¿Comunicar un proyecto fácilmente sin MS Project?

ASUNTOS

  • Microsoft Project no es una herramienta de comunicación de proyectos: tengo una copia de Project 2010 y muchos otros empleados también, pero no se puede esperar que aprendan a usar este programa. El personal podría preocuparse menos por la gestión y planificación de proyectos, no es su campo. No puedo hacer que muestre las tareas claramente a la mayoría de las personas (incluso a mí). Mi archivo de proyecto actual tiene 500 filas de tareas y subtareas.
  • Nuestro trabajo es interdisciplinario, incierto, dependiente y afectado por fuerzas externas.
  • El supervisor quiere el seguimiento de problemas/proyectos no solo para las necesidades del personal, sino también para el seguimiento y la presentación de informes a la gerencia superior. Sería genial presentar la información del proyecto al supervisor en un formato fácil de interpretar para este propósito.
  • Un software diferente podría ser la única opción, pero tendría que probarlo con el equipo.
  • Tenemos un administrador de cartera que es inteligente y brinda apoyo, pero no tiene poder formal sobre los administradores de equipos y no es un administrador de proyectos de oficio.
  • No somos TI, por lo que no necesitamos seguimiento de errores.

METAS

  • Informa fácilmente tanto a los gerentes como al personal sobre el progreso de las tareas.
  • Es bueno tener: vaya más allá de solo enumerar tareas y sea más predictivo.
  • Es bueno tenerlo: adjunte un recurso a cada tarea, pero no es necesaria una gestión detallada de los recursos. Somos un equipo de unas 15 personas.

¿Cómo puedo domar este problema de comunicación? No estoy seguro de si estoy haciendo las preguntas correctas/buscando lo correcto/o simplemente tratando de encontrar una bala de plata.

¿Utiliza métodos de valor ganado?
No EV, desafortunadamente.
El valor ganado, el cronograma ganado y el método de ruta crítica son formas excelentes de administrar y controlar su costo y cronograma, y ​​de informar sus variaciones hasta la fecha, así como sus predicciones o estimaciones al finalizar. Es posible que desee considerar la implementación de estas herramientas.

Respuestas (4)

¿Ha probado una tabla de productos o una lista de hitos que resuma brevemente:

  1. Nombre del producto
  2. Propósito del producto
  3. Persona responsable de completar
  4. Fecha iniciada
  5. Fecha de vencimiento
  6. Fecha estimada de entrega actual
  7. Problemas que causan (o que pueden causar) que el elemento 6 se desvíe del elemento 5

Tenga en cuenta que cada producto que se fabrica puede representar una serie de tareas/subtareas. La granularidad de la lista debe adaptarse a la audiencia (es decir, menos granularidad para los ejecutivos en comparación con los gerentes de línea). Actualice esto a intervalos apropiados para su proyecto.

Es fácil de usar, pero estático. Creamos un documento de hitos y problemas y lo revisaremos semanalmente como equipo. Esta parece la opción más fácil.
Si necesita algo dinámico, puede configurarlo como una Wiki o una tabla de Excel de acceso público o lo que sea y hacer que los miembros del equipo lo modifiquen en tiempo real según sea necesario. El principal problema es que pierde algo de control y probablemente pasa tanto tiempo acosando al equipo para obtener actualizaciones como lo que le llevaría completarlo usted mismo.

Estoy de acuerdo con los comentarios anteriores y creo que un tablero kanban podría ser una gran solución para ti. Se basa en separar el tablero en columnas de progreso (el enfoque más simple: hacer, hacer y terminar) y luego mover sus tareas a través de estas columnas desde la creación hasta la finalización.

Para esto, puede usar una placa física o una solución de software. Hay mucho para elegir en estos días, por lo que podrá elegir el más adecuado para su equipo. La mayoría de las herramientas brindan informes, integraciones con otro software y recursos, archivos y otros detalles sobre las tareas.

Actualmente estamos utilizando Eylean Board , nos queda bien y permite flexibilidad en la forma en que organizamos cada proyecto. Sin embargo, si esto no se ajusta a sus necesidades, hay un montón de software similar para elegir.

Parece que una de las herramientas de visualización como el tablero de tareas o el tablero Kanban sería una buena solución. La idea básica es recopilar datos importantes sobre el proyecto en un radiador de información , posiblemente uno físico.

Si su equipo está ubicado en el mismo lugar o al menos visita el mismo lugar (¿quizás la cocina?), Debería ser posible ir con una pensión física. Si el equipo está disperso, hay muchas aplicaciones que simulan tableros de tareas/tableros Kanban. Puedo mencionar LeanKit Kanban , Kanbanery o TargetProcess como uno que conozco y puedo recomendar.

El tablero debe actualizarse en colaboración, lo que significa que también puede tratarse como una herramienta de informes de estado no intrusiva.

La granularidad de la información que almacena en el tablero puede variar, según la situación. Sin embargo, debería poder ajustarse fácilmente a sus necesidades. La visualización funciona muy bien en términos de compartir información y puede obtener una visión general de alto nivel de lo que está sucediendo en cuestión de segundos.

Un consejo más si quiere probarlo: comience de manera simple y agregue información relevante solo cuando sepa que la necesita. De lo contrario, es fácil abarrotar el tablero, lo que lo hace menos útil.

Si busca ideas sobre cómo visualizar diferentes situaciones en su proyecto, puede encontrar útil mi presentación sobre Gestión visual .

Problema n.º 1: MSProject, o cualquier otra herramienta de programación, no es una herramienta de comunicación. No fue diseñado para el propósito. Hay algunos informes genéricos residentes en la herramienta, pero no los encuentro tan útiles para comunicar el progreso al liderazgo.

Debe extraer e ingresar los datos de la herramienta de programación en su herramienta de informes, sea lo que sea. De esa forma, puede diseñar su informe para mostrar la cantidad y el nivel correctos de información que su audiencia específica necesita ver.

Problema #2: Todos los proyectos sufren de esto, pero esto no es relevante en términos de la capacidad de uno para informar sobre el progreso.

Número 3: Espero que sí. Yo etiquetaría esto como una fortaleza.

Problema #4: Sí, necesita una herramienta de comunicación. Pero una plantilla creada en .ppt, .xls o .doc funciona de maravilla.

Problema #5: Bien.

Problema #6: Ok.

¿Cómo responde exactamente a la pregunta? Además de discutir la percepción de MS Project como una herramienta, eso es.
No respondí a la pregunta sobre cómo comunicarse. Mi respuesta fue únicamente sobre eliminar la idea de que MSProject podría ser una buena herramienta de comunicación/informes.
¿Comunicar un proyecto fácilmente sin MS Project?
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