¿Cómo puede un nuevo PM gestionar un proyecto fallido en unas pocas horas a la semana?

TL;DR

Si su pregunta es realmente sobre cómo puede administrar un proyecto como este en menos de dos horas por semana, la respuesta es que no puede. En el mejor de los casos, puede administrar algunos informes de estado mínimos.

La gestión de proyectos es un trabajo de tiempo completo

La gestión de proyectos, cuando se realiza correctamente, es un trabajo de tiempo completo para alguien. Eso no significa necesariamente 40 horas por semana para cada proyecto; algunos PM son responsables de múltiples proyectos a la vez. Sin embargo, las habilidades y la atención requeridas para administrar proyectos exitosos requieren que alguien use el sombrero de PM y esté disponible para el proceso durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Los proyectos en crisis requieren experiencia, atención y apoyo de gestión

Un proyecto en crisis no significa que no se esté trabajando; simplemente significa un proyecto que está fuera de tolerancia por tiempo, presupuesto, entrega de características o alcance. En otras palabras, no cumplirá con las expectativas. Según esa definición, si su proyecto "no progresa bien", entonces está fuera de tolerancia, ya no cumple con las expectativas de alguien y, por lo tanto, está en camino de convertirse en un proyecto fallido.

Gestionar esta variación requiere toda la atención de un director de proyecto que comprenda el proceso, así como el respaldo completo y formal de la alta dirección. Sin esas cosas, un proyecto no puede volver a estar dentro de la tolerancia.

Usa tu tiempo sabiamente

Si solo se le asignan unas pocas horas por semana, usaría ese tiempo cada semana para:

1. Envíe correos electrónicos a su jefe solicitando los objetivos y métricas del proyecto.
2. Envíe correos electrónicos al equipo solicitando el estado de los objetivos y las métricas proporcionadas por su jefe.
3. Envíe una hoja de cálculo de una página o envíe un correo electrónico a todos resumiendo los resultados.

Por supuesto, el informe tendrá un valor limitado, pero si los informes detallados fueran valiosos para su organización, se le daría más tiempo para desarrollarlo adecuadamente. Los principales beneficios de este informe son:

• Pone a disposición de la dirección y del equipo el proceso, los objetivos y las métricas concretas.
• Hace que los resultados (de cualquier calidad) sean visibles para todos, incluidos la dirección y el equipo.

Considere un stand-up diario o una retrospectiva semanal

Como otra alternativa, puede simplemente realizar un stand-up diario, seguido de un informe semanal a la gerencia sobre los impedimentos del proceso. Esto le permitiría 15 minutos por día para el stand-up, seguido de 45 minutos por semana de informes.

De manera alternativa, puede realizar una reunión de una hora cada semana, enfocándose en las características entregadas para la semana (no habrá ninguna) y los impedimentos del proceso (habrá muchas). Calcule el tiempo de la reunión de cerca y dedique la hora restante a convertir las actas de la reunión en un informe.

Conclusión

Este proyecto es estadísticamente probable que fracase. Usted no es responsable de su éxito o fracaso. Su trabajo como PM es arbitrar cualquier proceso que tenga y hacer que los resultados de ese proceso sean visibles para el equipo y la gerencia.

El éxito o fracaso del proyecto es responsabilidad de tu jefe. No acepte la culpa por ello; mantener a la organización enfocada en los procesos y controles de gestión, por mínimos que sean.

Es posible que su jefe no tenga ni idea de lo que hace un PM. Cuando obtuve mi primer trabajo de PM, mi jefe pensó que todo lo que tenía que hacer era enviar recordatorios y actuar como taquígrafo en las reuniones. Si este es el caso, tiene mucho menos trabajo que hacer que si él quiere que actúe como un "verdadero" PM. Entonces, lo primero que debe hacer es hablar con su jefe y averiguar cuáles son sus expectativas para alguien en un rol de PM.

