Estoy tratando de encontrar el mejor método para abordar este problema. Tenemos un grupo de recursos que trabajan en proyectos, BAU y soporte de producción. Los PM utilizan estos recursos en una metodología ágil e informan el tiempo en JIRA en sus tickets para las características del producto. El problema es que necesito informar el tiempo de estos recursos a Corporate usando MS Project Server.
Los cronogramas del proyecto son difíciles de mantener porque los recursos cambian dentro y fuera de los tickets a lo largo del proyecto, o un recurso puede comunicarse con un PM para decir que trabajó en su proyecto pero no vio un elemento de línea para informar su tiempo. Los PM entran, crean la tarea, solicitan las horas necesarias en una talla de camiseta (que podría cambiar).
¿Cómo puedo crear un proceso y/o procedimientos estándar y algún tipo de cronograma del proyecto para abordar el trabajo, los recursos y el presupuesto de informes en un proyecto en constante cambio, con un proceso que me permita ajustar los recursos sobre la marcha, ya sea diaria, semanal o o por hora?
Bien, algunas sugerencias:
Scrum está diseñado para trabajar con equipos dedicados con una velocidad conocida. Esto facilita la predicción de la capacidad del equipo en cada sprint y, por lo tanto, facilita la planificación.
Idealmente, un equipo de Scrum trabajará en una cosa a la vez, pero en su situación puede ser necesario que trabajen en una combinación de proyecto/BAU/soporte. Algunos equipos de Scrum dedicarán un porcentaje de su capacidad a BAU/soporte. Por ejemplo, pueden decir que el 20 % de la capacidad del equipo estará disponible para BAU/soporte y el resto se gastará en el trabajo del proyecto. Si hace esto, será más fácil planificar los proyectos. Digamos que tienes un equipo con 5 miembros. En cada sprint, puede tener un miembro del equipo dedicado a BAU/soporte, dejando a los 4 miembros restantes para hacer el trabajo del proyecto.
Para usar Scrum con éxito, necesita algunos requisitos de estabilidad. Un equipo Scrum tiene estabilidad durante un sprint y luego acepta cambios (es decir, nuevo trabajo, cambios en las prioridades, etc.) en los límites del sprint. Si en su organización las cosas cambian muy rápidamente, entonces podría considerar un sprint de corta duración, digamos de 1 semana.
Si no es posible obtener la estabilidad de los requisitos ni siquiera durante una semana, es posible que desee considerar usar Kanban en su lugar. Este es un flujo continuo de trabajo que se rastrea en un tablero de tareas en lugar de trabajar en sprints de duración fija.
Otra cosa que vale la pena considerar es permitir que los miembros del equipo creen sus propias tareas en JIRA. De esa manera, no tienen que pedir continuamente a los Gerentes de Proyecto que hagan esto por ellos. Es posible configurar JIRA para que todas las tareas/problemas nuevos generen un correo electrónico de alerta para un rol determinado. Puede configurarlo para que los administradores de proyectos reciban una notificación utilizando este enfoque cuando se agreguen nuevas tareas/problemas.
Tiene dificultades porque su emisión de boletos JIRA no está alineada con su proceso del mundo real. Además, está tratando de hacer que su sistema de emisión de boletos sea su fuente de verdad para informar el tiempo en un sistema separado, lo que introduce una capa (posiblemente innecesaria) de direccionamiento indirecto.
A largo plazo, debe corregir su proceso para que las herramientas que está utilizando estén alineadas con sus flujos de trabajo del mundo real. A corto plazo, debe usar las funciones disponibles de sus herramientas para capturar datos de tiempo directamente.
Utilice la función "Registrar trabajo" de JIRA para realizar un seguimiento de las horas dedicadas a los tickets. Si su proceso es muy caótico y el objetivo es realizar un seguimiento del tiempo empleado en lugar de usar JIRA para realizar un seguimiento del progreso o la finalización de los entregables, simplemente cree algunos tickets de alto nivel (por ejemplo, Epics) que se pueden usar como grupo por proyecto para recursos a los que dedicar su tiempo. Claramente, esto no es The Right Thing to Do® , pero puede ser útil en un sentido pragmático.
JIRA tiene algunos informes de tiempo incorporados limitados, pero es posible que también desee ver la variedad de complementos disponibles para este tipo de funcionalidad. Si alguno de ellos es adecuado para su caso de uso es muy subjetivo.
Además, tenga en cuenta que no está bloqueado en los informes de tiempo dentro de JIRA. Puede optar por usar JIRA para la emisión de boletos y usar MS Project Server con algunos cubos por proyecto para realizar un seguimiento del tiempo. Dado que tiene que informar los agregados en MS Project de todos modos, tiene sentido que sea su "fuente de la verdad" para los informes de tiempo.
Barnaby dorado
Cicely Masón