seleccione Prompt Usera menos que desee volver a seleccionar el mismo archivo de informe para cada uno de los 40 PDF.
Para elSave to:desplegable, cree otra nueva carpeta donde desee que se guarden los informes finales (Llamémosla Reports). Esta carpeta también debe estar en su computadora local por razones de velocidad.
Su ventana debería verse similar a esto: Ventana de acción de AcrobatDespués de hacer clic Save, se le pedirá que nombre y describa su acción. Ponle un nombre que reconozcas, y la descripción puede estar en blanco, o lo que quieras que sea. Desmarque la Run this action after savingcasilla. Ahora, simplemente vaya File > Action Wizardy seleccione de esa lista la acción que creó. Aparecerá un cuadro que describe su acción, simplemente haga clic Nextpara continuar. Debería ver aparecer una pequeña ventana de progreso y luego, una vez que finalice, vaya a revisar suReportscarpeta. Debe tener 40 PDF, probablemente con los mismos nombres que los PDF de carta de una sola página, pero todos deben tener el informe adjunto.

en seis meses

Si las letras han cambiado, deberá volver a exportar las letras combinadas a archivos PDF y volver a extraerlas/dividirlas en la misma Letterscarpeta. Si su informe actualizado aún se encuentra en el mismo lugar y tiene el mismo nombre de archivo que la última vez, no es necesario que actualice la Acción, pero si guardó una nueva versión, deberá hacer clic File > Action Wizard > Edit Actionsy luego seleccionar el acción que realizó hace seis meses y haga clic en Edit. Haga clic en ese mismo ícono debajo de la Optionscolumna y apúntelo a su nuevo informe. Vuelva a guardar la acción y luego ejecútela para obtener un nuevo lote de informes.

Ver la respuesta revisada para la solución cuando las letras son más largas que una página.

Para intentar hacer esto, probablemente primero intente insertar una página al comienzo de Report.indd llena de etiquetas para recibir la carta de presentación completa a través de XML. Por ejemplo, [Nombre], [Dirección],... [Cuerpo],... [Firma]

El archivo de importación XML contendría detalles para las 40 cartas de presentación completas (con los tres cuerpos únicos que se repiten 10, 10 y 20 veces). Asigne estilos de párrafo a etiquetas.

Después de importar el XML, tendría un documento de más de 3200 páginas (dentro del límite de InDesign de 9999). Luego, después de imprimir en pdf, use una de las muchas herramientas de terceros para dividir automáticamente el pdf cada más de 80 páginas.

(Nota: no estoy descontando la combinación de datos, simplemente no lo sé).

Esto parece que podría ser una muy buena solución, pero el contenido de las cartas se actualiza cada vez. Si alguien más necesitara preparar los informes en mi ausencia, probablemente tendrían dificultades para resolverlo (nunca he usado las funciones XML en InDesign), razón por la cual no seleccioné esto como respuesta. Sin embargo, en última instancia, podría ser un enfoque más limpio.
Estoy de acuerdo: ¡la importación de XML en InDesign no es tan intuitiva! Pero es brillante una vez resuelto. :)

En primer lugar, no estoy seguro de por qué diría que tendría que colocar las 80 páginas del Informe individualmente. Tal vez te estoy malinterpretando allí. Puede arrastrar varias páginas o colocar (importar) texto en varias páginas.

En segundo lugar, mi sugerencia sería esta:

  • Cree sus letras combinadas usando Word.
  • Haga tres copias de Report.indd y llámelas Report-Letter1.indd, Report-Letter2.indd y Report-Letter3.indd.
  • Coloque el documento de Word de las letras combinadas en los respectivos archivos de InDesign antes del informe. Utilice un inicio de sección para las letras y un segundo para el informe.
  • Cuando exporta su PDF, exporta la carta de presentación (página A o página M, lo que sea) más el informe de 80 páginas. Entonces su campo de exportación es M, 1-80 .

Eso debería darle un PDF individualizado, pero solo un documento de origen para todas las cartas de los participantes del estudio.

Cuando tenga que actualizar el informe, comience de cero con un nuevo documento de informe y luego vuelva a colocar las cartas de presentación.

Si "coloca" un documento de Indesign en otro, no fluirá automáticamente a nuevas páginas. En su lugar, debe colocar-clic-colocar-clic-colocar-clic... para cada página.
@Scribblemacher Así que no lo hagas de esa manera. Arrastre las miniaturas usando la paleta de páginas o vuelva a fluir la copia en el marco de texto.

Un usuario creó un script que quizás lo ayude con lo que está tratando de lograr. Lo puedes encontrar aquí:

https://www.adobeexchange.com/creativecloud.detalles.100404.html

O en la web de los creadores: https://colecandoo.com/downloads/

Tal vez Adobe incluya una función de este tipo en el futuro, dado que suficientes personas votan aquí: https://indesign.uservoice.com/forums/601021-adobe-indesign-feature-requests/suggestions/32075518-after-data-merge- exportar-a-pdf dividido

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