Suponiendo que va a desempeñar un papel de PM "verdadero", los principios de PRINCE2 le brindarán una buena orientación:

1. Centrarse en los productos. Conoce cuál es tu producto final y de qué está compuesto. Asegúrese de que todo el trabajo realizado sea relevante para ese producto.
2. Justificación comercial en curso. El proyecto tiene que proporcionar valor por el dinero gastado. No tema sugerir eliminar un proyecto cuando el valor no está ahí.
3. Funciones y responsabilidades definidas. Sin esto, parte del trabajo se deslizará por las grietas y no se realizará, las decisiones no se tomarán o las tomarán las personas equivocadas, etc.
4. Gestión por etapas. Divide tu proyecto en al menos una etapa de planificación y otra de ejecución. Al final de cada etapa, verifique que el caso de negocio siga siendo válido, que el plan esté actualizado, etc. y decida si debe continuar.
5. Gestión por excepción. Establezca tolerancias para la toma de decisiones en diferentes niveles de autoridad para que las decisiones las tomen las personas adecuadas.
6. Aprender de la experiencia. Hable con otros PM y miembros del equipo y descubra cómo abordar la gestión y ejecución del proyecto. No tenga miedo de hacer preguntas, sin experiencia no puede permitirse el lujo de ser tímido.
7. Adapte su enfoque. Tendrá problemas tanto si tiene demasiado como si tiene demasiado poco proceso y supervisión asociados con su proyecto. Con la cantidad de tiempo que tiene disponible, probablemente no pueda ir por completo con ninguna metodología de PM.

Más allá de todo esto, conviértase en zen con el hecho de que, con las restricciones que se le imponen, hay pocas posibilidades de que el plan original tenga éxito. Tu tarea ahora es pensar en algo que funcione.

En primer lugar , necesita una visión general de todo el sistema . Tienes que identificar a los jugadores clave, los movimientos clave y las motivaciones. Mi recomendación en casos similares es hacer un ejercicio de mapeo de flujo de valor . En pocas palabras, le proporcionará información sobre cómo se ve la organización y cómo fluye la información en su interior.

Si le han ofrecido un cargo, no lo tome. Vaya y siéntese con los nuevos miembros de su equipo para que sepa quiénes son y qué hacen. Con este enfoque, también lo conocerán a usted y toda la información en ambos sentidos será de primera mano.

Desafortunadamente, las 1-2 horas a la semana no serán suficientes, tendrás que pedir más (simplemente leer las respuestas aquí te tomará alrededor de media hora). Para comenzar correctamente, también necesitará un patrocinador/mentor , que conozca a las personas y las formas de trabajar (y que tenga tiempo para ayudarlo). Si puede permitírselo, puede llamar a un consultor ( no estoy en el negocio de la consulta, por lo que esto no es un anuncio, pero si necesita ayuda, debe obtenerla de alguna manera).

Si siente que hay una brecha entre los empleados internos y los externos, convoque una reunión y haga que se sienten en la misma mesa y discutan las diferencias . Si no tiene experiencia en facilitación, pida ayuda a su jefe o contrate a un consultor. Si no llega a tiempo y tiene que lidiar con la política interna, no tendrá éxito. Debe resolver los conflictos lo antes posible.

Ganar la experiencia es muy complicado. Sugiero leer un par de preguntas y respuestas aquí: busque la etiqueta de administración y pruebe lo que ha leído. Para empezar, puede ver un buen video sobre el pensamiento sistémico de John Seddon.

Y un plus. Este no será un viaje fácil. Prepárate para una gran cantidad de tiempo y un agotamiento físico y mental. Buena suerte, y avísanos si necesitas algo.

Aclaremos que la gestión de proyectos ha sido una función del trabajo mucho antes de que se convirtiera en un puesto de trabajo y en una especie de profesión. Estoy bastante seguro de que tiene mucha más experiencia en gestión de proyectos de la que cree; después de todo, comenzamos a administrar proyectos alrededor de los 5 años.

Las prácticas de PM no son más que un enfoque lógico para hacer el trabajo de manera organizada. No es algo místico de ciencia espacial por lo que tienes que ir a la escuela. Haces estas cosas ahora. Cuando tengas tiempo de estudiarlo, la clase le pondrá un nombre.

No pienses demasiado en las cosas. Simplemente organícese con la ayuda de su equipo y aprenda a documentar lo que está haciendo.

La expectativa de su jefe de un par de horas a la semana es... su expectativa. En realidad, será lo que usted necesita que sea y, como líder, debe establecer esa expectativa contraria. Sin embargo, una vez que las cosas se calman, una hora o dos a la semana en un equipo de cinco personas no es irrazonable.

Luego, cuando tenga tiempo, tome un poco de entrenamiento. Hasta entonces, confíe en su inteligencia y en su experiencia previa en gestión de proyectos que sí tiene.

Como han señalado otros, realmente no puede esperar lograr su objetivo dentro de esos parámetros.

En mi opinión, lo mejor que puedes hacer es intentar cambiarte a un equipo Agile. Lo bueno del proceso Agile, si se realiza correctamente, es que transfiere gran parte de las decisiones y los problemas que enfrenta la administración al propio equipo. En lugar de que un gerente identifique y resuelva un problema con el equipo, se alienta al equipo a identificar problemas, proponer e implementar soluciones y cuantificar los resultados.

Puede ser difícil de implementar sin un entrenador o personas que ya tienen experiencia, y es solo una pérdida de tiempo hacer una implementación a medias porque gran parte de Agile es interdependiente: eliminar el diseño inicial sin insistir en una refactorización despiadada sería fútil. La refactorización despiadada sin una cobertura de prueba completa es peligrosa, al igual que el uso compartido/refactorización de código a gran escala sin emparejamiento.

Acabo de venir de Nike, donde una gran parte de su desarrollo se ha trasladado a Agile. Habían contratado a un entrenador/entrenador a tiempo completo para capacitar a cientos de desarrolladores. Incluso como consultor me enviaron a 3 días completos de capacitación.

Realmente puede funcionar bien, y nuestra confianza en la administración era mínima en ese momento. Nuestros equipos estaban formados por 2 desarrolladores, 2 QA y un analista, con 3 de estos equipos bajo un liderazgo de equipo (no gerencia) y unas pocas horas de tiempo con nuestro "Cliente" cada dos semanas para validar historias terminadas y elegir otras nuevas (esto sería probablemente sea su papel).

Sin embargo, es bastante difícil de imaginar hasta que lo haya visto funcionando sin problemas.

Le sugiero que busque un equipo exitoso que trabaje dentro de sus parámetros e intente copiar su práctica, pero no puedo imaginar un equipo trabajando dentro de esos parámetros sin ser ágil (¡Diablos, esa debería haber sido mi respuesta completa!)

Algunos buenos consejos hasta ahora, aunque falta cierta información en su descripción que es fundamental:

¿Las personas que mencionaste están a tiempo completo en este proyecto? ¿Qué significa 'fallar'? ¿Está retrasado? ¿Hubo un plan real elaborado antes de que comenzara? ¿Por qué mgmt piensa que solo toma de 1 a 2 horas? ¿Por qué dices que está fallando?

Todos estos son importantes, por la sencilla razón de que, antes de que pueda 'dar la vuelta', debe comprender la realidad. Debe observar el proyecto general, los resultados esperados, el progreso planificado, el estado actual, la realidad de cumplir con las expectativas, el equipo, etc., y luego evaluar lo que se necesitaría para cumplir. Es con esta información que puede tener una conversación inteligente con su jefe sobre expectativas realistas.

Sin esta visión general, 1-2 o 20-30, tendrás problemas.

Como gerente de proyecto principiante, descubrí que Project Management for Dummies es realmente útil. Con tu formación académica, podrías leerlo en un fin de semana. La razón por la que recomiendo este libro es que no solo aborda aspectos de la metodología, sino que también habla de habilidades blandas como motivar a las personas, etc. trabajar con. No le enseñará a ser el administrador de proyectos perfecto, pero lo pondrá en el camino correcto y lo hará comenzar a hacer las preguntas correctas. También se ocupa de herramientas básicas como diagramas de Gantt, etc.

Las metodologías como PRINCE2 y PMBoK son geniales, pero tardan un poco en entenderse, y parece que no tienes el lujo del tiempo.

Por supuesto, estoy seguro de que hay muchos otros libros excelentes sobre gestión de proyectos, pero ese es uno con el que estoy muy familiarizado.